最終出社日にやることを紹介！退職時に必要な準備や退職挨拶のマナーを解説
最終出勤日くらいは一息ついて過ごしたいところですが、業務の引き継ぎや挨拶周り、片付けなどやるべきことがたくさんあります。今回は退職に向けて準備することや円満に退職するための最終出社日の過ごし方・マナー、ポイントについてご紹介していきます。
目次
最終出社日の出勤前に準備しておくこと
では最終出社日当日にバタバタしないように、出勤前に準備しておくことをみていきましょう。
大きめのバッグや紙袋を用意
最終出社日には大きめのバッグや紙袋を持参していきましょう。
最終出社日には同僚や後輩、上司から花束や様々な退職祝いのプレゼントを貰うことが予想されます。
いつも使用しているビジネスバッグでは入りきらないため、当日持ち帰れないなということが起こりえます。
そんなことがないように、最終日当日は大きめのバッグや紙袋を持って出勤しましょう。
退職挨拶用のお菓子を持参
退職の挨拶をする際に必須ではありませんが、お菓子を持参しておくと話しかけるきっかけになるためいいでしょう。
手ぶらで挨拶に行くよりも気持ちが伝わりますし、少し話しかけづらい人にも挨拶をするきっかけ作りとして活用できます。
少し早く出勤して、身の回りの整理整頓
最終出社日はいつもより1時間程早く出勤して、自分の机周りやロッカーを整頓しておきましょう。
最終出社日とはいえ業務は続いているため、最終日にしか整理できないものもあります。
就業時間中に整理しているとゴミなども出るため、周りの人の邪魔になってしまいます。
そのため少し早めに出勤し、仕事の邪魔にならないように気を使いましょう。
最終出社日の午前中にやること
では、最終出社日に出勤したら午前中にやるべきことをみていきましょう。
業務引き継ぎの最終確認
自分の後任が決まっていたら、業務の引継ぎの最終確認をしましょう。
いきなりお願いしても忙しくて出来ない可能性もあるので、事前にスケジュール依頼をしておく必要があります。
後任が決まっていない場合は、データや書類に引き継ぎ内容を分かりやすくまとめ、上司などに保管場所を伝えておきましょう。
特にトラブル発生中の案件や急ぎの案件があれば、その内容を詳細に伝えておきます。
内容が把握できない場合、退職後に連絡が来てしまう可能性があるためしっかりと伝えておきましょう。
退職挨拶メールの送付
業務引継ぎ後、特に取り掛かる仕事がなければ、お世話になった方々に退職する旨のメールを送付しましょう。
基本的には直接挨拶に伺えない距離にいる人や、スケジュールが合わずお会いできない人に送ります。
最終出社日より前に退職挨拶メールを送っている場合は、改めて送る必要はありません。
最終出社日の午後にやること
では、最終出社日の午後の時間帯にやるべきことをみていきましょう。
返却物や受け取る書類のチェック
最終出社日には会社から貸与されていた社員証やカードキーなどを返却し、年金手帳や離職票など会社から書類を受け取る必要があります。
会社の備品は返却忘れがあると、退職後でも郵送する必要があったり、受け取りも忘れるとまた会社と連絡を取る必要がでてきます。
スムーズに退職後の行動がとれるように、返却物と受け取る物は忘れないようにチェックしましょう。
退職の挨拶周り
最終出社日には退職の挨拶周りをしますが、タイミングとしては午前中は避けましょう。
午前中はみんな仕事に一番集中でき、また忙しい時間帯のため挨拶に行くと迷惑になりかねません。
そのため退職の挨拶周りは午後の時間帯が望ましいでしょう。
就業時間が17時や18時までの会社であれば、15時くらいから周り始めるのがちょうどいいです。
挨拶周りの際は以下のポイントに注意が必要です。
- 会社の愚痴やネガティブな発言は控える
- 相手は仕事をしているため、出来るだけ短く感謝を伝えましょう
- 挨拶と一緒にお菓子を配る
挨拶を周る順番は、相手のスケジュールによって臨機応変になりますが、出来るだけ直属の上司から伺うといいでしょう。
円満退職のためのスピーチ方法
最終出社日には退職挨拶のスピーチをする機会を設けられることが多いです。
最後の挨拶になるため、失敗しないようにスピーチのポイントをみていきましょう。
スピーチに盛り込みたい3つの要素
退職挨拶のスピーチには以下の3つの要素を盛り込むことがポイントです。
- 退職する旨の報告
- 感謝の言葉と具体的エピソード
- 会社や同僚の今後の活躍を応援する言葉
これらの3つの要素を簡単に盛り込むことで、短すぎ長くなりすぎず、ちょうどよいスピーチの長さになります。
会社に対する批判はNG
退職の挨拶の中では、会社や社員に対する批判やネガティブなことを言うのはNGです。
自分はその場で言えてすっきりするかもしれませんが、言われた側はこれからもその会社で働いていく人たちです。
逆の立場で考えれば、いい気はしないはずです。
これから残って働く人達のことも考え、あまりネガティブな内容にならないようにしましょう。
お世話になった方の顔を見ながら話す
人前で話すというのは緊張して、視線が下を向いたりしてしまいがちです。
ですが、退職挨拶はみんなの顔を揃って見れる最後のチャンスでもあります。
しっかりとお世話になった方々の顔を見ながら、感謝の気持ちを伝えましょう。
手渡しするお菓子はどんなものがいいの？
退職の挨拶に周る際にお菓子を手渡しすると印象もよくなりますが、どんなお菓子がいいのか迷う人も多いでしょう。
ここでは退職の挨拶に適したお菓子について詳しくみていきます。
個包装されたお菓子
会社の規模にもよりますが、お世話になった方々への挨拶周りは多くの人にお菓子を渡すことになります。
そのため個包装されたお菓子がたくさん入ったものを選ぶのが無難です。
全員がその場で食べるとは限らないため、個包装されていないお菓子は避けましょう。
ただ会社の規模が小さいなど、挨拶周りするのが5人～10人くらいの場合は、パッケージごと渡してもいいでしょう。
日持ちするお菓子
退職挨拶のお菓子には賞味期限が長く、常温でも日持ちするお菓子を選びましょう。
お菓子をもらっても、その場ですぐ食べてもらえるとは限りません。デスクにしまったり、家に持ち帰って数日後に食べることも考えられます。
そのため生菓子は基本的にNGです。
クッキーやフィナンシェなどの焼き菓子で、賞味期限が長めに設定されているものがおすすめです。
食べやすいお菓子を選ぼう
退職の挨拶で手渡したお菓子は、職場で食べられる場合が多いです。
そのためバリバリと大きな音を立てるせんべいだったり、溶けやすいチョコレートだと手を汚してしまったりしてしまいます。
その後も仕事を続ける人も多いため、手やデスク周りが汚れないような食べやすいお菓子を選ぶことが重要です。
無難なお菓子はクッキーなどの焼き菓子
退職挨拶メールを送る際のポイント
- 内容が分かりやすい件名を
- 退職理由は一身上の都合で良い
- 退職メールの一斉送信は「TO」や「CC」ではなく「BCC」を選択
円満に退職できるように、退職挨拶メールを送る際のポイントについてみていきましょう。
件名は分かりやすく
ビジネスでのメールは件名を分かりやすくするのが基本ですが、これは退職挨拶メールでも同じです。
「退職のご挨拶（名前）」など見て内容がすぐ分かるような件名にしましょう。
忙しい人はメールフォルダの件名を見て、優先するものから開いていくという人も多いです。
そのためもしメールを開いてもらえなくても、件名で誰が退職するかが伝わるようにしましょう。
退職理由は一身上の都合
退職理由は人によって様々あると思いますが、あまり細かくかかずに「一身上の都合」とするのがビジネスマナーです。
たとえ次の勤務先が決まっていたとしても、その勤務先のことには触れないようにしましょう。
ただ、結婚や出産などお祝い事が理由であれば伝えても大丈夫です。
大人数に一斉送信の場合はBCC
会社の規模にもよりますが、大人数に一人一人メールを送るのは大変な作業になってしまいます。
そのため一斉送信を利用するのが一般的ですが、ここで注意したいのは「TO（宛先）」や「CC」の利用は避けることです。
「TO」や「CC」は受信者が全てのアドレスを見ることができてしまうため、プライバシー的に問題があります。
特に社外へメールを送る場合は情報漏洩の大変な問題になりかねません。
そのため一斉送信には「BCC」を利用しましょう。
円満退社のために最終出社日までにやっておくこと
- 最終出社日の2～3ヶ月前：就業規則を確認し最終出社日は上司と相談して決める
- 最終出社日の1ヶ月分前：後任がいたら業務の引き継ぎのため資料作成
- 最終日の2～3週間前：取引先への挨拶回り
円満退職には辞めた後に、上司や同僚に迷惑をかけない状態を作っておくことがポイントです。
最終出社日の過ごし方も大事ですが、それまでにやっておくべきことをみておきましょう。
最終出社日の2～3カ月前
退職の意思を固めたら、まず会社の就業規則を確認しましょう。会社によって退職に関する規則が定められている場合があります。
その後、退職の意思を上司へ伝えます。
残っている有給休暇を含めて最終出社日と退職日を、上司と相談の上決定させます。
最終出社日の1ヵ月前
上司に退職の承認をもらった上で、退職願いを提出しましょう。
後任が決まっている場合は引継ぎ資料の作成に取り掛かり、いつまでに完了させるかスケジュールを後任と調整していくことが大切です。
最終出社日の2～3週間前
お世話になった取引先への挨拶をしておきます。
後任がいれば引継ぎの挨拶を兼ねて一緒に訪問し、退職する旨を伝えます。
直接伺うことが難しい場合は、退職の挨拶メールを送っておきましょう。
【あわせて読みたい】退職までにやるべきことはこちら⇓
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【あわせて読みたい】転職でキャリアアップに成功した事例はこちら⇓
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退職に関するよくある質問
円満退職するにはどうすればいいの？
円満退職には、きちんと正式な段階を踏むことが重要です。
例えば同僚に相談したら、自分の口から直接伝える前に直属の上司の耳に話が入ってしまったり、退職時期がマナー違反となってしまうような事態は避けなければなりません。
また、退職意思を伝える際には上司から退職の理由や決意したきっかけ、有給消化について、職場への不満など尋ねられることが予想されます。
退職にむけてスムーズに進めるためにも、しっかりと下準備をしてから上司との退職面談に挑みましょう。
円満退職のために欠かせない退職の切り出し方から伝え方のポイントは、こちらの記事を参考にしてみてください。
【あわせて読みたい】円満退職に向けた退職面談の解説はこちら⇓
損しない退職のタイミングはいつ？
退職に際して、会社への配慮はもちろん大事ですが、自分自身が損をしない退職日を知っておくことも大切です。
損をしないベストな退職のタイミングは、以下の条件が揃った日です。
・転職先への入社前日
・ボーナス支給後
・閑散期・期末
・転職市場が活発な時期
キャリア形成を考えると空白期間はできるだけない方がよいです。
そのため、入社前日を退職日とするのがベストだといえるでしょう。
その他にもボーナス支給日当日には在籍しているようにする、迷惑を掛けない時期を選ぶ、求人が多く出ている時期に辞める等も損をしないタイミングの条件です。
円満に退職でき、且つ自分自身も損をしない退職時期について、詳しくはこちらの記事を参考にしてみてください。
【あわせて読みたい】退職で損しないタイミングの解説はこちら⇓
ボーナスをもらってから退職してもいい？
ボーナスをもらってから退職することに問題はありません。
ボーナスは社員側の努力の正当評価であり、ボーナスを貰ってから転職するいわゆる「ボーナス転職」に対する前向きな意見も増えています。
ただしボーナスの支給は法律による定めがなく、あくまで社内規定によるため、ボーナス支給後に退職届けを出す方がよいでしょう。
ボーナスをもらってから退職するため確認しておくべきポイントと理想的なスケジュールはこちらの記事を参考にしてみてください。
【あわせて読みたい】ボーナスをもらってから退職するコツはこちら⇓
無難な退職理由を知りたい
退職するためには、まずは直属の上司に理由を説明して許諾を得る必要があります。
許諾が得られなければ退職に向けて動き出すことができないため、スムーズに受け入れてもらわなければなりません。
退職理由は必ずしも真実が適切とは限らず、前向きで真実にできる可能性があるものにするのがおすすめです。
例えば「やりたい仕事がある」「将来の夢を叶えたい」「資格を取るために学校へ行きたい」「キャリアアップしたい」といった退職理由が無難で納得感も得られるでしょう。
円満退職のためには上司にどのように伝えるとスムーズか、引き止めにくい伝え方はこちらの記事を参考にしてみてください。
【あわせて読みたい】嘘をついてもいい退職理由と例文はこちら⇓
計画的に最終出社日を迎えよう
- 円満に最終出社日を迎えるにはスケジューリングが大事
- 取引先への挨拶や後任の引き継ぎをしっかりやっておく
- 最終出社日はいつもよりも早く出社
- 社員証やカードの返却
- 年金手帳や離職票を受け取る
- 退職の挨拶やスピーチはネガティブワードは避け、会社の今後にエールを送るようなものを
最終出社日は挨拶周りや事務手続き、スピーチなど意外とやることが多いです。
そのため円満に最終日を過ごすためには、当日仕事が残っていないように段取りし、また当日の準備も事前にしておく必要があります。
円満退職し、すっきりと次に進むためにも、計画的に最終出社日を過ごしましょう。
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円満退職をして転職先で活躍したいと考える方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
この記事の監修者
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【国家資格保有】キャリアアドバイザー 小峰涼平
5年間インフラエンジニアとして新規顧客提案や既存顧客への提案〜運用保守業務を経験。業務を行う中で人材業界へ興味を持ち、22年1月国家資格キャリアコンサルタントを取得。現在、資格を活かしキャリアアドバイザーとしてエンジニアの転職支援を行っております。
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