内定電話の受け答えと転職承諾の伝え方を解説！電話応対のマナーや注意点とは？辞退・保留の伝え方も確認
転職活動において、内定通知の電話は大変嬉しい瞬間です。しかし、受け取った時の対応の仕方にも留意すべきポイントがあります。内定に浮かれるあまりマナーを欠いてしまうと、入社後の仕事環境にも影響を及ぼしまうこともあるでしょう。今回は内定通知を受けた時に守りたいルールやマナー、複数内定を受けている際の辞退や返答保留の仕方などについても解説していきます。
目次
内定通知の受諾に関するマナーとルール − 入社後の立ち位置も想定した対応を
メールでのビジネスレターが一般的になりつつある昨今。それでも面接後の内定通知は電話で来ることが多いのが現状です。
突然の電話で緊張してしまうこともあるでしょう。また内定の連絡と知るや否や浮かれてしまうこともあるかもしれません。
結果的にマナーを欠いたり必要なルールを疎かにしてしまわぬよう、ポイントをしっかり押さえておきましょう。
メールであっても、マナー・ルールは電話と同様である
もちろん内定合格通知がメールでくるケースもありますが、その際の応対のマナーとルールは電話と変わりません。
メールならば焦ることなく、ある程度落ち着いて返信ができます。
つまり「電話での応対方法の基本を知っておけば問題はない」といえるのです。
電話での内定通知への応対方法を入念にチェックしておくことは非常に大切です。
まず知っておきたい電話応対の基本
知っておきたい電話対応の基本は、必要な情報・ポイントを絞って無駄なく対応することです。
これがスムーズにできると、社会人としての評価がさらに高まります。
明るく元気な声で、テキパキと話すことも大切です。性格面の評価にもつながり、好印象を与えることができます。
これらができると、入社後の立ち位置にも影響を与える可能性があります。
好スタートを切ることが可能になるでしょう。
内定通知の電話において確実に抑えたい情報とポイント
内定合格通知の電話を受け取ったら、まずは落ち着きましょう。無闇に感情をあらわにしないことも大切です。
そして限られた時間の中で必要な情報を得て、伝えたいポイントを確実に伝えることが重要になります。
では、何を伝える必要があるでしょうか。下記の4点を意識してください。
- お礼
- 内定承諾の意思
- 入社の意気込み
- 今後の予定
以上を押さえておけば、十分な確認ができるでしょう。
まずお礼は採用担当者様への礼儀として不可欠なビジネスマナーです。
そして内定を受けるのであれば、承諾の意思をはっきり伝える必要があります。
簡潔かつしっかりと、内定を受けての今後の意気込みを伝えて印象アップを図りましょう。
そして今後の予定について確認をするのも重要です。
内定から入社までのフロー確認と、その間に必要な書類のやりとりなどを確認しましょう。
また入社に際しての準備の仕方などの指南をいただくことも可能です。
内定承諾の電話対応スクリプト例
内定を承諾する場合の電話対応のポイントをお伝えしました。とはいえ、イメージがつきにくいという方もいらっしゃるでしょう。
下記にスクリプト例を示しますので、参考程度にご覧ください。
1）「本日は内定通知のご連絡、誠にありがとうございます。非常に嬉しく存じます」
2）「是非とも、御社にて勤めさせていただけたらと存じておりますので、今回の内定を、謹んでお受けいたします」
3）「入社いたしましたら、私のこれまでの経験と知見を生かして、御社の即戦力となるべく努力を惜しまぬ所存です」
4）「つきましては、今後入社までに必要な書類等の準備を行いますので、ご指導いただけたら幸甚です」
上記はかなり丁寧なので、どちらかといえばメール向けの文章ですが、大切なポイントを押さえています。
それは慇懃無礼にならない程度で丁寧に対応すること。きちんと思いの丈を伝えることです。
最終面接の結果が出るまでの期間に内定通知の電話連絡がかかってくる時間帯
内定判断に必要な期間ってどのくらい？
ところで、最終面接から内定通知までは、どのくらいの期間がかかるのでしょうか。
電話連絡は何時ごろかかってくるのかも気になるポイントです。
電話に出られなかったら内定取消になってしまうのではなど、いろいろ気にかかる部分があります。
まず、最終面接から内定通知までの期間ですが、合格と不合格の場合で若干のズレがあるようです。
あくまで平均の話ですが、合格の場合は、面接から3〜5営業日で連絡が来ることが多い傾向にあります。
一方で不合格だった場合は、1週間〜2週間程度で連絡が来ることが多いようです。
連絡が来ないからといって焦らないことも大切
ただ、1週間を過ぎても連絡が来ないからといって必ずしも不合格とは限りません。
採用担当者の仕事量などによって、遅れることもしばしばあります。
不安になったからといって焦って連絡するのは我慢して、じっと連絡を待ちましょう。
2週間経っても連絡が来ない場合は、状況確認の連絡をすることもやむ無しかもしれません。
とはいえ電話では採用担当者が多忙の場合、貴重な時間に割り込むことになり印象が悪いのも事実です。
この場合はメールで連絡するのが賢明でしょう。
内定通知の電話は何時ごろかかってくる？
内定通知の電話は採用担当者の業務が始まる前の午前中か、業務がひと段落した後の20:00以降であることが多いようです。
多忙な方が多いので、冒頭で述べた通り挨拶・質問などは簡潔にした方が親切でしょう。
中にはせっかちな担当者がいるのも現実です。
用件だけ伝えたら切ろうとしてしまう方もいらっしゃいますが、その場合は質問事項を優先に聞き出すことを心がけましょう。
内定通知の電話に出られなかったからといって内定取消になることはまずない
ある程度電話がかかってきそうな時間帯は予想できても、じっと電話の前で待ち続けるわけにもいきません。
電話にどうしても出られないことだってあります。
そんな時はまた電話がかかってくることを待ちましょう。
電話に出られなかったからといって、内定取消になることはまずありません。
電話番号を知っている場合、または番号通知で電話がかかってきていた場合などは折り返しても決して失礼には当たりません。
ただ、電話をかける時間帯には気を使いましょう。
一般的には業務が立て込む前の10時〜11時、もしくは午後の落ち着く時間帯である14時〜15時などが折り返すいいタイミングとされています。
内定保留のマナーとポイント
内定保留は失礼か、という質問がありますが決して失礼ではありません。
転職は気軽に何度もできるものではないので、複数企業に応募して結果を並べて検討したいというのはよくあること。
採用担当者も理解してくれています。
ただ先方の意向を押し留めてお願いすることには変わりはありません。
その分対応も慎重に行うべきです。
では内定通知の連絡が来た際にどのように保留にしてもらうか、ポイントを挙げてみましょう。
採用担当者の心象を損ねぬように意識する
まず認識しておくべきポイントがあります。
そもそも内定保留は、採用担当者が時間を割いて検討した結果として内定を決めたことに対して「待った」をかけるということ。
くれぐれも無礼を働き採用担当者の心象を損なわぬように気を使いましょう。
内定通知の連絡を受けた際の保留のポイント3つを下記に示します。
- お礼
- 保留の意思とその理由の説明
- 保留の期限の設定
上記を意識しながら、自分の気持ちをしっかりと伝えてください。
内定保留のトークスクリプト
こちらも実際の対応のトークスクリプトの例を作ってみましょう。あくまで一例ですので、参考程度にご覧ください。
1）「この度は内定通知のご連絡、誠にありがとうございます。とても嬉しく存じます」
2）「すぐにもご返事したいところなのですが、実は今、他にも応募した企業からの返答待ちの状態でして、その結果を見極めて慎重に検討したいと思っております」
3）「つきましては、○月○日までにはご返答できるようにいたしますので、いますこしお時間をいただけますでしょうか？」
丁寧に説明しましょう。
採用担当者もむしろその誠実さを理解してくださり、好印象を与えることができるでしょう。
何においてもまず「誠実」であること。これが最も重要です。
内定を辞退したい場合のマナーとポイント
内定辞退とは、自分から応募した企業に認められたことに対して、それを自ら拒絶する行為です。
また辞退するからといって注意を怠ると、非常に失礼な対応を取ってしまう可能性もはらんでいます。
内定辞退こそ慎重になる必要があるでしょう。
内定辞退こそ慎重に
内定辞退を安易に考えると、非常に失礼なことになりかねません。十分に気をつけましょう。
内定辞退を伝える際のポイントを下記に挙げてみましょう。
- お礼
- 辞退の旨の報告と、その理由の説明
- 重ねてお礼
言い訳ではなく「お礼」することを意識する
辞退の場合は、お礼に説明にお礼、となります。言い訳ではなく、とにかく感謝を伝えてください。
誠意を持って、相手にかけた手間と時間に深く感謝する気持ちが大切です。
内定辞退の際のトークスクリプト
上記ポイントを押さえてトークスクリプトの例を作ると、下記のようになるでしょう。
辞退の場合は、一度保留にしてからの対応がほとんどだと考えられます。
今回のケースでは、保留期間のうちにこちらから連絡を入れた場合を想定します。
1）「お世話になっております。○○です。先日はお電話をありがとうございました」
2）「せっかく内定のご連絡をいただいたのですが、この度は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げた次第です」
3）「いただいた保留期間に慎重に考えましたところ、他でいただいた内定の仕事の方が、私の適性により近いと判断したためです」
4）「せっかくお時間をいただいておきながら、このような結論になりましたこと、ご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございません。本当にありがとうございました」
上記のように礼を欠かず、きちんとした説明をすることを意識してください。
相手の採用担当者もきっと理解してくれるはずです。
内定通知への対応のまとめ
- 内定通達は基本電話が多いがメールも増えてきている
- メールの場合も電話と同じマナーで返すこと
- 内定は平均面接日から3～5営業日。不合格の場合は2周間ほどで通達がある
- 内定保留の場合はしっかり意思と保留の期限を伝えよう
- 内定辞退をする場合はお礼の気持ちを込めること
転職の最後の関門、内定通知への対応の仕方についてチェックしてきました。
記事中で触れてきた通り承諾するにせよ辞退するにせよ、誠実に対応することが大切なポイントです。
誠実であれば、礼を失することはないでしょう。
皆さんの人間としての評価を高め、社会人としての位置を確実なものにしてくれるはずです。
この記事の監修者
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ギークリーメディア編集部
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