電子インボイスとは？インボイス制度の将来を予測！制度の標準化の効果は？システム構築に携わりたい方必読

電子インボイスとは

 

 

2023年10月1日からインボイス制度が導入されます。

インボイス制度において課税事業者が発行するインボイス（適格請求書）を電子化する仕組みのことを、電子インボイスといいます。

なぜ電子インボイスが必要とされるのか、これから解決する必要がある電子インボイスの課題とは何があるのでしょうか。

これらの点について掘り下げていきます。

 

インボイス制度とは

 

2019年10月から軽減税率制度が導入され、複数の税率が存在するようになりました。

この複数の税率に対応するために、消費税の仕入税額控除の方式がインボイス制度に変更されたのです。

インボイス制度は適格請求書等保存方式とも呼ばれます。

 

電子インボイスの必要性

 

適格請求書等保存方式という名前の通り、必要事項を記入した請求書などを7年間保存する必要があります。

対象となる取引は、全ての取引から免税事業者との取引を省いたものです。

紙面のインボイスでは保管のコストや保管場所について、いずれ限界が来ると予想される上、帳簿の記録と照合を行う時に手作業を行う必要性があります。

この手間を省くためインボイス制度の開始に至ったのでした。

不必要な事務的な労力を減らし、精確な仕入税額控除を行うためにも電子インボイスのシステムの構築は今後必要になってくると考えられます。

 

電子インボイスの現状

 

 

現状、請求書・領収書・納品書などの電子インボイスは、送信先・受信先の両方ともデータで保存するか、書面に出力して保管しています。

大多数の事業所で各自の定める社内規定に則りデータの訂正や削除を防止していますが、タイムスタンプや電子署名の付与は任意となっています。

 

電子インボイスの問題点

 

問題点としては多くのケースで改ざん防止のための措置が行われていないという点です。

その結果インボイス制度が開始した場合、2023年には書類の保存方法や適格請求書発行事業者の確認など事務の負担が大きくなることが想定されます。

 

電子インボイスの改善策

 

これらを改善するためには電子署名やeシールの利用が望ましいです。

電子署名やeシールを行う際に適格請求書発行事業者登録番号を情報として付与すれば、改ざんされていないことを証明するとともに事務の負担も軽減できます。

今後ますます電子取引は増えてくるため、取引情報の種類に適するトラストサービスを利用してデータの完全性・非改ざん性を担保することが必要になってきます。

 

インボイス制度の影響

 

 

インボイス制度が導入されると課税事業者は事務作業・登録申請の手続きなどで影響を受けます。

さらに免税事業者の場合は、課税事業者になるかどうかというレベルにも影響が出ます。

 

課税事業者

 

消費税の仕入税額控除の対象とできるのは、インボイス（適格請求書）のみです。

法的に効力のあるインボイスを発行できるのは、課税事業者に限られます。

これはインボイスを発行できない免税事業者が発行した請求書では、仕入税額控除の対象にはならないということです。

つまり、インボイス制度が影響して来るのは取引相手が免税事業者の場合です。

この場合仕入税額控除ができず、取引相手に消費税を支払い済みであったとしても自社の課税対象となります。

 

免税事業者

 

免税事業者が課税事業者から仕事を受けている場合、課税事業者となって適格請求書発行事業者登録をするように、取引先相手から求められるでしょう。

課税事業者となると消費税を納税する義務が発生します。

しかし、免税事業者のままでは課税事業者との取引で不利な立場に立たされる場合もあるのです。

 

 

インボイス制度を導入する際の準備

 

 

インボイス制度は、全ての事業主が無関係ではいられません。

インボイス制度を導入するに当たって慌てないように、準備期間がある今の内に以下の事前準備をしておくことをお勧めします。

 

インボイス制度に対応可能な会計ソフトが必要

 

経理関連を会計ソフトで管理しているのであれば、現在の会計ソフトがインボイス制度に対応が可能な会計ソフトかチェックしましょう。

古いタイプの物や、独自に設計してもらったシステムの場合は特に注意が必要です。

 

取引相手の確認

 

主に取引する相手が課税事業者なのか免税事業者なのかの確認はとても重要です。

課税事業者は、取引相手に免税事業者が多ければインボイス制度に対応してもらうよう交渉するか、取引を止めるなどの判断が必要です。

免税事業者は、取引相手に課税事業者が多ければ課税事業者に変更するべきかを考えなければなりません。

 

インボイス制度を導入する際の条件

 

 

インボイス制度を導入する際には以下の条件を満たしている必要があります。

 

適格請求書発行事業者としての登録

 

 

登録されると国税庁から事業者番号が付与され公開されます。

 

登録申請書の提出期限

 

2023年10月1日からインボイス制度に対応するには、登録申請書を原則2023年3月31日までに提出していなくてはなりません。

期日が近づくと申請が増えることに加え、3月は確定申告もあるため、窓口が込み合うことが予想されます。

期日より2～3ヶ月早めに申請書を提供するようにすると確実です。

 

インボイス制度の将来

 

 

日本ではこれから開始されるインボイス制度ですが、EUではすでに同様の取り組みが行われており実績も上がってきています。

将来的にはEUでの取り組みの結果を踏まえて、日本でのインボイス制度の課題解決に役立てることが必要とされるでしょう。

 

EUにおけるインボイス制度

 

EUでは2019年4月から電子インボイスを取り入れています。

欧州標準に準じた電子インボイスを受け取り処理することが全EU加盟国の行政で求められています。

EUにおいて電子インボイスは紙のインボイスと同等の効力を持ち、電子インボイスを発行する際に受領者の事前の同意は不要となりました。

日本でも将来的にEUを見習いインボイス制度の変革が訪れることでしょう。

 

電子化による無駄なコストの削減

 

どのインボイスも電子フォーマットに変換することを可能にした結果、コスト面に効果がありました。

EU電子インボイスは2017年の年間のコストを推定5.4億ユーロ以上削減できたのです。

これは電子化することによって、ペーパーレス化・郵送料金とその手間の削減・書類を探す時間の節約が可能となったことが大きいのではないかと考えます。

この結果を受けて、将来的に日本でも大企業から徐々に電子インボイスが普及していくことが予想されます。

 

適格請求書発行事業者の登録番号

 

取引相手から送付された請求書が、法的に効力のあるインボイスであるかどうかは、事業者が確認する必要があります。

しかし、このために、国税庁がWebで公開する適格請求書発行事業者の登録番号を取引ごとに確認するのは工数が嵩みます。

さらに国税庁も相当な数に及ぶことが予想されトランザクションに対応できるシステムを準備しなくてはなりません。

加えて公開情報である登録番号はなりすましのリスクがあります。

これらを解決するためには、タイムスタンプと法人組織の電子証明書で正当性を証明することが必要です。

この二つの組み合わせは長期署名と呼ばれ、EUで使われている方式です。

 

電子インボイスの標準化の効果

 

 

インボイス制度は全ての事業者に影響を及ぼすため、導入に合わせて請求書・帳簿を電子化する試みが始まっています。

国は電子インボイスには直接関与せず、各企業に判断を任せる方針です。

これを受けて大企業の一部ではすでにある業界EDIを利用して独自の対応を取ると見込まれます。

デメリットは、EDIに加わっている企業間での取引にしか使えないことです。

多数の事業者が利用できるようなシステムを構築するためには、電子インボイスの標準化が求められます。

導入前に標準化を前提としたシステムの構築が行われることで、社会全体のコストの縮小と生産性の向上が期待されています。

今後新しいシステムの構築に携わるのであれば、企業専用のカスタマイズを入れるよりも標準化しやすい仕組みを作ることが後々の手間を減らすことに繋がるでしょう。

 

標準化を見据えたデータ変換サービス

 

電子インボイスの標準化の対策として、ITCAは自動突合用キーや共通辞書を作成しました。

これらを用いたデータ変換サービスを提供し、業界の壁を乗り越えた仕入税額控除の自動計算の実現を目指しています。

 

電子インボイス推進協議会

 

 

SAPジャパンなどのITベンダーとITCAとが協力して、電子インボイス推進協議会が発足されました。

 

発足の流れ

 

電子インボイス推進協議会は、2019年12月に発足した社会的システム・デジタル化研究会を設立母体としています。

社会的システム・デジタル化研究会は、インボイス制度の開始当初から電子インボイスを前提とした業務プロセスを構築するべきだと提言しています。

その結果、下部組織として電子インボイス推進協議会が発足しました。

 

目的

 

日本で活動する事業者が共通で利用できる電子インボイスシステムの構築を目指しています。

電子インボイスシステムの普及により、商取引全体のデジタル化と生産性の向上に貢献することが主な目的です。

 

今後の予定

 

2020年内をめどとし電子インボイスの標準規格が作られる見通しです。

2021年以降はシステムの開発や標準仕様の認知や普及を促進する活動が予定されています。

 

インボイス制度は業務を見直すチャンス

 

 

インボイス制度は事業者全員に大きく影響を与えるため、業務での負担やコストが増えることが予想されます。

特に免税事業者は働き方が大きく変化することによって混乱もあり、デメリットばかりが目立つ制度に感じるかもしれません。

しかしこれをきっかけとし業務を一から見直し、今まで後回しになりがちだったデジタル化や標準化を大きく進めることができます。

電子インボイスが当たり前の社会になる頃には、業務の効率は導入前より格段に向上することでしょう。

インボイス制度について準備する時間は十分あると思いますが、今後は早い内から導入後を見据えたシステムの構築などの対策が重要になります。