ペイロールとは？ペイロールの意味と導入によるメリット・活用方法を解説！IT転職で財務の即戦力になろう

ペイロールの意味とは？

ペイロールとは給与支払いシステムの総称を意味します。

給与計算をはじめ、賞与や勤怠、社会保険、退職金、年末調整といった給与関連の業務を効率化してくれるITシステムです。

ペイロールがそもそもなんなのかということを、まずはチェックしていきましょう。

ペイロールの特徴

ペイロールを導入すると、給与計算業務が自動化されます。

従来の給与計算業務に掛かる時間や人件費の削減が見込めるでしょう。これが最大の特徴かつメリットだといえます。

ペイロールのシステムには、内製でのシステム構築と外部御企業様にアウトソーシングへのアウトソーシングするケースの2つがあります。

株式会社ペイロールをはじめ、様々な企業が独自のペイロールのシステムを提供しているのがポイント。

また、顧客の給与システムを活用した給与計算業務の代行・アウトソーシングが増加傾向にあります。

システムやアウトソーシング型ペイロールのサービスを提供している企業によっては、業種に特化したサービスもあります。

ペイロールで出来る事

ペイロールの代名詞といっていい、最も代表的な役割は給与計算です。

給与計算ソフトなどもありますが、ペイロールの場合は給与計算と勤怠が連携されています。

そして、シンプルに給与を計算するだけに留まりません。

退職金に関する昇進・昇格や入社・退職者の計算などで入力しなければならない場合も自動化が可能。

入力作業を軽減する事が出来ます。

また、社会保険の手続きから届け出までを一貫して行ってくれる社会保険業務のサポートも。

そして年末調整の際の資料配布、社員の保険や住宅ローンの控除などのチェック業務もペイロールが代行してくれます。

給与計算に関する様々な業務の効率化を実現できるでしょう。

ただし、ペイロールシステムによって対応している業務が異なるのは注意が必要です。

ペイロールを導入する企業が増えている理由

海外の企業は導入率が高いペイロール。

日本でのペイロール導入率も増加傾向にあります。

しかし、まだまだ多くはありません。

日本の企業はペイロールに馴染みがなく、セキュリティ面やコスト面などを不安視して導入していない企業も多いのです。

昨今は、経理部門の人手の確保が難しい企業も多いのが現状。

残業などによる社員の負担や他の業務に割く時間がない等の問題に悩まされている企業も多いです。

これらを解消する為にペイロールを導入するという企業も増えています。

中には、外国人労働者が年々増えている事もあり、銀行口座を作れない人が給与を受け取れるようペイロールを導入しているケースもあります。

ペイロール導入のメリット

ペイロールの最大のメリットは、業種などにとらわれる事がないシステムなのでどんな企業にも導入できる事です。

もちろん、それ以外にもペイロールを導入する事で様々なメリットがあります。

メリットは、実際に導入するかの判断材料にもなるので重要な要素です。

1つずつ注目していきましょう。

人件費と給与計算業務時間の削減

給与計算業務においての課題はやはり人材不足と業務に掛かる時間でしょう。

ペイロールを導入していない通常の給与計算には多くの人材と時間が必要です。

これは中小企業でも抱えている問題ではありますが、企業規模が大きければ大きいほど従業員の人数も多くなり、その分負担も大きくなります。

どうしても従来の方法では、業務の効率化が実現できない状況なのです。

しかし、ペイロールを導入する事により給与計算をはじめとする各種処理の自動化を実現。

給与計算業務に時間や人材を取られず人件費と時間の削減が見込めます。

人材の活用で業務効率が改善される

通常の給与計算業務において、特に年末調整などの時期は担当者の残業が多くなってしまい負担が大きいです。

ペイロールを導入すれば、残業も減らせるでしょう。

そして、導入前に給与計算業務に取られていた時間が空くので他の業務を割り振ることが可能となります。

担当者が今まで遂行した事のない業務などにも挑戦する余裕が生じ、結果的に社員のキャリアアップにも繋がるかもしれません。

給与計算のミスや不正を防ぐことができる

給与計算業務で一番重要となるのが正確性。

給与計算でミスをしてしまうと翌月に修正処理をしなくてはならなくなり業務に支障をきたしてしまいます。

それだけでなく、金銭的なやり取りが増えてしまったり、最悪のケースでは会社の信用にも関わってしまうでしょう。

給与計算はミスが許されない業務なのです。

ペイロールを導入すれば、給与計算が正確になります。

給与の支払額のミスなどを未然に防ぐことができるでしょう。

また、社内での不正申請の防止にもなります。

専門知識のあるスタッフが業務にあたってくれる

アウトソーシング型のペイロールの外部委託であれば、専門知識のあるスタッフが給与計算業務を行ってくれます。

新たな人材確保も不要となるので業務の継続性も保証されます。

全ての業務を委託するか、一部業務を委託するか選ぶことが可能なのも嬉しいポイント。

企業ごとの必要に応じてペイロールを活用できるでしょう。

人材の入退社への対応がしやすくなる

ペイロールを導入する上でメリットを感じやすいのは人材の出入りが多い企業です。

特にアルバイトやパートといった雇用形態で働く従業員が多い企業などは人材の出入りが多くなってしまい、給与計算業務が面倒。

ペイロールを導入すれば、そんな面倒な処理への悩みも解消されるでしょう。

特定の人しかやり方が分からないという状態を防げる

給与計算などの業務でありがちになってしまうのが、特定の人しか業務のやり方が分からないという属人化の状態です。

後任や複数人体制を敷いておかなければ、担当者が急病などで休んでしまった場合や突如退職した際など対応できなくなってしまいます。

ペイロールを導入すると、業務が可視化されるようになります。

特定の人のみが把握している状況を防ぐことができるのです。

ペイロール導入の際注意しておきたいポイント

ペイロール導入にあたって注意しなければならないポイントも当然存在しています。

ここからは導入検討の際に考慮に入れるべき注意点をチェックしていきましょう。

システム導入時にコストが掛かる

ペイロールに限った事ではありませんが、システム導入には莫大なコストが掛かります。

一口にペイロールといってもシステムを提供する業者によっては給与計算などの他にも対応項目が付いている場合があります。

自社のニーズにあっているのかどうかを考えてから導入しなければ、余計なコストがかさむ可能性があるでしょう。

また、人材の介入も含めた予算を考えておく必要があります。

課金体系のものもあるため不要なサービスを省くことが出来る一方で、自社に必要なサービスが複数あれば都度追加しなければいけなくなるかもしれません。

コストを抑えるつもりが逆にコストが掛かってしまう場合もあるので注意が必要です。

とはいえ、結果的に業務の改善化や効率化、人件費の削減などに繋がるというメリットが大きいのも事実。

メリットと照らし合わせて検討するようにしましょう。

外部の企業へのアウトソーシングの場合に情報漏洩の危険性がある

ペイロールのアウトソーシング型は専門知識のあるスタッフが給与計算業務を行ってくれるメリットがあります。

ただしこのメリットには注意点が潜んでいるのを知っておかなければなりません。

それは、外部へ委託する事になるので情報漏洩のリスクがあるということです。

外部の企業へのアウトソーシングでは社内でノウハウが蓄積されない

外部から派遣された専門スタッフが給与計算業務などをこなしてくれるのは大きなメリットです。

しかし、業務手順のノウハウが社内に蓄積されないという問題も出てきます。

イレギュラーな問題が発生した際にアウトソーシング型にする事で対応しにくくなってしまう可能性も考えられるでしょう。

企業によって受託してくれる業務範囲が異なる

システムを提供している企業の業務範囲がニーズにマッチするとは限りません。

システムや外部委託する業者によって運用内容が異なります。

そのため、システム導入を依頼する企業が自社のニーズにマッチしているのかを考えましょう。

導入後のイメージも考えたうえで選ぶ必要があります。

システム保守および仕様変更を自社で行う必要が出てくる

内製でのシステム構築は従業員同士のやり取りになるので安心感がありますし、運用も変わらないというメリットがあります。

しかし注意しなければならないポイントがあるのも事実です。

外部企業へのアウトソーシングでは、システム保守や仕様変更を自社で行う必要はありません。

しかし、内製でシステムを構築する場合は保守や仕様変更を自社で行う必要が生じてきます。

対応できる技術や知識をもった人材が必要になってくるということです。

ペイロールの活用方法

ペイロールは給与計算と社会保険の業務で活用される事が多いです。

給与計算では、等級が昇格した場合、それに伴い退職金のポイントが上昇するケースがあります。

このような場合、本来であれば入力時間が掛かりますが、一元管理がされているペイロールを活用する事で入力業務に割く時間を少なくできます。

社会保険業務では行政手続きが必要で本来であれば面倒な手続きが多いです。

ペイロールを活用した場合は社会保険業務は社労士事務所などへの外注がされているので担当者が手続きや届け出の提出などをしなくても良くなります。

また「ADVASA」といった随時払いのシステムと組み合わせて活用する事も可能。

給与の前払いが可能となり、人事・経理担当の業務の負担も減らす事も可能になります。

このように前払いや日払いなど給与支払いに関するシステムとペイロールを上手く組み合わせれば、負担を減らすことができます。

結果的に、更なる企業の成長へと繋がっていくかもしれません。

ペイロールカードとは？

ペイロールには、社員が給与を受け取る際に使うペイロールカードというものがあります。

外国人労働者をはじめ口座を作れない人が増えています。

こうした状況でも給料を受け取る事ができるのです。

また、クレジットカード機能が付いているものや福利厚生が充実した機能が付いているペイロールカードもあります。

ペイロールに付帯する福利厚生が給与に追加されるという仕組みです。

ペイロールの福利厚生は通常の企業の福利厚生の仕組みとは異なっています。

福利厚生制度がある企業の場合、追加で福利厚生を受ける事が可能。

他方、福利厚生制度がない場合はペイロールカードで受ける事ができるという仕組みになっています。

ペイロールの仕組みを十分に理解しておくことが重要

今回の記事ではペイロールについてチェックしてきました。

記事中で触れた通り、ペイロールにはシステムやアウトソーシング先によって受託業務の範囲が異なります。

アウトソーシング型を選ぶか内製でのシステム構築を選ぶかで運用の仕方も変わります。

導入する際はしっかりと上記の点を踏まえて導入を検討しましょう。

ペイロールを導入する事で社員の業務の負担軽減やコスト削減、業務改善などを実現でき、企業側も社員側にもメリットが大きいです。

また、IT転職で財務や経理の仕事を考えている方はペイロールが何者で、どんな仕組みなのか理解を深め転職に役立てましょう。