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退職報告の上手い切り出し方とは?円満退職して気持ちよく転職するためのコツを紹介します!

退職の報告ってどのようにすればよいのでしょうか。晴れて転職先が決まり、これから新たな職場で心機一転、がんばっていこう!そう考えたときにネックになるのが退職の挨拶ですよね。お世話になった人や、嫌いだった人、色々な人がいると思いますがどう挨拶すれば良いのでしょうか。立つ鳥跡を濁さずとはいうけれど、具体的にどうすればいいの?という疑問に、元人事担当の筆者がズバリお答えします!

退職するときには報告するのがマナー!

 

 

転職などで会社を退職する場合には挨拶するのがマナー。とはいってもやはり緊張しますし、気まずいものですよね。

退職するときは本当に緊張しますし、上司に「次は決まってるの?」と聞かれたときも本当のことはいいづらいもの。

そうした緊張感を伴う退職の挨拶ですが、実はある程度テンプレートが決まっています。テンプレさえ覚えてしまえばかなり簡単に退職の挨拶を済ませることが出来るようになります。

基本的な言い回しを中心にご紹介しつつ、退職時に気をつけたいポイントに至るまで徹底解説していきます!

 

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適切な報告時期とは

 

 

挨拶が早すぎても変な空気になりますので、早くても3ヶ月前、遅くても1ヶ月前には報告しておきたいところです。

とはいえこれは同僚や他部署など、職務上管理権限を持っていない人に対してです。直属の上司には3ヶ月前には申し出ておかなければなりません。

あなたが抜けた後の穴埋めを誰がやるのかにもよりますが、基本的には「引き継ぎが滞り無く終わる」期間を逆算して、余裕を持たせて引き継ぎが終わるように退職の報告をする必要があります。

 

スムーズに退職するためのおすすめ時期

 

円満退職を希望するなら、退職日を決めるのは非常に重要なことです。

民法上では2週間前に退職の意志を伝えることで退職できると定められています。

就業規則・雇用契約よりも法律が優先されるため、就業規則に「退職の際は1カ月前までに申し出ること」と書いてあっても辞めることは可能です。

しかし、会社側が定めた規則を破ると損害賠償請求される恐れがあります。

そのため、就業規則確認の上、繁忙期やスケジュール的に忙しい時期、プロジェクト中など以外の日で提出するのがおすすめです。

会社側も書類の手続きや業務の引き継ぎなどがあります。前項目でも述べたとおり、最低1カ月前に申告するのが理想です。

なお、管理職の場合は業務量にもよりますが、もう少し早く伝えるのが良いでしょう。

 

自分の都合も考慮しよう

 

会社側の都合を考慮するのももちろん大切です。しかし、自分自身の都合を全て呑み込む必要はありません。

入社日から日が浅い新社会人の場合、有給は付与されていないかもしれません。

しかし、一定期間勤続している方は有給が残っているはず。有給消化できる日程で退職日を決めるのが良いでしょう。

 

報告のベストタイミング

 

 

上司への報告は、なるべく人が少ない時間帯が良いでしょう。出社直後や退社直前を狙って上司を呼び出すのも良いですし、飲みに誘ってそこで話すのも良いです。

昼休みなどにこうした大切な話をするのは、どれだけ急いでいたとしてもやはり避けたほうが良いです。電話で伝えるのも非常識ですのでやめましょう。

筆者は直接面談の時間を設けてもらい、不平不満をぶつけて辞めますと直訴しました。

辞める方にはきっと何かしらのうっぷんや相談があるでしょうから、退職時にそうした気持ちを全てぶつけてから辞めることをおすすめします。

ですのである程度時間を確保してもらってから、一対一で話す場を作ると良いです。

 

上司とアポイントを取る方法

 

上司に話し合いの場を設けてもらうためには、アポイントを取る必要があります。

立ち話で「退職します」と伝える言い方は得策ではありません。

アポイントを取る手段としては、口頭で伝える方法メールで伝える方法の2つがあります。

口頭で伝えるなら「相談したいことがあるので、二人きりでお話できる時間を取って頂くことは可能でしょうか」という切り出し方で上司にアポを取りましょう。

メールでの書き方も同様です。

「二人きりで直接ご相談したいことがございます。○○さんの都合がつく日時で相談の場を設けて頂くことは可能でしょうか」と書けば、「ああ、メールでは言えないことなのか」と理解してもらえるはずです。

上司のスケジュールを押さえるのは緊張するかもしれませんが、退職する旨を告げるのは大切なことです。会議室など二人で話す場を設けてもらいましょう。

 

どんな言葉で報告すればいいの?

 

 

「一身上の都合により退職させていただきたいです」というテンプレートで良いです。

基本的にはこの一言で全てが丸く収まってしまいますので「もう口も利きたくないや」とお考えの方は、退職の理由を聞かれても「一身上の都合です」で押し通してしまいましょう。

円満退社の場合は、退職の理由を正直に話しても良いと思います。雰囲気によりますが。

筆者は「起業するので辞めます」「もっと条件の良い会社が見つかったので辞めます」という理由でも応援して辞めさせてくれる会社を知っています。

そうした、一見口に出しづらい理由を正直に話しても背中を押してくれる会社がありました。どこもそうだというわけではないので、基本的にはあまり深く話さないほうが良いです。

 

退職するには担当者へ連絡する必要がある場合も

 

企業によっては、人事部や専務・社長など直属の上司以外の相手に退職する旨を伝える必要があることも。

そんな可能性も考慮し、直属の上司には早めに退職の旨を伝えるようにするとその後のやり取りがスムーズに進むでしょう。

 

他社員の悪口は言わないのがベター

 

セクハラを受けた・パワハラを受けたなどの特別な事情がある場合を除き、話の途中で他社員を悪く言うのはやめておいたほうが良いでしょう。

不満や納得いかない行動・言動をする社員が0という職場はほとんどありません。

さんざん迷惑を掛けられたことを上に報告した気持ちもあるでしょうが、もし自分が他社員を悪く言ったことが社内で広まった場合…引継ぎをおこなう際、周囲とギクシャクしてしまう可能性があります。

「色々ありましたが、あくまで前向きな気持ちで退職します。今までやりがいがある仕事を任せて頂き、感謝しております」という姿勢で上司に退職の意向を伝えるのがベストです。

 

シチュエーション別に挨拶をご紹介!

 

 

ここからは実際にシチュエーション別のテンプレートをご紹介していきます。

新入社員が「みんな、これからも頑張ってください」と言いながら辞めていっても反感を買いますが、人望の厚い上司が「これからも頑張ってくれな」と言って辞めていっても違和感はありませんよね。

このように、退職時の立場によって効果的な文言というのは変化します。

自分の場合に当てはめて、効果的な挨拶を考えてみましょう。

 

新入社員だった場合

 

 

入社後間もないうちに辞める場合は、素直に「一身上の都合により退職させて頂くこととなりました」で大丈夫です。

まだ入社後1年程度しか経っていない場合、会社からすれば新入社員なので「もう辞めるのかよ……」という雰囲気になりがちです。

多くの方はこうした「もう辞めるの?」という視線に悩むのではないでしょうか?

しかし、それは仕方がないことで、挨拶一つで変えられるようなものではありません。

色々付け加えても評価は変わりませんし、むしろ新卒で辞めたいと思ったということは、それなりの理由があったということ。

気にせず最小限の挨拶にとどめて転職先へと羽ばたいていきましょう。

 

部下を抱えていた場合

 

 

それなりの立場にいる場合、すでに部下を抱えていることもあるでしょう。

部下からすれば、あなたがどんな上司であれ「上司が変わる」わけですので、混乱や不安があります。

まずはその気持ちを汲んで「勝手な上司でゴメンな」というようなねぎらいの言葉をかけてあげましょう。

それから、後任になる方へ一言「よろしくおねがいします」と声をかけてから、全体への挨拶をしましょう。

特に関わりの深い方がいる場合は、このように一言添えてから退職することで退職後も縁を続けることができます。

次はそのあたりについて詳しく解説します。

 

挨拶をする理由とは

 

 

退職する場合、もうその会社の人間ではなくなるので挨拶なんてしなくて良いんじゃない?と思う方もいらっしゃるでしょうが、大きな間違いです。

あなたが退職後も同じ業界、同じ地域で働くのならなおさら、挨拶は丁寧に手順を踏んで行うべきです。

なぜなら、企業間にはあなたの見えない高さでの繋がりが生まれている可能性があるからです。

 

例えば楽天の三木谷氏とサイバーエージェントの藤田氏は若い頃から親交がありましたが、現在は全く異なる会社を経営しています。

例えばあなたが楽天を辞めて、全く異なるネット事業を手がけるサイバーエージェントへ入社するとします。

楽天を辞める際に「もう辞めるんだから適当でいいや」と挨拶をすっぽかして、転職したとしましょう。

何かの拍子で藤田氏と三木谷氏が出会ってあなたの話をすることがないとも限りませんよね。

 

いや、流石に上場企業の役員同士がそんな話をするとは思えません。でも、課長、部長レベルであれば有り得る話ではありませんか?

あなたの評判がどこからどう伝わるかはわかりません、いつでも高評価を得られるわけではありませんが、せめて、自ら評価を落とすような振る舞いをするのは避けましょう。

 

退職後も続く縁を大切にする

 

 

さきほど例に上げた藤田氏は自伝を出版したり、ドラマ「会社は学校じゃねえんだよ」の原作を務めるなど、自身の足跡を目に見える形で残している方です。

そこには上場企業を導く存在となった今でさえ後悔している出来事がたくさん描かれていますが、中でも目を引くのは人間関係の後悔です。

「恩を受けたのに報いることができなかった」というような懺悔の言葉が連なる部分も多く見受けられ、成功者として上り詰めていく中で「人間関係」に悩んだことが読み取れます。

会社はあなたを管理するという側面も持ちつつ、同時に成長、保護もしてくれています。

 

もう一度そうした点も考えて、あなたを厳しくも見守ってくれた上司はいなかったか、相談に乗ってくれた同僚はいなかったか考え直してみましょう。

そして、一人でもそういう存在がいたのなら、その縁を途切れさせないようにしましょう。

きっと退職後もあなたを助ける貴重な財産となります。

 

どうしても挨拶したくない場合は?

 

 

ここまで読んで「綺麗事だ、そんな円満な職場じゃないんだよ!」とお怒りの方もいらっしゃるでしょう。

もちろん、そうした厳しい状況に耐えきれずに退職する方もいらっしゃると思いますが、先述したように退職の挨拶を礼儀正しくするのは保身にもつながるので、やっておいて損はありません。

同じ業界、同じ地域に転職する場合は特に気をつけるべきです。

チャーチルの言葉に「猿を相手に紳士のゲームを続ける」というものがありますが、どういう意味かご存知でしょうか。

相手がどれだけ野性的で、ルール違反を犯そうともこちらがそのレベルに降りてはいけない、という意味です。

職場がパワハラ、モラハラ上等のひどい場所であったとしても、あなたまでそのレベルに降りる必要はありません、大人としてのマナーを最後まで守り、一線を引いた態度を貫くことが何よりもかっこよく、あなたを守る壁となるでしょう。

 

顔も見たくない上司には挨拶しなくても良い?

 

 

中にはもう顔すら見たくないくらい嫌いな上司、同僚には挨拶したくないという方もおられるでしょう。結論から言うと「挨拶しなくていい」です。

ただ、条件として「更に上の上司へ相談済みであること」が挙げられます。

課長がどうしても嫌いで、もう顔も見たくない、胃が痛くなる……という方は部長へ許可を取りましょう。

どうしても課長の顔を見たくないので、挨拶は控えさせていただきます、という許可を得て、もう会わずに済むよう計らってもらいましょう。

 

ちょっと裏話をすると、企業が最も神経質になるのは入社と退社のシーズンです。

入社時や退社時に一番揉め事が起こりやすいので、企業は受け答えにかなり慎重になります。法律違反になる言葉を吐かないように、と人事や上司はぴりぴりしますので、むしろ退職する場合は強気でいろいろ要求したほうが良いです。

「退職までに有給を全て使いたいが、無理なら買い取ってくれ」と申し出ても会社はなかなか断りきれません。なぜなら上司は申請された有給を取得させる義務があるからです。

 

時期をずらすことはできますが、取得そのものを認めないという判断はできません、違法になってしまいます。

という背景がありますので、本当に劣悪な環境で頑張ってきたのであれば、「上司のパワハラがひどかったので、もう顔も見たくない。どうしても挨拶しなくてはいけないのなら精神疾患の診断書をもらってくる」という文句を述べても問題ありません。

どうしてもやりたくないことは、しなくてもいいんです。

 

デリケートな退職理由、どこまで話せば良いの?

 

 

退職届や退職願についてもよく見かける質問として、退職の挨拶ではどんなことを述べれば良いのか、というものがあります。

辞めたい理由にもよりますが、親の介護や病気などの特別な事由がない場合は「一身上の都合により、退職させていただきます」で大丈夫です。

もちろん、特別な事由があっても「一身上の都合」で大丈夫です。

 

後味の悪い嘘は吐かない

 

どうしても理由が聞きたい―と言われた時、「家族の体調が思わしくないため介護することになりました」「家業を継ぐため」「結婚するため退職します」「(女性の場合)妊娠したので…」など口からでまかせの嘘を吐くのはやめておきましょう

後日、「あれは嘘だった」というのがわかった場合、廻り巡って転職先にも「あの人は嘘を吐いて前職を辞めたらしい」と噂が広まってしまうこともあります。

 

基本的には「一身上の都合」で全て片付く

 

 

そもそも入社試験であんなに志望動機を聞く必要があるのかは疑問ですが、もっと疑問なのが「辞める理由」を聞きたがる人の存在ですよね。

根掘り葉掘り聞いてくる人というのは一定数いますが、まともに答える必要はないのです。いいたくないことはいわなくてもいいんですよ。

ただ、上司や人事が「なぜ辞めるんですか?」と聞いている場合は、純粋に退職理由を聞いて今後の離職率低下につなげようとしている可能性が高いので、なるべく答えられる範囲で答えてあげてください。

 

慰留するよう求められた場合の返答

 

上手く退職する旨を伝えたとしても、理由によっては退職するのを引き留められる可能性もあるでしょう。

「現在の部署が厳しいなら別の部署へ異動できるようにする」「転勤はしないで良い」「現在よりも給料・年収をアップする」「昇給させる」など、あの手この手で退職させないよう魅力的な提案をしてくるケースも…。

それでも、退職が本気であるならきちんと退職すると意思表示しましょう。ただし、けんか腰の伝え方は絶対にNG

そこで、ここでは引き留められた時に余計なトラブルを生じさせることなく、無難に退職を受理してもらえる伝え方の例文をご紹介します。

たとえば転職活動をしていて次の仕事が内定している場合、「心を砕いて頂きありがとうございます。ですが、大変申し訳ございません。次の仕事が決まっているので退職させて頂きます。今まで本当にお世話になりました」など相手の気持ちに感謝しつつ、確固たる退職の意を述べましょう

ネガティブな本音を出してしまわないよう注意してください。

 

終わり方があなたの印象を決める

 

 

あなたがどのような職務態度でどんな結果を残していたのかは推し量れませんが、ひとつだけ分かることがあります。

人は入り方より出方を見ている、ということです。

入社時には誰もが丁寧に振る舞い、新入社員として緊張しながら仕事をしていますが、次第に慣れてくると素が見えて来ます。

そうした本性が顕わになるのは退職のタイミングなので、誰もがそこに注目しています。肝に銘じて、あなたの今後を見据えた退職の挨拶を心がけてくださいね。

 

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