転職の面接で聞き逃した質問への対処法を解説！電話やメールで担当者に悪く思われない聞き方を紹介します

面接は最初のメールのやり取りから始まっている

 

 

面接というと、会場で面接担当者の方とお会いして、質疑応答するイメージがあると思います。

面接当日ばかりが気になり、その日に向けての準備ばかりをしてしまう人もいるかもしれません。

しかし、実際にその企業の人事の方と言葉を交わすのは、その面接の前段階である日程の調整から始まります。

面接前の連絡や終了後のやりとりなども企業は見ています。

そこでのビジネスマナーが疎かになっていたり、対応が悪いと、担当者の心象を悪くしてしまい、選考にも影響してしまいます。

もちろん、聞き逃した質問について問い合わせる際にも丁寧な対応を心がけるべきでしょう。

面接後の連絡は問題ありませんが、選考中のやりとりは全て、面接の日程調節から始まった言葉のやり取りの延長線上にあることを忘れてはいけません。

 

転職だからこその注意したいビジネスマナー

 

 

転職活動での面接となると、社会人としてのビジネスマナーや経験も問われます。

具体的にどのような点に気をつけるべきか解説します。

 

これまでの経験や身のこなし方も選考材料として見られている

 

転職活動での面接となると、前職までの経験や身のこなし方なども選考材料として見られています。

特に営業系の仕事で面接を挑む方に関しては「取引先とのアポイントや日程調整のやり方などをわかっているか？」などのポイントになります。

面接の段階でそのやりとりが上手くできていなければ、就職後も上手くできないだろうと判断されてしまいます。

是非このことを肝に銘じて、丁寧にメールのやり取りをしてみましょう。

 

面接日時は、大事な取引先との会談を決めるような気持ちで

 

今はさまざまな転職サイトで、簡単に面接の予約が出来るようなシステムが多くなりました。

でもこの面接の日程調整は、担当者との最初のコンタクトになります。

ここで淡々と項目を選択して日程調整をするのも問題はありません。

ただ、「当日は宜しくお願い致します。」などのひと言を日程の決まったメールや電話の最後に添える。

たったそれだけでも担当者への礼儀正しい方であると印象が良くなります。

面接後に聞き逃した質問を聞く際には、聞きやすい環境をつくる大事な布石になるので、必ず言うようにしましょう。

 

当日はもし聞き忘れた質問があった時に、再度聞きやすい環境を作っておく

 

 

用意した質問を全部聞こうと考えると、さらに余計な心配も増えてさらに緊張してしまう可能性が高くなります。

どんなに準備万全の状態で面接に挑んでも、緊張で用意した質問を忘れてしまうこともあるでしょう。

だから、もう聞き忘れてしまうことがあると気持ちを割り切り、気持ちを楽にした状態で面接に挑みましょう。

一通り面接の質疑応答が終わった際には、ひと言次のように伝えておくようにしましょう。

「今はこれで大丈夫ですが、もし後日確認したいことに気づいた際には、改めてメールでお尋ねしても良いでしょうか？」

これを言うだけでも、担当者も心構えができ、そしてあなたも思い出した時には聞きやすい状態にできます。

また、会社によっては面接外での質疑応答はNGの可能性もあります。

それを知ることが出来るだけでも、知らずに面接後に聞いて悪い印象を持たれるリスク回避も出来ます。

是非最後に聞いておきましょう。

 

オンラインでの面接の時は…

 

 

転職の場合、働きながら転職活動をしており、移動時間の確保ができない人が多数います。

そういった人にも対応できるため、オンライン面接は広く導入されている方法です。

オンラインでの面接だからこそできる、面接での聞き逃しをなくす対策を解説します。

 

可能ならば録画アプリで面接の時のやり取りを録画しておく

 

昨今の働き方改革の影響もあり、オンラインでの面接が多くなってきています。

この時は、面接のやりとりを録画しておくと、聞き逃した質問などを後日録画した動画で確認出来るので便利です。

ただし、もし録画をする場合は、初めに録画しても問題ないか、面接担当の方の了承を得るようにしましょう。

もし聞き逃した質問をする際に、無断で録画をしていたとバレたらマイナス効果になる可能性があります。

 

オンラインだから出来る、カンニングペーパーの準備

 

オンライン面接では、WEBカメラで映る場所以外は面接の担当者には見えません。

ですので、質問などをまとめたカンニングペーパーをWEBカメラの死角に持っておきましょう。

PCで面接を行う場合は、ディスプレイに付箋で貼り、聞き逃した質問がないように対策をすることが可能です。

ただし、質問する際にあまりに付箋を凝視しすぎると、何かを見ながら話していることが相手も分かってしまいます。

基本的には質問したいことを覚えておき、本当に忘れてしまった時だけに見るように心がけましょう。

では、次の項目からは、本題の聞き逃した質問の仕方について、解説していきます。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

 

まず聞き逃した質問が何かを考える

 

 

面接中は緊張で頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。

終わったあと、聞き逃した質問がないか、冷静になって振り返る時間をつくることが大切です。

 

一度落ち着いて思い返す時間を作る

 

面接が終わり、退出してホッと一安心。 可能であればこの後に30分くらい今回の面接について振り返る時間を作りましょう。

そして面接前に用意したものや事前に集めた情報も確認します。

その際、聞き逃した質問や新たに質問したい事がないかをメモ帳に書き出していきましょう。

落ち着いて書き出すことで、一度にまとめて質問することができ、何度も連絡することを回避できます。

 

すぐに時間がつくれない場合は…

 

一日に数件面接を予定していて、ゆっくりとまとめる時間が作れない場合もあるでしょう。

その時は、ボイスレコーダーを活用してみるのも良いでしょう。

気づいた聞き逃した質問や、新たに質問したいことなどを音声として記憶しておくことができます。

もし音声としての記録が出来ない時は、メモ帳などに書いて、まとめる時に思い出せるようにしておきましょう。

 

質問は重要度の高いものを選別して数を絞る

 

 

聞き逃した質問がないことは理想ではあります。

ただやっぱり緊張などで面接時には出来なくて、聞き逃した質問などがたくさん出てくることもあるでしょう。

ですが、逆に多すぎると担当の方の対応する時間もその分とられてしまうことになり、印象も悪くなります。

なので、せめて質問は３つくらいまでにまとめてするようにしましょう。

 

考えている間にも、選考過程が進んでいる

 

 

面接が終われば、会社側はその結果を踏まえての選考作業が始まります。

選考結果が出るまで一週間もかかる会社もあれば、その日に面接の選考結果が出るという会社もあります。

ですので、選考結果がいつまでに出るのかは、必ず聞き逃さないようにしましょう。

選考結果が出てしまってからでは聞きたかった質問をすることが難しくなってしまいます。

もし早くて当日に選考結果の連絡がある場合は、出来るだけ早く対処をした方が良いです。

ただし、担当の方も選考作業などの仕事があるので、電話で尋ねるのは避けましょう。

メールにて担当の方へ送って確認する方が良いでしょう。

 

いきなり電話ではなく、まずはメールから行う

 

 

聞き逃した質問があった場合、気付いた時にはすぐに連絡を取りたくなってしまうかもしれません。

しかし、連絡する際に相手への配慮を欠いてしまっては選考にも影響してしまう可能性もあります。

どのような点に注意すべきか、解説します。

 

担当者にも予定があることを忘れずに

 

選考結果までに時間があるとしても、いきなり電話をして聞くのはNGです。

電話する際は、必ず担当の方が対応できるとは限りません。 また、突然聞かれてもすぐには答えることができないこともあります。

ですので、まずはメールから要件と合わせてアポイントを取りましょう。

そして、メールで解決できるようなことであれば、メールで完結した方が無難です。

担当者が電話での対応でも問題ない時だけ、電話を使うようにしましょう。

 

質問の連絡は企業の営業時間内に

メールであっても、送信時間は企業の営業時間内にしましょう。

連絡の多い採用担当者は、会社のメールを携帯に転送している場合があるからです。深夜や早朝など業務時間外の連絡は迷惑になってしまいます。

連絡は自分のタイミングではなく、担当者の勤務時間内を心がけてください。

 

ビジネスメールの基本をおさらい

 

ビジネスメールの基本を再確認しておきましょう。

かならず、本当に質問しなければならない内容か再度確認のうえ、誤字脱字や過不足がないよう送信します。

 

件名

件名で概要が把握できるような工夫が必要です。例えば文頭を【ご質問】とし、その後に〇〇についてとつなげます。

件名に工夫がないと採用担当者に見落とされてしまう可能性がありますので注意してください。

また、受け取ったメールへの返信の場合は件名は変えずに文頭に「Re:」がつく形にします。これは「返信」「全員へ返信」を選択することで自動で行われますのでそのままで構いません。

 

宛名

宛名は敬称に注意しましょう。

• 採用担当の名前と役職が分かる…「〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 部長」
• 採用担当の名前が不明…「〇〇株式会社 総務部人事課 ご担当者 様」
• 部署しか分からない…「〇〇株式会社 総務部人事課 御中」

上記のようになります。個人の場合は「様」、部署などの場合は「御中」、役職が分かる場合は役職の後に「様」は付けません。

 

本文

冒頭は「お世話になっております。」です。

その後現職の社名と自分の名前をフルネームで名乗ります。面接後であれば時間を作ってもらった事に対するお礼を述べます。

質問は簡潔にまとめて記載しましょう。

 

締めのあいさつ文

最後は「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。」「ご多用のところ恐縮ですが、ご回答いただければ幸いです。よろしくお願い申し上げます。」といった一文で締めくくります。

 

署名

署名には現在の所属、フルネーム、電話番号、メールアドレスを記載します。

 

聞き逃した質問を聞く際に送るメールの参考例

 

【ご質問】〇月×日の面接に関しまして

 

●●株式会社 面接（採用）担当

△△様

この度は、面接の機会を作って頂きましてありがとうございました。

御社との面接が終わり、再度この時の事を思い返しまして、いくつか聞き逃してしまって確認をしたいことがあるのですが、よろしいでしょうか？

確認したい点につきましては、

・聞き逃した質問A

・聞き逃した質問B

以上の件になります。

もしお電話で再度お話の出来る機会が頂けるのでしたら是非お願いをしたいと思っております。

その際はいつ頃ご都合がよろしいでしょうか？

お手数をおかけしますが、以上の件につきまして、返答をしていただけると幸いです。

どうぞよろしくお願い致します。

□□より

 

質問メールのポイント

件名は「～についてのお伺い」でも構いません。

企業名、担当者の名前は誤字のないよう注意します。文章がだらだらと続かないよう、改行も忘れないでください。

メールを作成したらかならずチェックする習慣をつけましょう。

 

質問への返答のメールには、必ず感謝の言葉を添えた返事を忘れずに

 

 

返答がもらえたことで安心して気を抜いてしまう人もいるかもしれません。

しかし、返答をもらってそこで終わりではありません。

返答をもらったあとの対応まで、気を抜かないようにしましょう。

 

質問の答えだけもらえればそこで終わり！は失礼にあたる

 

担当者の方は、面接外の時間を当てて質問に答えています。

ですので、返答のメールに返信しないのは相手に悪い印象を与えることになります。

ちゃんと伝わったか採用の方も不安になってしまうため、簡単なお礼でもいいので返事は必ずしましょう。

その際には対応してもらったことへの感謝を忘れずに書き添えることも大切です。

いただいた回答に対するお礼メールはできれば当日中、遅くても翌日には返信するのがマナーです。

先ほどと同様に送信時間は必ず営業時間内を心がけましょう。

 

質問の返答を頂いたあとに送る簡単なお礼のメールの参考例

 

●●株式会社 面接（採用）担当

△△様

この度は、わざわざ時間をとって頂き 質問の返答を用意してくださり、誠にありがとうございます。

これで私からの質問は以上になります。

この度は対応して頂きまして、どうもありがとうございました。

□□より

 

選考通過連絡時に質問してもOK

 

 

もしも急ぎではないと判断できたり、内容によっては選考通過の連絡をもらうタイミングで質問しても構いません。

例えば、次の面接に進めるかどうか分からない状態であれば性急すぎる質問もあります。

また、質問内容によっては担当者が即答できないケースもあるため、双方にとって非効率な場合も考えられます。

複数回に分けて質問するようなことにならないためにも、気になることは思いついた時にメモにまとめて用意しておきましょう。

 

終わりに

 

 

いかがでしたしょうか？

担当者との面接の時に質問を聞き逃す失敗をしてしまうのは、仕方がないことでもあります。

だからといって諦めずに、面接の後でもフォローの出来る機会を作るだけでも、あなたの転職活動にとってプラスになるでしょう。

転職の面接は「自分という商品の契約を希望する会社と結ぶための商談」です。

または「自分に似合う会社かどうかを見定める機会」でもあります。

聞き逃した質問があったがために、後悔をしてしまう… そんなことがないように、転職の面接には準備や心構えをしておきましょう。

あなたに希望の会社とのご縁が結ばれる一役になれたら幸いです。

 

まずはキャリアの相談をしてみる