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IT資産管理とは?目的や必要性を解説!人気のツールと導入効果は?事例を元に転職エージェントがご紹介!

多くの企業でIT資産が増え続ける昨今、コンプライアンス違反やセキュリティ対策など、IT資産管理の重要性が高まっています。そこでこの記事では、注目されているIT資産管理について、必要性や目的、選び方などを気のツールとともに詳しくご紹介します。

オフィス、ビジネス

2020年10月21日

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IT資産管理とは

 

チャート、グラフ、資金調達

 

IT資産管理とは、ハードウェアやソフトウェア、周辺機器、記憶媒体、インフラなどIT関連の資産の詳細を把握し管理することをいいます。

例えば社内にあるPCの総数を適切に管理すると、誤って新品を購入してしまうというような間違いが防げ、無駄な経費を使わずに済みます。

また誰も使わなくなったPCに高額のソフトウェアが導入されているという時にもいち早く気が付き対処することができるのです。

このようなケースの他にも、IT資産管理を行うことで未然に防げるトラブルは多く存在します。

いずれにしてもIT資産を目に見える形で管理しておくことが重要であり、それにはIT資産管理ツールの利用が最適です。

IT資産管理を手作業で行っている企業も少なくありませんが、IT資産管理ツールを導入すると管理業務が飛躍的に楽になります。

またセキュリティの強化やコンプライアンス強化としても重宝するでしょう。

 

 IT資産管理ツールの必要性

 

起業、ノートパソコン

 

IT資産とみなされる機器・ツールには以下のようなものがあります。

 

・ハードウェア:PC、サーバー、ストレージなど

・ソフトウェア:システム、ライセンスなど

・周辺機器:プリンター、複合機など

・記憶媒体:USB、メモリーカードなど

 

特にソフトウェアはライセンス・アップデートの購入方法や契約内容がそれぞれ異なり、管理がより複雑でとても手作業では追いつきません。

また大手企業はPCだけでも莫大な数になり、中小企業になると専門知識のあるIT管理者不足で管理ができないということもあります。

管理者の負担も大きいため、IT資産管理ツールを導入してすべてを一元管理するのがベストでしょう。

時間と手間を大幅に削減することができるだけでなく、的確に管理された機器やツールを利用することで通常業務の作業効率も上がります。

 

IT資産管理ツールを導入する目的

 

コンピューター、ノートブック、ラップトップ

 

前述した通り、IT資産ツールを利用し資産を把握・管理することで業務上の負担を軽減することができます。

コスト削減生産性向上従業員のモチベーションアップなどを目的としてIT資産管理ツールを導入する企業は多いでしょう。

しかしそれだけではなく、IT資産管理ツールのコンプライアンス強化とセキュリティ対策に注目している企業も存在します。

資産の把握・コンプライアンス・セキュリティ、それぞれについて詳しくご説明します。

 

IT資産の把握

 

アップル、コンピューター、デスク

 

ソフトウェアは無形固定資産にあたるため、コスト削減の目的だけではなく、会計処理のために利用状況を把握しておかなければなりません。

IT資産管理ツールを利用して常に資産状況を明確にしていれば、社内での不正利用や盗難が起きた場合も察知し資産を守ることができます。

 

コンプライアンス

 

ネクタイ、調整

 

使用しているソフトウェアによってはライセンスの規約を超えた操作が可能なため、違反だとは知らずにインストールしてしまう人がいます。

このような事態に気が付かないままソフトウェア会社によるライセンス利用状況の調査が入ると大変です。

コンプライアンス違反は企業に大きな不利益を与え、大幅なイメージダウンになりかねません。

未然に防ぐためにはIT資産管理ツールを使用し社内全体で適切な利用状況を保つ必要があります。

特に従業員数が300人を超えるような大手企業では、IT資産管理ツールなくしてコンプライアンス遵守を強化することは難しいといえるでしょう。

 

セキュリティ対策

 

セキュリティ、保護、アンチウィルス

 

現在社内で利用しているすべてのハードウェア・ソフトウェアの状況を把握することができなければ、万全なセキュリティ対策は行えません。

社内のPCが全てウィルス対策ソフトを導入しているか、アップデートをしているかなどを人力で確認していると時間や労力をかなり消耗します。

しかしIT資産管理ツールなら、こういった際はシステム管理者がすべてのPCを同時にアップデートさせることが可能です。

またUSBやスマートフォンを利用してデータを外部へ持ち出さないよう、接続するデバイスを検知するなどの処置もとれるようになります。

セキュリティ対策だけでなく情報漏洩に関しても一役買ってくれるのです。

 

IT資産管理ツールの効果

 

生徒、キーボード、タイピング

 

ここではIT資産管理ツールの具体的な効果をみていきましょう。以下の4つについてご説明します。

 

・ 一元管理機能

・一括操作機能

・操作ログ・アクセス制限機能

・棚卸をスムーズにする

 

一元管理機能

 

シンガポール、ウェブ、ネットワーク

 

一元管理機能についてはこれまでも軽く触れていますが、IT資産管理ツールのベースともいえる機能なので詳細をご紹介します。

システム管理者のPCにIT資産管理ツールを導入すると、社内で使用しているすべての端末・OA機器の状況を把握することが可能です。

端末のOS情報インストール済みソフトウェア情報セキュリティ状況などがシステム管理者のPCだけで確認・監視できるため非常に便利です。

管理者の責任は増しますが、無駄な投資がなくなり資産運用がスムーズに行えるようになります。

 

一括操作機能

 

アップデート、メディア活動、ブログ

 

IT資産管理ツールは一元管理が行えるだけでなく、社内の全ての端末のアップデートやインストールを同時に行うことができます。

同時に行うとは、PCの更新やアップデート用のファイルをそれぞれの端末に配り、予定日時に実行するような形です。

そうすることで膨大な数のPCに1台ずつインストールする必要がなくなり、どの端末も最新の状態となるため社内間のやり取りも円滑になります。

IT資産管理ツールによっては、ファイル配布時におこりかねないネットワークへの負担を緩和するシステムを装備した製品もあり大変便利です。

 

操作ログ・アクセス制限機能

 

インターネット、サイバー、ネットワーク

 

IT資産管理ツールを使用すると操作ログを取得することができるため、不正が発覚した際には追跡し対象を突き止めることが可能です。

また特定のPCのみに不当なアクセスを検知した場合でも、遠隔操作で個別にアクセスを拒否することができます。

緊急性の高いトラブルや個別に起きたトラブルにも臨機応変に対応可能なため、高いセキュリティ効果が見込めます。

 

棚卸しをスムーズにする

 

電卓、計算、保険

 

IT資産管理ツールを導入していると、対象の端末が自社のものなのか、リースのものなのかなどがひと目で分かります。

またデスクやコード類などの細かな資産のチェックが簡単に行えるため手間のかかる棚卸し時に便利です。

 

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IT資産管理ツールの選び方

 

プロッタ、大判プリンタ、プリンタ

 

IT資産管理ツールを選ぶポイントは以下の4つです。

 

・課題を明確にする

・セキュリティポリシーを確認

・Macを使用の場合は対応の可不可を確認

・予算に合わせる

 

まずは自社の課題を明らかにし、それに対応したサービスのあるIT資産管理ツールを選びましょう。

コストの削減が目的なのか、セキュリティの強化が目的なのかなど、何を第1目的にするのかによって選ぶツールは変わってきます。

特にセキュリティ強化が目的の場合には、自社のセキュリティポリシーと合致するかを事前に確認しておく必要があるため注意してください。

またMac使用率の高い企業の場合は、購入を検討しているツールがMacにも対応しているかチェックする必要があります。

Windowsのみの場合は基本的に心配ありませんが、Windows10使用者は念のため確認しておきましょう。

予算はどのツールも大きな差はありませんが、比較的クラウド型が手頃かつ手軽に導入できるようです。

 

人気のIT資産管理ツール3選

 

スマートホーム、家、テクノロジー

 

ここからは、人気のIT資産管理ツールをご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に合った製品を探してみてください。

 

IT’s Cloud

 

低コストが魅力のクラウドサービスです。メンテナンスやサーバーを導入する必要がないため手軽にIT資産管理をはじめられます。

価格:初期導入料金は45,000円(税抜)~です。月額の場合は1台680円(税抜)になります。

 

System Support best1(SS1)

 

2,200社以上が利用する長年人気のソフトウェアです。

専門スタッフが手厚くサポートしてくれる他、無料トライアルもあるためITに詳しい管理者がいない企業でも安心して始められます。

価格:クライアントライセンス数により変動します。基本機能のみ搭載の参考価格は100台導入で50万(税抜)です。

 

L2Blocker

 

特にセキュリティ対策に強いシステムです。シンプルな仕様で導入が簡単なためシステム管理者が扱いやすいでしょう。

価格:オンプレミス版は14万~(税抜)、クラウド版は月額3,000円~です。

 

IT資産管理ツール導入事例

 

紙、ビジネス、金融

 

ここからは実際にIT資産管理を行っている企業事例のご紹介です。

人気のIT資産管理ツールとしてご紹介したSystem Support best1(SS1)の公式サイトを参考にしています。

参考サイト:IT資産管理ソフトSystem Support best1(SS1)

 

西松屋

 

西松屋はより正確な状況把握、コンプライアンス遵守の徹底、ウィルス感染防止などの理由からIT資産管理ツールを導入しています。

店舗は全国各地に点在していますが、System Support best1(SS1)のリモートインストールを使用し全店舗への導入は滞りなく完了しました。

結果、デジタルカメラやUSBなどの私物の利用や、禁止ツールの不正使用を防ぐことができるようになるなど成果をあげています。

 

安藤ハザマ

 

安藤ハザマは合併後のIT資産管理法統一などの目的でIT資産管理ツールを導入しています。

結果、IT資産の可視化が可能になり、無駄のない資産管理が行えるようになりました。

またIT資産管理の様々なツールを活かしてセキュリティ対策を強化することに成功しています。

 

トヨタホーム株式会社

 

トヨタホーム株式会社は、Excel等での人力による資産管理を行なっていたため、変革の目的でIT資産管理を導入しています。

結果、効率が上がり管理者の負担を軽減することができました。

また資産を明確に把握できるようになったため、必要な部署に必要な機器を割り当てることが可能となり適切な資産の運用ができています。

 

まとめ

 

ノートパソコン、モックアップ、グラフィックタブレット

 

組織や企業が所持しているハードウェアやソフトウェアなどのIT関連の資産を適正に管理すると多くのメリットが得られます。

業界問わずIT化が進む中、IT資産管理ツールは能率的で快適なビジネスをサポートするアイテムとして欠かせないものとなっていくでしょう。

同時に資産管理やツールの運用ができる人材が求められます。

IT資産管理に携わり「企業」という大きな組織に貢献したい方は、ぜひ転職エージェントにご相談ください。

 

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