履歴書をメールで送る際のマナー解説！履歴書を添付する際の注意点は？メール例文を転職エージェントが紹介
今回は転職活動において履歴書をメールで送る場合のマナーや注意点などをご紹介します。郵送ではなくメールで送る場合には件名や文面などに注意が必要です。採用担当者から見て適切なメールを送るためにはどのような点に注意すれば良いのかを解説していきましょう。
目次
履歴書をメールで送る際の書き方
企業の採用担当者からメールで履歴書を送付するようにいわれた時、初めてだとどのような文章を添えれば良いのか戸惑ってしまうことでしょう。
まずはそのような転職希望者に向けて書類送付メールをどのように書けば良いのかをご紹介します。
件名は簡潔に
メールを送る際は件名を見て担当者が中身を分かるように簡潔に書きましょう。
迷惑メールなどと間違われないようにするためにも、件名には内容を記入するようにしましょう。今回の場合は応募書類を送付するメールだということを「履歴書の件」などという形で簡潔に表します。
また、これだけだと誰からなのか分からず気が付かない可能性があります。内容の後には、自身の名前も忘れずに書きましょう。
「件名で内容と名前の両方を分かるように記載する」ことが大切です。
メール文面の構成
メールを書く際には、「宛先」「氏名」「要件」「結びの言葉」「署名」の5つを必ず順番に本文に入れるようにしましょう。
メール本文にはこの5つさえ簡潔に記されていれば大丈夫です。本文には書類に記された内容は書く必要はありません。企業からプラスの評価を得ようとしてそのようなことをすると、かえってマイナスの評価を受ける可能性があります。
上記の5つを忘れないようにして他に余計なことを入れないようにメールの文面を構成します。
簡潔で読みやすい文章を心がけ、必要のないことは削ぎ落とすことを心がけましょう。
メールで送る際のマナー
履歴書をメールで送る場合には、守る必要のあるマナーが幾つか存在しています。
以下のことに注意して、採用担当者に悪い印象を与えないような送付メールにしましょう。
指示を受けたらすぐに送る
採用担当者からメールで書類を送付するように指示を受けた場合、なるべく早く送ることが大切です。
連絡を受けてから、24時間以内での返信が望ましいでしょう。もし何らかの事情により送付するまでに時間がかかってしまう場合は、その旨を伝える必要があります。
採用担当者のスケジュールを乱さないようにできる限り早く送りましょう。
署名を入れる
普段のビジネスメールと同様に署名を入れることを忘れてはいけません。その際、署名内には現在の会社名は入れないようにしましょう。
メールアドレスも会社のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを記載することを忘れてはいけません。転職活動用のフリーアドレスをひとつ用意しておくと、チェックがしやすい、誤送信を防げるといったメリットもあります。
また、署名内には「氏名」「住所」「連絡先」「メールアドレス」だけという形で簡潔に記すようにしましょう。
余計な情報を入れず見やすくすることが大切です。
送信する時間帯に注意する
電話と違っていつでも送信することができるのがメールの利点です。だからといって、いつでもメールを送って良い訳ではありません。
なるべく転職希望先の企業の営業時間内にメールを送るようにしましょう。そうすることで採用担当者がその日中にメールを確認できるため、素早くメールを確認してもらえる確率が上がります。
時間外に送ったからといってこれだけで採用担当者の好感度が大きく下がることはありません。もし深夜にメールを送ることになってしまった場合は「夜分遅くに申し訳ございません」など一言添えるようにしましょう。
写真は履歴書に添付する
証明写真を履歴書とは別のデータで送付する事はマナー違反です。
履歴書内に顔写真がない事で書類不備とみなされる可能性もあります。
証明写真は縦横の比率が4：3になるように、縦560pixel×横420pixel、または縦600pixel×横450pixelのサイズがおすすめです。
履歴書を添付する際の注意点
履歴書には個人情報が書かれているためしっかりと情報が漏洩しないように対策をすることが必要です。
データを添付する際には以下の点に気を付けて、問題が生じないようにしましょう。
採用担当者への配慮を忘れないメール作りをすることで、ビジネスマナーを備えた人材であることをアピールできます。
パスワードをかける
履歴書には個人情報が大量に含まれているため、メールで送る際にはパスワードを付けることを忘れないようにしましょう。こうすることで、もし宛先を間違えて送ったとしても相手にデータを見られることはありません。
逆にパスワードを付けずに送った場合、採用担当者からセキュリティーへの意識が低いと思われてしまうこともあります。IT業界においてこのように思われてしまうことは大きなデメリットだといえるでしょう。セキュリティーへの意識が低い人材を採用すると入社してから企業の機密情報などもずさんに扱う可能性があります。
そういった人材だと思われないためにも必ずパスワードを付けましょう。
また、パスワードについて採用担当者に教える場合、添付ファイルを送ったメールの後にパスワードを記載したメールを送ります。ファイルとパスワードを同じメールに記載するのではなく、必ずパスワードを記載したメールは分けて送るようにしましょう。
ファイル名
採用担当者に送るファイルは見てすぐに中身が分かるようなファイル名にしましょう。
また、その際ファイルに自身の名前と日付を付けることで採用担当者が管理をしやすくなります。ファイル名は「20200101（日付）_履歴書_名前」のような形で送りましょう。
こうした部分にも配慮を欠かさないようにすることが大切です。
例文をご紹介
パスワードを付けたファイルを添付して1通目のメールを送り、2通目にパスワードを記載したメールを送ります。
ここではそのメールの例文をご紹介します。また、パターン別に「直接応募する場合」と「送付を指示された場合」に分けてあるので、自身のパターンに合わせて参考にしてみてください。
ファイル添付メール例文（直接応募する場合）
株式会社 〇〇〇〇
採用後担当者様
お世話になります。
私、〇〇（氏名）と申します。
貴社のホームページで求人情報を拝見し、〇〇職に応募したくご連絡させていただきました。
こちらのメールに履歴書を添付させていただいております。
添付ファイルにはパスワードを設定しておりますので、この後のメールでパスワードの方を追ってご連絡させて頂きます。
そちらの方も併せてご確認頂ければ幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
住所・連絡先
電話番号・メールアドレス
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ファイル添付メール例文（送付を指示された場合）
株式会社 〇〇〇〇
採用後担当者様
お世話になります。
私、〇〇（氏名）と申します。
ご連絡を頂きました通り、履歴書をお送りいたします。
添付ファイルにはパスワードを設定しておりますので、この後のメールでパスワードの方を追ってご連絡させて頂きます。
そちらの方も併せてご確認頂ければ幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名
住所・連絡先
電話番号・メールアドレス
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パスワード記載メール例文
株式会社 〇〇〇〇
採用後担当者様
お世話になっております。
先ほど、履歴書をお送りした〇〇（氏名）です。
履歴書のファイルに設定したパスワードの方をお送りいたします。
パスワード:〇〇〇〇〇
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
住所・連絡先
電話番号・メールアドレス
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メールで送る場合にはデータで作成する
履歴書を手書きで作成したものをスキャンで送るか、PC上で作成したデータを送るか悩んでいる方もいることでしょう。
結論からお伝えするとメールで送付する場合にはデータで作成したものを送った方が無難です。
手書きのものをスキャンした場合、文字が掠れていたり上手くスキャン出来ていなかったりして読みにくくなってしまうことがあるのです。採用担当者は多くの書類を確認しなければいけないため、読みやすいものを好みます。
そのため、データの方が文字を拡大した場合にも読みやすく、採用担当者のストレスになることを避けられます。
どちらを選んだからといってそれだけでマイナス評価になることはありません。
しかし、手書きの場合は文字が汚かったり読みにくかったりすると、丁寧に書いていないと思われマイナスな印象を与えてしまいます。そういったリスクを避ける意味でも、メールで送付する場合はデータで作成した方が良いと考えられるでしょう。
メールで添付する際のファイル形式
履歴書をメールで添付する際はPDF形式で送るようにしましょう。
Word・Excelファイルなどで作成した場合には、使っているソフトのバージョンやPCのOSによって、表示のされ方が変わる可能性があります。PDF形式であればそういった可能性を無くし、作成した書式のまま担当者に見せることができるのです。
採用担当者もPDF形式の方がファイルの管理がしやすいため、忘れずにファイル形式を変換するようにしましょう。
また、PDF形式だと後からデータを編集するということができないため、第三者にデータを編集されたり改竄されたりすることも防げます。
セキュリティーの観点からいっても、PDFで送付した方が安心です。
最終チェックを忘れない
履歴書を送るメールは採用担当者の印象を左右するものの1つです。ビジネスマナーに則った簡潔で丁寧なメール作りを忘れてはいけません。
また、送る際には以下のNGポイントの確認と最終チェックを忘れず、小さなミスを残して送信してしまわないように丁寧に確認をしましょう。
ありがちなNGポイント
・敬語が正しく使えていない
・改行が正しくない
・文字サイズ、フォントが整っていない
・テンプレートやコピペにより不適切な箇所が残っている
例えば話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」というように、敬語の使い分けが必要な言葉もあります。改行や段落分け、文字体の統一といった見やすさの工夫とあわせて、言葉の間違いも不安があれば必ず調べるようにしましょう。
また、文面の使いまわしには細心の注意をはらいます。
企業名や担当者名に間違いはないか、ダミーの文字などが残ってしまっていないか入念にチェックしましょう。
最終チェック項目
・宛先が間違っていないか
・宛名が間違っていないか
・誤字脱字がないか
・ファイルは添付されているか
・件名・内容は簡潔か
・署名は忘れていないか
・ファイルのパスワードは間違っていないか
これらのことを確認して企業にメールを送りましょう。
採用担当者はこうしたメール1つからも、転職希望者がどのような人物かを読み取っています。減点されるポイントが無いように丁寧に見直しをすることが大切です。
用意した書類やメールの文面にミスが含まれていないことを確認して送信ボタンを押しましょう。
まとめ
今回は履歴書をメールで送付する際のマナーや、注意点などを中心にご紹介しました。
履歴書というのは企業に自身のことを知ってもらうための書類であるため、その送付の仕方にも注意が必要です。IT業界においてはセキュリティーに関して、特に厳しい目を持っている採用担当者が多いため、パスワードの設定は忘れないようにしましょう。
メールにおけるビジネスマナーなどの基本的な部分を的確に抑えることによって、企業からも信頼ができる人材だと思ってもらえます。
自身の転職において大切な書類を企業に届けるメールに対しても十分に注意を払うようにしましょう。
この記事の監修者
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ギークリーメディア編集部
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