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紙と万年筆

履歴書の封筒の書き方を解説!手渡しなら何を書く?文字の方向や宛名・ペン選びまで転職エージェントが紹介

履歴書を書き終えたけれど、封筒はどのように準備すればよい?選考には少しでも好印象で自信をもって臨みたいもの。そんな想いを解決するために、封筒の書き方やペン選びまで細かく説明していきます。

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履歴書を入れる封筒の種類は

 

白い封筒

 

履歴書に使用する封筒は、絶対にこの種類の封筒を使用しなければならないといった決まりはありません。

ですが、少しでも採用担当者に好印象を残すためには、どのような封筒が一般的で好まれるかをご説明いたします。

 

封筒のサイズ

 

一般的に履歴書に使用する封筒のサイズは、角形A4号もしくは、角形2号です。

なぜかというと、長形封筒では数回歴書を折り曲げて入れるため、採用担当者の手を煩わせることになるからです。

履歴書を折り曲げることで履歴書を広げる作業が発生するため、コピーも取りずらくなるうえに、履歴書が読みにくくなってしまいます。

封筒は自分が書いた履歴書のサイズに合わせて角形A4号か角形2号を用意しましょう。

さらにいうと、半分に折り曲げるとA4サイズとなる履歴書を使用し、角形2号の封筒に入れることをおすすめします。

というのも、A4が一番コピーやファイリングなどの際に管理し易いためです。

 

封筒の色

 

封筒のサイズは白をおすすめします。

他の淡い色の封筒でも問題はありませんが、白い封筒の場合文字が映えるというメリットがあるためです。

また、白は正式な場で使用される色であるため、茶封筒や他の色よりも白い封筒の方がより丁寧さや誠実さを表すことができます。

 

封筒に記載すること

 

履歴書

 

封筒の準備が完了したら、次は封筒の文字の書き方について解説していきます。

 

封筒に記載する項目

 

表面には、住所、送付先氏名、住所を記載します。

送付先の住所を都道府県から正確に記入しましょう。

応募する先の企業名・団体名・部署名しか分かっていない場合には「御中」を、特定の個人が分かっている場合は「様」で記載しましょう。

ここで、社名は(株)などの略字は使わないようにしましょう。

封筒の表面左下に、「応募書類在中」、または「○○職応募書類在中」と記入します。

 

裏面に自分の住所、氏名を記入します。

 

手渡しの場合の宛先

 

履歴書を郵送する場合は封筒の表面にあて先を記載する必要がありますが、手渡しする場合には宛名は不要です。

ただし、誰からもらったか分からないという事態を防ぐために、裏面左下には自分の郵便番号・住所・氏名を記入しましょう。

 

送付状

 

送付状は履歴書を郵送する場合は必要ですが、手渡しの場合は不要です。

本来、差出人・受取人を明確にするためにあり、直接手渡しする場合は差出人も受取人も分かります。

手渡しの際に送付状をつけてしまうと不自然になってしまうため、注意しましょう。

 

「履歴書在中」は必要か

 

履歴書を入れる封筒には手渡しでも「履歴書在中」と記載することが好ましいです。

郵送の場合は、担当者のもとに履歴書以外にもさまざまな郵便物が届いた場合でも、一目で履歴書が入っていると分かるメリットがあります。

手渡しの場合でも、履歴書には個人情報が詰まっており、採用担当者も厳重に管理する必要があるため、記載したほうがよいでしょう。

他の書類に埋もれる可能性も低くなり、採用担当者がすぐに選考資料として準備しやすくなるため、履歴書在中を書くことは親切といえます。

記載方法は、目立つように赤色の油性ペンで封筒の表面左下に書き、赤い四角の枠線で囲います。

その時、枠線が曲がらないよう上記でまっすぐに、そして平行にきれいに囲いましょう。

自信がない場合は、既に記載されている市販の封筒を使用してもかまいませんし、赤いスタンプを使用しても問題はありません。

 

封筒に記載する際のペンの選び方

 

ペン

 

封筒に記載する際に使用するペンは、実は何でもいいわけではありません

書類に対する初めの印象が、ペンの種類で変わるといえます。この項目では使用するペンの選び方についてご説明いたします。

 

油性のサインペン・ボールペン

 

履歴書を入れる封筒には、油性のサインペンもしくは、または油性のボールペンを使用するのが一般的です。

くっきりとした文字になり、見やすい印象になります。

手渡しのため雨に濡れる事態は考えにくいですが、油性であれば飲み物の水滴や、夏場に汗で文字がにじんでしまう心配が減ります。

 

インク

 

裏面の住所や名前を記載するときのインクは、青のペンでも使用可能ですが、黒色を使用することをおすすめします。

正式な文章の場合、青よりも圧倒的に黒を使用することが多く、それが当たり前になっているビジネスマンもいます。

また、表面の「履歴書在中」の文字にもいえますが、消せるインクは正式な文章には絶対に使用してはいけません

なぜなら、誰にでも改ざんすることができてしまいますし、消せるインクは熱に弱く、夏場の窓際に置いているだけで色が薄くなります。

採用担当者からの印象も悪くなる可能性がありますので注意しましょう。

 

ペンの太さ

 

氏名住所欄のペンの太さは、サインペンの場合は細字か中太、ボールペンの場合は1.0mmのものが見やすいためおすすめです。

「履歴書在中」の文字は目立たせる必要があるため、サインペンの場合は中太、ボールペンの場合は1.6mmがおすすめです。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

 

封筒に書く時の注意点

 

チェックリスト

 

履歴書を入れる封筒に、文字を書く時の注意点がありますので、ご紹介いたします。

 

応募書類が複数あるとき

 

封筒の中身が履歴書のみの場合、表面に「履歴書在中」と記載しますが、職務経歴書などの書類も同封する場合は「応募書類在中」と記載します。

このひと手間で、採用担当者もよりわかりやすく作業ができます。

 

横書きは避ける

 

デメリット

 

封筒に記載する文字は、縦書きで書くのが一般的です。

横書きで書いても問題はありませんが、英文でない限りはできるだけ避け、縦書きで書くことをおすすめします。

 

宛名は手書きで

 

最近では、家庭用のプリンターも普及し、封筒の文字も手軽に印刷できる時代となりました。

しかし、封筒の文字を印刷してはいけないという決まりはありませんが、温かみがなくどこか殺伐としたイメージとなりがちです。

きれいな字を書くのは苦手という方でも、履歴書を入れる封筒には真心を込めて手書きで書きましょう。

 

書き損じた場合は新しい封筒に

 

自分の住所や氏名、「履歴書在中」を記載したさいに、もし書き損じてしまった場合、修正液・テープは使用してはいけません

新しい封筒を用意して初めから書き直しましょう。書き損じてしまうことを想定し、数枚封筒を用意することをおすすめします。

また、誤字脱字がないかを必ずチェックしましょう。

 

履歴書を手渡しする際のマナー

 

封筒

 

履歴書を入れた封筒を渡すだけでも、社会人としてのマナーが問われます。

マナー違反だからといって不採用となる可能性は低いですが、好印象を残すためのマナーについて触れていきます。

 

封筒の封をしない

 

企業によっては、複数の応募者を抱えているため、封を切る作業も数が多いほどロスタイムになります。

そのため、手渡しするタイミングで封筒が必要か確認し、不要であれば中身のみサッと取り出して渡すと親切です。

封筒の封をしてしまうと、サッと取り出すことができなくなるため、封はせずに持って行きましょう。

それでも気になる場合は、糊や両面テープをもっていけば、封をする必要に迫られたときに封をすることが可能です。

 

クリアファイルを使う

 

履歴書は重要な書類であるため、しわや折れ目があるとガサツな印象を与えかねません。

それを防ぐには、封筒ごとクリアファイルに入れて持ち歩くことをおすすめします。

そして、担当者に渡す際にはクリアファイルを外して渡しましょう。

 

封筒と履歴書の向き

 

封筒の中に入れる履歴書の向きも気を付けるポイントです。

封筒の表面に、履歴書の表面がくるように入れ、上下も逆さまになっていないかを確認しましょう。

慌てて入れると逆になってしまうこともありますので、落ち着いて確認することが大切です。

 

字をきれいに書くコツ

 

鉛筆

 

履歴書や、それを入れる封筒に書く字は少しでもきれいに書いたほうが印象アップに繋がります。

また、コツを知ることは今後のためになります。この項目では、字がきれいに書けるちょっとしたコツをお教えいたします。

 

姿勢

 

まず文字を書く時は正しい姿勢が大切です。背筋を伸ばし頭を少しだけ前に傾けて文字を書きましょう。

書く紙・字の全体のバランスを見ることが大切なので、この姿勢だと自然に書くことができます。

 

ペンの持ち方

 

次にペンの持ち方です。ペン先から3㎝から4㎝のところを持ち、人差し指はペンに沿わせます。

そして、親指と人差し指でペンをはさんで、親指は力を抜いた状態で人差し指少し上の位置にします。

最後に中指をそえます。この持ち方がが正しい持ち方です。

 

文字の大きさ

 

定規

 

文字は、大きさと文字と文字との間隔を整えることで、読みやすくなります。

若干ではありますが漢字を大きめに、ひらがなを少し小さめに書くことがポイントです。

また、文字と文字の間に一定の間隔をあけることを意識して書くことで、きれいな文字に見えます。

 

直線と曲線

 

直線がいかに丁寧に書けるかも字のきれいさに関わってきます。

書き出しと、書き終わりの位置を確認して丁寧にまっすぐ引くことがポイントです。

曲線も重要ですが、曲線の始まりと終わりを滑らかに書く必要があり、練習を重ねる必要があります。

ですので、まずは直線をきれいに書くことを意識しましょう。

 

見本を見ながら書く

 

そもそもきれいな字のがどのように構成されているかが分からなければ、きれいな文字は書けません。

見本を見ながら練習することで、きれいな字へと上達します。上達した字で選考書類を書いて自信をもって提出しましょう。

 

使うペンは万年筆でないといけない?

 

万年筆

 

履歴書や、履歴書の封筒に使用するペンですが、一昔前は公的な文章は万年筆で書くことがマナーとされていました。

しかし、今ではボールペンを使用することが一般的になりましたので、万年筆を使用する必要はありません。

万年筆は、書き味が良く滑らかな書き心地で、使用する人によっては字に味がでてきれいに見えるため、一度使用してみることをおすすめします。

ただし、書き慣れていないとペン先の角度などによっては、書きにくく感じることがありますので、少し練習が必要です。

興味のある方はぜひお試しください。

 

さいごに

 

ノート、ペン、パソコン

 

履歴書は、採用担当者にただ渡すだけではなく、細かいマナーや気遣いの見せどころです。

選考に必ずしも影響するとは言えませんが、不安げに選考書類を渡すよりも堂々と自信をもって渡せるほうが好印象です。

ささいなことで自信を無くしたり悪い印象を残さないよう、履歴書を渡す際は丁寧に対応しましょう。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

この記事の監修者

ギークリーメディア編集部

主にIT・Web・ゲーム業界の転職事情に関する有益な情報を発信するメディアの編集部です。転職者であれば転職市場や選考での対策、企業の採用担当者様であればIT人材の流れ等、「IT業界に携わる転職・採用」の事情を提供していきます。

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