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退職する時の挨拶メールの書き方とは?例文とともに徹底解説します!

会社を辞めるときに、お世話になった方に向けてあいさつのメールを送ることがあります。上司や同僚や部下、取引先など様々な立場の方に向けて退職のあいさつをする必要があるかもしれません。それぞれに送る文章も当然変わってきます。また、いつ送ればいいか悩むかもしれません。この記事では退職のあいさつメールについてご紹介していきますのでぜひ参考にしていただければ幸いです。

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退職の挨拶メールを送る必要性

 

 

そもそも、職場を退職するのにメールで挨拶をする必要はあるのでしょうか?

これは人それぞれですが、退職の挨拶をメールで送ると好感度が上がります

立つ鳥跡を濁さずという言葉があるように、今までお世話になった方々に口頭で直接相手に伝えるのはもちろん、メールでもお世話になった旨を伝えることで、スムーズかつ円満に退職することができるでしょう。

挨拶をせず、知らない間に退職したとなるとやはり印象は悪くなってしまいます。

仲が良くない方や苦手な方には口頭で退職の旨を伝えるだけで良いかもしれませんが、仲の良いお世話になった方には退職のあいさつメールをしたほうが、今後の付き合いにも繋がります。特にお世話になった人に対しては、口頭だけでなく、挨拶メールは送るように心がけましょう。

 

 

例文で見る退職の挨拶メールの書き方

 

 

ここからは、実際に退職時に送る挨拶メールの送り方についてご紹介していきます。

上司、部下、取引先、同僚に送る場合などに分けて、挨拶の文面や例文を実際に見ていきましょう。

正しい日本語と綺麗な文章でメールを送ると受け取った相手から好印象を受け、今後の付き合いもスムーズになること間違いありません

たかがメール、されどメールで送るタイミングや送る文章であなたの印象が変わってきます。今までお世話になった感謝の気持ちを込めて、相手が嫌な気持ちにならないようにメールを送りましょう。

退職の際の挨拶メールの書き方を、例文とともに以下まとめました。

 

上司に送る場合

 

お世話になった上司など、目上の人宛に退職の挨拶メールはどのように書くべきでしょうか。

上司に退職の挨拶メールを送る際のポイントを以下まとめました。

 

上司に挨拶メールを送るときのポイント
  • お世話になった上司には個別でメールを送ることが好ましい
  • 特に感謝しているエピソードなどがあればメールに記載する
  • 企業名や部署名、社用メールアドレスが書かれた会社の署名は記載しない

 

上記のポイントを意識した、退職の挨拶メールの例文を見てみましょう。

【件名】

退職のご挨拶

 

【本文】

(上司の名前)様

 

お世話になります。(自分の名前)です。

 

この度、(退職の理由)により退職することとなりました。

本来は直接ご挨拶すべきところをメールでの挨拶にて失礼いたします。

(上司の名前)さんには大変お世話になり、深く感謝申し上げます。

 

在籍中、至らぬ点があったかと思います。

営業で中々結果が出ない時期は、(上司の名前)さんからの的確なアドバイスが心の支えとなりました。

いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。

今後も(会社と上司の名前)から学んだ経験や知識を活かして精進していきたいと思います。

 

今まで、誠にありがとうございました。

 

(自分の名前)

 

上司に送るメールの場合は感謝の気持ちを込めて丁寧な文章を作るように心掛けましょう。

 

部下、同僚に送る場合

 

部下や同僚に送る退職の挨拶メールは、基本的には上司に送るメールと内容は同じです。

部下や同僚に退職の挨拶メールを送る際のポイントを以下まとめました。

 

部下や同僚に挨拶メールを送るときのポイント
  • 特に思い入れのあるエピソードなどがあればメールに記載する
  • 企業名や部署名、社用メールアドレスが書かれた会社の署名は記載しない

 

上記のポイントを意識した、退職の挨拶メールの例文を見てみましょう。

【件名】

退職のご挨拶

 

【本文】

(部下の名前)へ

大変急な報告で申し訳ございませんが、この度私は(退職する理由)により退職することとなりました。

(入社した年)に入社して、○○年の月日が経ちましたが、長い間大過なく勤めさせて頂いたのは、ひとえに皆様のお陰だと思っており、大変感謝しております。

また今後は、(再就職先の業種)に勤める予定となりましたが、また何かお世話になることもあるかも知れませんので、その際は宜しくお願い致します。

 

(自分の名前)

 

部下に送るメールは上司に比べるとそれほど丁寧でなくても大丈夫です。とは言えど、しっかりと誠意をこめて送るようにしましょう。更にこの文面にプラスして、今までの思い出などを記載するとさらに印象が良くなるでしょう。

 

取引先に送る場合

 

取引先に送る退職の挨拶メールは、社内に送るメールとはいくつか違うポイントがあります。

取引先に退職の挨拶メールを送る際のポイントを以下まとめました。

 

○○の例
  • 退職の報告と引き継ぎをしっかりと明記する
  • 退職日が決まっている場合は退職日も記載する
  • 移転や独立の場合は退職後の連絡先を記載してもよい

 

上記のポイントを意識した、退職の挨拶メールの例文を見てみましょう。

【件名】

退職のご挨拶

 

【本文】

(取引先の相手の名前)様

 

お世話になっております。株式会社○○の(自分の名前)です。

 

このたび、(退職理由)により(退職時期)で退社することになりました。

本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

 

お取引の際には、色々とお世話になりました。ありがとうございました。

皆様から温かい叱咤激励の言葉をいただき、大変感謝しております。

業務を通じて壁に当たることもありましたが、多くのことを学ばせていただきました。

今後も貴社とのお取引で培った経験を、活かしていきたいと思っております。

 

退職後の連絡先は下記になりますので、もし何かございましたらご連絡いただけると幸いです。

(メールアドレスと電話番号)

 

また、今後の担当につきましては、弊社より追ってご連絡させて頂きます。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今まで、誠にありがとうございました。

 

(自分の名前)より

 

取引先には丁寧な言葉使いを心がけて文章を作成することで良い印象を与えるようにしましょう。そうすることで、退職したあともリレーションを持てる可能性もあります。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

 

 

 社内への退職の挨拶メールを送るタイミング

 

 

退職の挨拶メールを送るタイミングは、いつが最適なのでしょうか。

社内への退職のあいさつメールを送る際は、退職日に口頭で挨拶を済ませ、帰宅後にメールを送るのが良いタイミングでしょう。社内での決まりがある場合にはそちらを優先せざるを得ないですが、特に決まりがない場合には退職日当日にメールを送ることをおすすめします。

今までの経緯や内輪話などをメールの文章に組み込むとより印象が良くなるので、なにか良いエピソードなどがあればその話を入れて文章を作成しましょう。

会社の風習や交友関係にもよるのですが、退職の挨拶メールを送る場合には上記の例を参考にしていただき、円満に退社できるように丁寧な文章を送るよう心掛けましょう。

 

 

取引先への退職の挨拶メールのタイミング

 

 

社内へ送る場合とは異なり、取引先へ挨拶メールを送るタイミングは退職日当日ではいけません。

理由として、退職の報告に伴い引継ぎなど様々な対応が発生することが考えられるからです。

取引先やお客様への退職のあいさつメールは最低でも退職日の3週間前には送るようにしましょう。急に退職日に今日で辞めます。と取引先にメールを送るのは非常識になってしまいます。当日に送るのは絶対にやめましょう。

また、メールをする相手によっては時間帯も考えて送らなければなりません。忙しいであろう時間帯や完全に仕事が終わっているであろう時間帯にメールを送ることは控えましょう。メールを送る時間帯は読んでもらいやすい時間を選んでおくのが無難です。

例えばお昼休憩になる前や就業時間の少し前などに送ると、相手に読んでもらいやすく返事をしやすいタイミングではないかと思います。

 

 

退職の挨拶メールは一斉送信しても問題ないのか

 

 

お世話になった人全員にメールを送る際に、一斉送信することは問題ないのでしょうか。

一般的には、一斉送信で退職の挨拶メールを送ることは問題ないとされています。お世話になった人が多い場合や、リモートワークでなかなか会う機会が無いといった場合もあるからです。

ここで、気を付けるべきポイントは「メールの宛先」です。

特に、取引先にも一斉送信する際などは誰に送ったかがわからないように、宛先をBCCに指定して送ることが無難だといえます。

その際は、自分のメールアドレスをTOに設定することを忘れないようにしましょう。TOが空欄だと、メールが送られないからです。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

 

 

メールだからこそ慎重に丁寧に

 

 

 

繰り返しになりますが、退職の挨拶メールを送る場合は、直接会って話すのではなく相手に読んでもらわないといけないのでメールを送る際は丁寧な文章を作成するように心掛けましょう。

文字だと感情が読み取りづらいため、自分と相手とで言葉の受け取り方が違ってしまう可能性もあります。

他にも、「句読点が正しく使用できているか」「読みやすい文章になるように改行を入れているか」など、メールでは教養と知識が問われてしまいます。

口頭での挨拶とは違い感情を伝えることが難しいので、メールを作成した後はもう1度自分でメールを読み直して直すべき点がないかを確認してからメールを送信することをおすすめします。

感謝の気持ちを素直に書くだけでは伝わらない可能性もあるので、相手にとって読みやすい文章を作成しましょう。

 

 

退職の挨拶メールをしっかりと送り、円満退職しよう

 

紙にthank youと書くペン

 

 

退職の際に、挨拶メールを送ることは非常に重要です。

メールの作成や送るタイミングなど色んな事に気を使わなければいけませんが、しっかりと対応することで今後の付き合いにも繋がり、人脈も増えていくこと間違いありません。

退職日が近くなるにつれ挨拶回りや引継ぎなど大変忙しくなってしまいますが、挨拶メールも手を抜かずにしっかりと作成しましょう。そうすることで、立つ鳥跡を濁さずという言葉の通り良い人だったという印象を残せます。

退職の挨拶メールまできちんと作成し、円満退職を目指しましょう。

 

転職エージェントである株式会社ギークリーでは退職についてのアドバイスも行っております。

転職や情報収集をお考えの方はお気軽にご相談ください。

 

まずはキャリアの相談をしてみる

この記事の監修者

ギークリーメディア編集部

主にIT・Web・ゲーム業界の転職事情に関する有益な情報を発信するメディアの編集部です。転職者であれば転職市場や選考での対策、企業の採用担当者様であればIT人材の流れ等、「IT業界に携わる転職・採用」の事情を提供していきます。

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