内定承諾メール例文一覧！保留後の対応など転職の場合のルールは？

平均年収UP額7878万円!※2024年
2月時点 7878 ※2024年2月時点

内定承諾メールのマナー

内定承諾メールを送る際に守りたいマナーは次の5つです。

・内定通知がメールならメールで返信する
・返信は24時間以内に
・件名や内容は残す
・面接日と氏名を記載する
・返信の返信をするなら簡潔に

以下、それぞれ詳しく解説します。

内定通知がメールならメールで返信する

内定通知をメールで受け取った場合は、返信もメールで行うのが基本的なマナーです。

文面が残ることで、企業側が内容を確認しやすくなります。誤解や情報の抜け漏れを防ぎ、双方にとって円滑なコミュニケーションを取るためにも、内定承諾メールを送るようにしましょう。

電話で内定の承諾を伝えたい場合でも、メールで改めて承諾の意思を伝えることが大切です。

返信は24時間以内に

内定通知には、24時間以内に返信するようにしましょう。

迅速に返信することで企業に対して誠実な印象を与えられるためです。返信が遅れると、企業側に不安や不信感を与えかねません。

マイナスイメージにならないためにも、通知を受け取ったら即座に対応するよう心がけましょう。

すぐに返信できない場合でも、少なくとも受信した旨を伝えるメールを送信することが大切です。

件名や内容は残す

内定通知メールへ返信する場合は、件名や本文を変更せずそのまま残すのがマナーです。

件名や本文を残すことで、企業側が内容を把握しやすくなるだけでなく、確認作業を簡略化できるうえ、誤解による不必要なトラブルを防げます。

なお、件名は何も変更しなくても構いませんが、わかりやすいように趣旨を追記する形でもよいでしょう。

また、本文は引用符付きでそのまま残すことで、自分が内定通知を受け取った事実を明確にできます。

面接日と氏名を記載する

面接日と氏名を記載することで、採用担当者が応募者を正確に特定できます。

企業が複数の応募者に同時に対応している場合でも、混乱を避けられるでしょう。

また、氏名はフルネームで記載し、かつ署名欄にも記載することで、メールの信頼性を高められます。

誤解の防止と信頼性向上のためにも、必ず面接日と氏名は記載しておきましょう。

返信の返信をするなら簡潔に

内定承諾メールへ返信があっても、基本的にはさらに返信する必要はありません。

返信の返信をする場合は、「いただいた内定通知について承諾いたします」など短い文での意思表示にとどめましょう。

短い文で簡潔にまとめることで、採用担当者が迅速に内容を把握できることはもちろん、誠実かつ礼儀正しい印象を与えられるでしょう。

内定承諾メールの構成と注意点

内定承諾メールは、次のような構成が望ましいでしょう。

①宛名
②お礼
③内定承諾の意思と入社後の意気込み
④連絡事項や質問
⑤署名

以下、それぞれの注意点もふまえて解説します。

①宛名は省略しない

内定承諾メールを作成する場合、宛名を正確に記載することが大切です。誤って記載すると、「弊社に敬意を払っていないのでは？」と捉えられかねません。

特に、企業名や部署名、担当者名は正式名称で正確に記載しましょう。担当者名が不明な場合は、「採用担当者様」「採用ご担当者様」などと記載します。

「ビジネスマナーに欠けている」「弊社に敬意がない」とマイナスイメージを与えないためにも、きちんと記載するよう注意しましょう。

②選考と内定通知に対するお礼を伝える

宛名を記載した次は、内定通知を受け取ったことへの感謝を述べることが基本です。

感謝の気持ちを伝えることで、企業への敬意を示せます。

「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」など丁寧な表現が適切です。長文になりすぎないよう、簡潔にまとめることも忘れないようにしましょう。

③内定承諾の意思と、入社後の意気込みを伝える

内定通知への感謝の次は、内定承諾の意思を明確に伝えます。

「謹んで貴社からの内定をお受けいたします。」など、内定承諾の意思を明確に示しましょう。

その際、入社後の意気込みも併せて伝えることで、企業に貢献したいという前向きな姿勢をアピールできます。

「入社後は一日も早く戦力となれるよう努力して参ります。」など熱意を伝える決意表明が望ましいです。

④連絡事項や質問があれば簡潔に記載する

内定承諾の意思を伝えた後は、必要に応じて連絡事項や質問を含めることも可能です。

「入社日について確認させていただきたい点があります。」などと簡潔に記載し、その後不明点や疑問点を明確に記載しましょう。

質問内容は、具体的かつ要点を絞って簡潔に記載するなどの工夫で、迅速に対応できるよう、不明点と求める答えが理解しやすい文章を心がけましょう。

⑤署名

メールの最後には、必ず署名を記載します。氏名だけでなく、電話番号やメールアドレスなどの連絡先情報も含めましょう。

情報をもれなく正確に記載することで、採用担当者の確認作業を短縮できます。また、折り返し連絡が必要な場合もすぐに対応することが可能です。

署名部分をフォーマット化できるメールソフトも多いため、ビジネスメールとしての信頼性を高めるためにも設定しておくとよいでしょう。

内定承諾メールの例文

ここからは、ケース別に内定承諾メールの例文をご紹介します。該当する例文を参考にしましょう。

確認事項が特にない場合

確認事項がない場合の内定承諾メールは、簡潔で丁寧な内容が求められます。以下のような文面が適切です。

内定承諾の意思を明確に伝えることが重要です。また、入社後への意欲を簡潔に述べることで、採用担当者に好印象を与えられます。

余計な情報を加えず、感謝と承諾の意思をしっかり伝えることがポイントです。

質問などがある場合

質問事項がある場合は、内定承諾を前向きに検討している旨を伝えつつ、具体的な質問内容を記載します。以下はその例です。

質問内容は具体的に記載しましょう。

また、「前向きに検討している」という表現を使うことで企業側への配慮を示せます。

内定承諾書の添付がある場合

企業から内定承諾書の提出を求められた場合は、書類を添付する旨を明記したメールを送ります。以下はその例です。

添付ファイルには「内定承諾書」など具体的な名称と部数を明記し、相手側が確認しやすいよう配慮しましょう。

また、「必要書類等ございましたらご教示ください」と一言添えることで、柔軟性や丁寧さを示せます。

内定承諾前に確認したいこと

内定承諾メールを送る前に次の項目を確認しておきましょう。

・未確認事項はないか
・他社の選考状況
・現職の引継ぎや退職日は問題ないか

以下、それぞれ詳しく解説します。

未確認事項はないか

内定承諾前には、提示された労働条件や雇用内容に未確認事項がないかを慎重に確認することが重要です。不安要素をクリアにすることで、内定承諾後の後悔を防げます。

企業から提示された労働条件通知書や内定通知書が、求人票や面接時の説明と一致しているかを確認しましょう。

特に、給与や賞与、残業手当などは入社後の生活に直結するため、曖昧な点は必ず確認が必要です。

また、勤務地や異動の可能性、雇用形態なども、自分の希望と企業側の提示内容が一致しているかを確認しましょう。

【あわせて読みたい】内定承諾前に確認したいことはこちら⇓

転職で内定承諾前に確認すること一覧！入社前に聞いておくべきことは？

内定承諾前に確認はなぜ必要？  内定をもらうと、「やっと転職活動が終わる」という安心感とともに「本当にこの会社でよいのだろうか」「条件面で確認不足はなかっただろか」という不安を感じてしまう...

他社の選考状況

内定承諾前には、自分が受けている他社の選考状況も把握しておくことが重要です。

他社選考状況を整理することで、納得のできる決断を下すことができます。複数の企業から内定をもらっている場合は、それぞれの条件を比較して最適な選択肢を選びましょう。

企業によっては内定承諾期限を設けている場合もあるため、他社選考結果を待つ必要がある場合は人事担当者に正直に伝えることが重要です。

現職の引継ぎや退職日は問題ないか

現職に在職しながら転職活動している場合は、引き継ぎ業務や退職日についても事前に計画を立てる必要があります。

退職日は現職の就業規則で定められた期間を守りつつ、上司や関係者と相談して具体的な日程を決めましょう。

準備を怠ると、引継ぎが不十分で後任に迷惑を掛けてしまったり、退職後も確認の連絡対応に追われる可能性があります。そのため退職日から逆算して慎重に計画することが大切です。

また、有給休暇の消化も視野に入れながら、退職日と新しい会社への入社日を無理なく設定しましょう。

【あわせて読みたい】内定承諾に迷った時の対処法はこちら⇓

内定をもらったけど迷う！内定を承諾するか悩んだときの判断軸と対処を解説

ケース別！内定をもらっても承諾を迷った時の対処法  内定を承諾するか決断できない場合 転職活動で内定を獲得しても内定を承諾するか決断できない場合は、改めて正しい判断軸を持つことをおすす...

内定を保留したい場合の対応は？

もしも内定を保留にしたい意向がある場合は、できるだけ早く次の対応をとることをおすすめします。

以下、対応の参考にしましょう。

メールではなく電話で理由と期限を伝える

内定を保留したい場合は、メールではなく電話で直接企業に連絡するようにしましょう。電話の方がより感謝や誠意を伝えられ、信頼感を高めやすいためです。

電話の内容は、まず内定をいただいたことへの感謝を伝えましょう。

「他社の選考結果を待っている。」「勤務地や条件についてもう少し検討したい。」など、正直に理由を伝えることで、企業側の理解を得やすくなります。

その後、「〇月〇日までにお返事いたします。」と具体的な回答期限を述べ、了承を得ましょう。

保留後の承諾は、回答に時間をもらったお礼を伝える

内定保留後に承諾する場合は、まず回答を待っていただいたことへの感謝を伝えることが大切です。

「ご多忙の中、お時間をいただき誠にありがとうございました」などの言葉で感謝を伝えましょう。

その後、内定承諾の意思と入社への意欲を記載します。

「貴社で働けることを大変嬉しく思います。一日でも早く貢献できるよう努力してまいります。」などと具体的な抱負を加えることで、採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

内定保留後の承諾メール例文

以下は、内定保留後に承諾の意思を伝える際のメール例文です。感謝の気持ちや誠意を込めつつ、簡潔でわかりやすい内容にまとめています。

感謝の気持ちを丁寧に述べるとともに、次のステップについても確認する姿勢を示すことで、改めて入社意欲の高さを伝えましょう。

好印象でスタートを切るためにマナーを守ったメール返信を

内定承諾メールは、入社前の企業との円滑なコミュニケーションを図るための重要な機会です。基本的なマナーを守りつつ、迅速かつ丁寧に対応することで、誠実な印象を与えられます。

また、内定承諾前には労働条件や他社選考状況を慎重に確認し、不安要素を解消してから意思表示を行うことが大切です。

丁寧さと正確さを意識した内定承諾メールで、良好なスタートを切りましょう。

「エンジニアとして上流工程に携わりたい」

「IT業界に転職して年収を上げたい！」

「もっとモダンな環境で働きたい！」

などのキャリアのお悩みは是非、「IT・Web業界の知見が豊富なキャリアアドバイザー」にご相談ください！

IT特化の転職エージェントのGeekly（ギークリー）なら、専門職種ならではのお悩みも解決できる専任のキャリアアドバイザーがカウンセリングから入社後まで完全無料で全面サポートいたします！

転職しようか少しでも悩んでいる方は、お気軽に以下のボタンからご相談ください。