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PMOの役割は何?具体的には何をやるの?基礎知識から解説します!

最近、IT業界を中心に話題の「PMO」という単語をご存知でしょうか?IT業界に限らず、多くの業種でも有効的に活用できる内容となっており、業務の効率化、スムーズな問題解決の実現に役立つようです!そんな「PMO」に関しての基礎知識等をまとめてみましたので、この機に理解を深めてみてはいかがでしょうか?

2019年1月30日

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PMOの概要

 

 

そもそもPMOとは?

 

PMOは、正式な名称である「Project Management Office」を略した言葉で、日本語で直訳をすると、「プロジェクト管理事務所」という訳になります。正式名称や直訳した日本語を見ただけではどんな物なのか全くイメージがつきませんよね?ですので、もう少し読み解いてイメージすると、進められている計画(Project)を管理(Management)する事務所(Office)というイメージが一番近いかと思われます。

また、ここでいう計画というのは、会社や組織で進められている複数の業務計画のことを指しています。ですので、PMOというのは、進められている複数の業務計画を取りまとめる部署やシステム等を指し示す呼称になります。

 

PMOの役割

 

 

PMOを役割という観点で掘り下げていくと、大きく分けて3種類の役割に分類することができます。それぞれの役割で担当する内容も異なりますので、どのような役割があるのか?という点と、簡単な業務内容を併せてご紹介をいたします。

 

PMOアドミニストレーター(PMO事務)

 

進めているプロジェクトに関係した業務の、過程や業務工程をスムーズに進める為の業務を執り行うのが、PMOアドミニストレーターの主な役割です。また、役割的に事務的な作業を担当することが多い為、PMO事務と呼ばれることもあります。

具体的な業務例としては、各チーム間や協力している外部メンバー間の情報共有、関係者間の会議の調整、チームメンバーの勤怠+稼働状況の管理、経費の処理、といった項目が挙げられます。

 

PMOエキスパート

 

進めているプロジェクトに関するスケジュールの作成や、現場の環境改善等の役割を担当するのが、PMOエキスパートです。

また、PMOエキスパートの主な業務は、大きく分けて5種類に分類されることが多いです。下に分類と主な業務内容を記載しておきますので、こちらもチェックしてみてください。

 

・プロセスの分析業務

プロジェクトのスケジュール作成や調整、業務の進め方の指示や改善、業務工程の標準化や文書化といった業務等

 

・情報の分析業務

プロジェクトで出された案の可否を決める為に必要な基準の設定や改善、プロジェクトに必要な情報の収集方法や情報化方法の確立、プロジェクトの成果の見える化等

 

・ツールの分析業務

関係者が使用するツール等の作成や改善、作成したツール等の使い方の指示や教育または使用の定着化等

 

・ビジネスの分析業務

プロジェクトの顧客や取引先からの要望等のヒアリング、ヒアリングした内容をプロジェクトのチームメンバーと共有、プロジェクトの顧客や取引先の満足度確認、満足度の現状維持・向上等

 

・人材開発に関する業務

プロジェクトのチームメンバーへのマネジメント教育の実施、熟練度の低いチームメンバーや若手メンバーの成長支援、チームメンバーのサポート等

 

PMOマネジャー

 

 

プロジェクトでPMO活動を行っているメンバーの管理や教育といった業務を執り行うのが、PMOマネジャーの主な役割です。また、PMOのチームメンバーの管理を行う役割の為、PMO内では上位の位置関係になることがほとんどです。

具体的な業務例としては、PMO活動の進捗確認や予算管理、PMOのチームメンバーの勤務状況の確認や教育、といった項目が挙げられます。

上で紹介した役割がPMOの主な役割になります。チームメンバーの人数やプロジェクトの内容によって異なりますが、上で紹介したそれぞれの役割ごとに担当メンバーが割り振られることもあれば、いくつかの役割を1人のメンバーが兼ねて担当するケースもあります。

 

PMOを導入するメリット① 問題の見える化

 

 

問題の早期発見と対策が可能になる

 

現場の管理が適切になされていないと複数人で業務を進めていても、問題が発生したことを当事者のみが把握していて、解決が先送りになってしまう、といった事例も発生します。中には、その問題が未解決のままプロジェクトが終了し、後になってその点をクライアントに指摘された、という恐ろしいケースもあるようです。

こんなことを当たり前の様に続けていれば、顧客や取引先からの評価が低下し、契約の打ち切りになってしまう恐れも十分に考えられるでしょう。ですが、PMOを導入するとプロジェクトを進める上で発生した問題を容易にチェックできるようになり、問題の早期発見+チームメンバー間での共有が可能になります。

また、発生した問題に対しての対策+立案をPMOメンバーと協力して行うことで、問題をスムーズに解消することができますので、上記のような事例の発生を未然に防ぐことができるのです。

 

PMOを導入するメリット② 習熟度のバラツキが減る。

 

 

特定の人への負荷の集中が無くなる

 

人には得手不得手があり、個人によって習熟度にもバラツキが有ります。その状況を放置したまま業務を進めると、同じ業務時間の中で作業をする関係上、自然と業務が得意な人に割り当てられる業務量が増えることになり、その人の負担が高くなってしまう可能性があります。

そうした場合、もし習熟度の高い人が何らかの理由で業務を行えなくってしまった際に、プロジェクトの進行速度が下がってしまう恐れがあります。それだけならまだしも、実はその人にしかできない作業工程がある、なんてことも重なると、その工程に関しては完全にストップしてしまう、という最悪のケースにも繫がりかねません。

上の内容は最悪のケースを想定しているので、そのような状態になることはあまりないかもしれません。ですが、PMOを導入すれば、メンバー間の作業に対する習熟度のバラツキを少なくすることができますので、進行速度の減少を最小限に抑えることが可能です。

また、所定の人しかできない作業を無くす、というのもPMOの役割の一つですので、結果的にプロジェクトに関する作業工程を全メンバー or 複数のメンバーが対応できるようになり、このような問題とは無縁になります。

 

PMOを導入するメリット③ 業務の効率アップ

 

 

スケジュールの進行を効率的に進められる

 

PMOを導入すると、最初に設定されたスケジュールに対して、全体、各チームそれぞれの進捗状況の把握を並行して行うことになります。上記の様な管理を行うことで、プロジェクトの進行に遅延が発生していないか?遅延が発生しているチームがどこか?という点が一目でわかるようになります。

また、進捗に遅延が確認された際、対応人数の割り当て変更や増員、業務時間の延長等の対策を実施するかの判断がしやすくなります。こういった管理や対応を実施することで、プロジェクトの遅延を解消することができる、というのも大きなメリットの一つと言えるでしょう。

 

PMOになる為に必要なもの

 

 

上でもご紹介した通り、導入することで数々のメリットが見込めますので、PMOの導入に関して多少の興味を持たれた方も居られるのではないでしょうか?

そこで、導入を検討されている方や興味が出てきた方たちの為に、PMOの導入に必要な物やスキル等に関してご紹介させていただきます。

 

プロジェクトや契約に関する知識

 

プロジェクト全般の管理や業務工程の改善等を行うには、プロジェクトに関する深い知識を有している必要があります。また、顧客や取引先と顔を合わせる機会もありますので、契約実務に関する知識もあった方がよいでしょう。

 

コミュニケーション能力とビジネスマナー

 

チームや部門を問わずメンバー間の情報共有やスケジュール調整を行ったり、顧客や取引先との会議に出席する場面も多々あります。ですので、コミュニケーション能力ビジネスマナーに関しては必須のスキルといっても過言ではないでしょう。

 

資料作成スキル

 

役割的に資料を作成する業務を行う機会が多いので、Word、Excel、PowerPoint等の文書や資料を作成する為に必要なツールは、問題なく使えるようにしておいた方が良いでしょう。また、効率的に作業を行う為に、ショートカットキーやマクロに関する知識も勉強しておいた方が良いです。

 

資格(必須ではありません)

 

日本PMO協会(NPMO)という、PMOの普及活動を行っている協会がPMOに関する資格として下記の2つの資格を発行しています。

 

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格(PMO認定PJM-A™)

PMOスペシャリスト™認定資格(NPMO認定PMO-S™)

 

上記の資格が無くてもPMOは導入できますが、こちらを取得しておくことでPMOに関する理解がより深まります。費用は発生しますが、資格の勉強や取得試験もオンライン上で対応できますので、PMOを導入する場合は、こちらの資格取得も併せて検討してみてください。

 

まとめ

 

 

ここまでPMOに関する基本的な情報をいくつかご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

記事内で紹介した内容を元に考察すると、

 

人とコミュニケーションを取るのが好きな方や苦にならない方

トラブルが発生した際、冷静に状況分析+対策の立案ができる方

一般的なビジネスマナーを有している方

 

といった方が、PMOに向いている方と言えるでしょう。

PMOは、主にIT業界で導入されることが多いですが、その考え方自体は他の業種でも友好的に活用できます。ですので、今からプロジェクトを開始する、プロジェクトを信仰しているがスムーズに進まない、といった状況にある方は、ぜひ導入を検討してみてください。

クラウドマン

Geekly Media
ライター

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