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内定承諾書の書き方を解説!正しい返送方法は?封筒選びや添え状テンプレート・提出マナーを転職前に確認

内定の通知をもらったら、内定承諾書を企業に提出しなければいけません。入社後のスタートをスムーズに切るためにも、ビジネスマナーの基礎を問われる内定承諾書の提出は正しく行いたいものです。ここでは内定承諾書の書き方や返送方法、封筒の選び方や添え状の書き方まで、内定承諾書を正しく提出するための方法を解説します。新入社員としての第一歩である内定承諾書の提出マナーを確認して、気持ちよく新天地に臨めるようにしましょう。

書類を書いている人

内定承諾書には何が書かれている?

 

書類を書いている男性

 

内定承諾書には、内定者の入社の意思を確認するための内容が記されています。

内定を承諾して入社する意思があり、承諾後は正当な理由なく内定を辞退することがないことなどを誓約します。

基本的には他の就職活動を停止し、他社からの採用通知があった場合は断るということです。

内定承諾書の内容に問題がなければ、署名と捺印をして返送します。

また、内定承諾書には内定取り消しとなる場合の事由についても記されています。

その場合には異議申し立てを行わないことも誓約します。

内定取り消しになるケースは以下が考えられます。

 

・怪我や病気などによって勤務が難しい状態となった場合

・犯罪行為やそれに類する非行があった場合

・企業側の経営悪化によって雇用が困難になった場合

 

内定承諾書の返送期限は?

 

内定承諾書の多くは返送期限が設定されていますが、いつまでに返送すべきなのでしょうか。

期限内ならいつでも良いのか、それとも早めに返した方が良いのかなどを解説します。

 

内定承諾書はなるべく早く返送する

 

開いた手帳とスマホ

 

内定承諾書には返送期限が記されている場合と記されていない場合があります。

返送期限が記されている場合はもちろん期限内に返送するのが基本です。

返送期限が記されているか否かに関わらず、なるべく早く返送するように心がけましょう。

入社の意思を確認することができれば企業側は受け入れに向けて準備を始めることができます。

そのため、できるだけ早く内定者の入社の意思を確認したいと思っています。

入社の意思があるのであれば、できるだけ早く内定承諾書を返送しましょう。

期限が設定されていない場合は、1週間以内を目安に返送してください。

 

提出期限の延長は可能?

 

返送期限が記されている場合は原則的には期限内に返送しなければいけません。

ただし、理由を添えて期限の延長を問い合わせてみることも可能です。

入社の意思を固めることは人生における大きな決断です。そのため、期限があるからといって焦って行うのはよくありません。

他社の選考待ちの状態であったり、入社を決断するのに時間が必要である場合もあるでしょう。

その場合は提出期限の延長を企業側に相談しても問題ありません。

延長できる期限は1週間程度が目処となりますが、場合によっては3週間から1カ月程度まで可能な場合もあります。

提出期限の延長を相談する場合は、内定承諾書を受け取った段階でなるべく早く電話でその旨を伝えるようにしましょう。

その際「他社の選考を待っているため」などと直接的な理由を伝えることはなるべく避ける方が無難です。

「家族と相談したいため」といった理由を添えるのがいいでしょう。

 

添え状の書き方

 

ビジネスシーンにおいて正式な書類を送付する際には添え状を同封するのがマナーです。

添え状をどのように書けば良いのか、書き方を解説します。

 

添え状を同封するのはマナー

 

封筒と白いメモ帳

 

添え状の同封はビジネスマナーとして押さえておきたいマナーです。

内定承諾書の提出時にも添え状を同封しなければいけません。

添え状については現在はパソコンでの作成が主流となっていますから、手書きで作成する必要はありません。

添え状に必要な内容は、「日付」、「宛名」、「差出人の情報」、「件名」、「本文」、「送付書類の内容と部数」です。

 

日付、宛名、差出人情報を上部に記入

 

一般的な書類と基本的なルールは変わりませんが、上部に「日付」、「宛名」、「差出人情報」を記します。

最上部に右寄せで「日付」、一段下げて左寄せで「宛名」、さらに一段下げて右寄せで「差出人情報(住所と氏名)」を記入します。

「宛名」は担当者名が分っている場合は「〇〇株式会社 人事部〇〇課 〇〇〇〇様」と記します。

ただし、分からない場合は「採用担当者様」とします。

 

添え状の本文の書き方

 

続いて、中央に「内定承諾書送付のお知らせ」とタイトルをつけて本文を記します。

以下、本文の例です。

———————

〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は採用の内定通知をいただき、誠にありがとうございました

入社後は一社員として貴社に貢献できるよう精進してまいりますので、何卒、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

———————

本文の前後には頭語の「拝啓」と結語の「敬具」をつけることも忘れないようにしましょう。

 

最後に送付書類の内容と部数を記入

 

添え状の最下部には、中央に「記」と記したあとに「内定承諾書 1部」と送付書類の内容と部数を記します。

同封する書類が他にもあれば、続けて「普通自動車免許証のコピー 1部」などと併せて記入してください。

 

お礼状の書き方

 

手紙とペンを持つ手

 

お礼状は必ず同封しなければいけないものではありませんが、添えることで入社の意欲を示すことができます。

便箋を用意し、手書きで率直な感謝の気持ち入社へ向けての意欲などを簡潔に記しましょう。

パソコンで作成してもかまいませんが、お礼状は気持ちを伝えることが目的ですから、手書きのほうがより誠意が伝わります

基本的な手紙のルールを守って書く必要はありますが、内容は基本的には自由です。

入社後の抱負や意欲などを、率直に簡潔な文章で伝えることが重要です。

 

条件提示書を確認する

 

ノートの上のスマホとペン

 

内定承諾書には条件提示書も同封されている場合が多いです。

条件提示書は文字通りに入社した場合の労働条件が記されているものです。

内定承諾書を提出する前に必ず目を通すようにしましょう。

業務内容や労働時間、給与などの条件について、就職活動中に聞いていたものと相違がないかを確認します。

就職活動中に聞いていたものとの相違点や気になる点がある場合もあります。

その時は必ず内定承諾書を提出する前に直接、確認するようにしましょう。

 

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内定承諾書を返送する際の封筒の選び方

 

たくさんの封筒

 

内定承諾書には、返信用封筒が同封されていることも多いです。

返信用封筒が同封されている場合にはそれを使用して返送します。

ただし、同封されていない場合には自分で封筒を用意する必要があります。

封筒の選び方にもポイントがあり、まずは書類を折らずに入れられるサイズを選ぶことが重要です。

書類がA4サイズであれば、角2サイズの封筒を選ぶのがいいでしょう。

また、茶色の封筒は事務的なやりとりに使用することが多いため、公式な文書を郵送する場合は白い封筒が適しています。

内定承諾書の返送用封筒を自分で用意する場合には、中が透けない厚手の白い封筒を選ぶのがベストです。

些細なことですがビジネスマナーの基礎が問われるところです。

適切な封筒を選んでスムーズな転職につなげましょう。

 

封入と封筒記入のマナーの注意点

 

封筒への書類の入れ方と封筒の宛名書きなどにもマナーがあります。

ここではそれらのマナーの注意点を解説します。

 

封入にも気配りが大切

 

白い封筒と鉛筆

 

適切な封筒を用意したら、内定承諾書を封入して郵送します。

封入と封筒の記入にも基本的なマナーがありますから、しっかりと確認して失礼のないように返送しましょう。

まず、封入する際には添え状とお礼状を上にし、下に内定承諾書が来るようにします。

できればクリアファイルに挟んで封入するのがベストで、大事な書類が折れることもなく気配りができる印象を与えることができます。

 

宛名の書き換えを忘れずに

 

封筒に宛名や住所、氏名を記入する際にもマナーがあります。

封筒で郵送する場合の基本的なルールになりますが、まずは表面に宛先裏面の左下に自分の住所と氏名を記します。

先方が手に取ってすぐに中身がわかるように、表面の左下には「内定承諾書在中」と記しておきましょう。

また、返送用封筒が同封されている場合には、宛名の「〇〇行」を二重線で消して「〇〇御中」もしくは「〇〇様」に書き換えます。

企業名や部署名を宛名とする場合には「〇〇御中」、担当者個人宛てに送る場合には「〇〇様」と書き換えます。

最後に、封をしたところに「〆」を書いて返送しましょう。

 

内定承諾書を返送する際の郵送方法

 

たくさん積み重なった封筒

 

内定承諾書と添え状、お礼状を正しく封入したらあとは郵送するだけですが、大切な書類だけに郵送方法に悩む人も多いでしょう。

返送用封筒が同封されている場合には普通郵便分の切手が貼ってあることもあります。

ただ、普通郵便では配達記録がされないため、確実性の面で不安があります。

確実に企業側に届くようにするには、配達記録が残る速達や書留などの郵送サービスを利用するのがおすすめです。

速達や書留などの郵送方法であれば直接相手に手渡されるため、確実に内定承諾書を提出することができます。

時間的にもできるだけ早く企業側に届いたほうがいいものですから、速達で送るのがベストでしょう。

また、発送が完了したらメールでその旨を伝えるとより確実性が増しますし、心象もよくなります。

 

内定を辞退する場合

 

ここまで内定承諾書の書き方や提出方法を解説してきましたが、内定を辞退する場合にはどのように返答すればいいのでしょうか。

内定を辞退する場合の返答方法について、解説します。

 

内定を辞退するときの返答方法

 

ノートPCとノート

 

内定承諾書は内定を承諾する際に提出するものですから、内定を辞退する場合には提出しません

内定を辞退するときには、直接、電話で内定を辞退する旨を伝えます

内定辞退者が出れば企業側は新たな候補者を選考しなければいけません。

そのため、辞退する場合にも可能な限り早く返答するのが礼儀です。

 

内定承諾書を提出後に辞退することは可能?

 

内定承諾書を提出後に辞退することは可能なのかという点が、内定承諾書に関して一番気になる点かもしれません。

結論から言えば、内定承諾書には法的な効力はないため、提出したあとでも辞退することは可能です。

内定承諾書を提出したあとに内定を辞退すると損害賠償を請求されることもある。

そんなことを耳にしたことがあるかもしれませんが、実際にはそういったことはありません。

就職活動においては複数の会社に応募するのが普通です。

タイミング的に他の会社の結果を待ってから判断したいということもあるでしょう。

そういった場合には内定承諾書の提出期限を延長してもらうこともできます。

しかし、致し方ない場合には提出後に辞退を申し出ることも可能です。

とはいえ、企業側は内定承諾書を受け取った段階で入社の方向で準備を進めることになります。

辞退する場合にはできる限り早急に誠意を持った伝え方をしましょう。

内定承諾書を提出したあとで辞退を申し出る際には電話で直接伝えるのがマナーで、メールのみでの連絡は厳禁です。

ただし、電話での連絡だけでは記録が残りません。

トラブルを避けるためにもメールでも一度連絡を入れておくことをおすすめします。

 

まとめ

 

手帳とペン

 

今回は内定承諾書の書き方を中心に、気を付けるべきビジネスマナーについて解説しました。

書類の書き方も大切ですが、封入の仕方や返送する時期などにもマナーがあります。

今回紹介したものができていなかったら内定を取り消される、ということはおそらくありません。

しかし、就職先への印象を良くするためにも、しっかりと確認をしておいた方が良いでしょう。

内定承諾書に限らず、ビジネスではさまざまな場面でマナーが必要になります。

知らずに失敗することのないよう、転職の際には十分注意しましょう。

こうしたマナーについて、一人で調べるには限界がある、という方もいらっしゃるかもしれません。

転職サポートではそういったお悩みにもお応えしますので、ぜひご相談ください。

 

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