送信専用アドレスの見分け方！企業の自動送信メールは返信すべき？
この記事では、送信専用アドレスから送られる自動送信メールの見分け方を解説します。選考を受けている企業からのメールが返信すべきものなのか、自動送信メールを送る意図や返信する場合の例文もご紹介するので、見分け方や返信方法の参考にしてください。
目次
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送信専用アドレスの見分け方
送信専用アドレスを見分ける判断材料は、主に次の3つです。
・送信専用アドレスの特徴
・メールヘッダー
・自動送信メールの特徴
選考を受けている企業からのメールに返信すべきか迷う方は、まず見分け方の基準を知っておくと便利です。
送信専用アドレスの特徴から判断する
送信専用アドレスとは、送信者側の設定によって受信者が返信できないメールアドレスのことです。
例えば、問い合わせや注文へのお礼、企業が選考中の応募者に対して送る応募へのお礼などは、送信専用アドレスから送られていることが多いでしょう。
また、システム上の理由から、送信メールと受信メールでアドレスを分けて管理する必要がある場合にも用いられます。
送信専用アドレスは、「noreply@～」という形式になっていることが多い点も特徴です。
メールヘッダーから判断する
メールヘッダーは送信元の情報のことで、主に「表示」メニューの「ヘッダー」や「プロパティ」などの項目をクリックすることで確認できます。
送信専用アドレスから送られたメールには、差出人や宛先、送信時刻、件名の他に以下のようなヘッダーが付いていることがあります。
・Return-Path
・Message-ID
・X-Auto-Response-Suppress
・Precedence: bulk
・Date
・List-Unsubscribe
・MIME-Version /Content-Type
これらのヘッダーが送信元の情報に確認できた場合、送信専用アドレスである可能性が高いでしょう。
自動送信メールの特徴から判断する
自動送信メールとは、あらかじめ設定していた定型文を自動で返信するメールを指します。
Web上で企業に応募した場合、面接の日程を予約する際などに送られてくることが多いでしょう。
事前に日時を指定し、特定の内容のメールに対して自動で返信できるものです。
自動送信メールを見分けるには、先述のような送信専用アドレスであるかどうか確認しましょう。
また「返信不要」などの文言が入っている場合も自動送信メールである可能性が高いです。
選考を受けている企業からのメールが送信専用アドレスから送られた自動送信メールなのか、返信が必要なメールなのかは、アドレスやタイトル、ヘッダーの情報、内容などから見極める必要があります。
例えば日程調整やスケジュール変更など、緊急性の高い内容のメールの場合はできるだけ早い対応が求められます。
そのため、自動送信メールと通常のメールは間違えないよう注意しましょう。
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企業が選考中の応募者に自動送信メールを送る意図
企業が選考中の応募者に対して自動送信メールを送るのは、次のような意図があるためです。
・選考の状況をメールで記録するため
・求職者の不安を軽減するため
以下、詳しく解説します。
選考の状況をメールで記録するため
企業側の意図として、応募者の選考状況をメールで記録することが挙げられます。
就職や転職の応募者をそれぞれ内定まで管理し、状況を把握する方法の1つとして送信専用アドレスからの自動送信メールを活用するケースです。
メールという形で記録を残すことで、複数の担当者や企業全体でわかりやすく状況を管理できます。
求職者の不安を軽減するため
もう1つの企業側の意図は、求職者の不安を軽減することです。
応募や日程調整の希望などの連絡が企業に届いているか、担当者に伝わっているかを確認して、安心してもらう目的でも自動送信メールが活用されています。
応募者にとっても、記録が残ることでスケジュールを管理しやすくなるでしょう。
自動送信メールを送るのは、企業側の配慮でもあります。
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自動送信メールには返信した方が良いの？
ここまでは送信専用アドレスからの自動送信メールの特徴と、送る側の企業の意図について解説しました。
ここからは、実際に受け取った場合に返信する必要性と返信した場合の心証について解説します。
自動送信メールには特に返信する必要はない
結論から述べると、自動送信メールには特に返信する必要はありません。
送信専用アドレスからの自動送信メールの目的は、企業と応募者の双方向で連絡するツールとしてではなく、確認や報告するために使用されていることが一般的です。
そのため、連絡を取り合うための通常のアドレスに加えて送信専用アドレスを設けている企業が大半でしょう。
企業にとっても、すべての求職者から自動送信メールに対する返信を受け取り確認するとなると、必要な工数が増えてしまいます。
返信をすると相手に丁寧な印象を与えることも
自動送信メールへの返信は必須ではありませんが、採用担当者に丁寧な印象を与えることもあります。
一般的には返信されない自動送信メールに返信することで、細かな配慮ができると受け取られるケースもあるでしょう。
ただし、企業の目的は確認と報告であることが多いため、返信する場合であってもお礼と意気込みなど簡潔な文章にとどめることをおすすめします。
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送信専用アドレスからの自動送信メールに返信する際のポイント
ここでは、自動送信メールに返信する際のポイントを3つご紹介します。
・返信は3日以内にする
・件名に用件を記入する
・署名を記載する
以下、それぞれ解説します。
返信は3日以内にする
返信するのであれば3日以内にするようにしましょう。可能であれば24時間以内、遅くても翌日中に返信した方がよりよいです。
メール受信後から日が経てばたつほど、企業側に仕事がルーズな印象を与えてしまう可能性があります。
好印象を与える目的で自動送信メールに返信しようと考える場合は、できるだけよい印象になるよう、迅速に対応するとよいでしょう。
件名に用件を記入する
件名に用件を記入することで、メールを開封しなくても内容確認ができます。
採用担当者にとって、件名から優先度を判断できることは重要ですので件名で内容がわかるよう心がけましょう。
「Re：」を付けたままにしておくことでも、やり取りの履歴があることが伝わりやすくなります。
署名を入れる
メールへ返信する場合は、署名を入れるのもおすすめです。
以下のような項目をメールの最後に追記しましょう。
・氏名
・所属
・連絡先
署名は設定しておくと簡単に挿入できます。
ビジネスメールが多い方、これから増える方はあらかじめ設定しておくと便利です。
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企業から送信される自動送信メールへの返信例
企業の送信専用アドレスから送られる自動送信メールへ返信する際の例文をご紹介します。
「ご確認のご連絡ありがとうございます。面接を楽しみにしております。」
「ただいま応募いたしました、〇〇（所属）の〇〇（名前）です。内容を確認させていただきました。どうぞよろしくお願いいたします。」
「ご連絡ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。」
「次の選考日は〇月〇日とのこと、承知いたしました。当日よろしくお願いいたします。」
「先日は面接の時間を設けていただき、ありがとうございました。結果のご連絡お待ちしております。」
上記を参考に、状況に応じた適切な内容のメールを送信しましょう。
「メールが受信でき、内容が確認できた」という趣旨を簡潔に伝えることが大切です。
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ビジネスマナーを守ったメール対応を心がけよう
企業は、コミュニケーションの目的ではなく、確認や報告のために送信専用アドレスを作り、自動送信メールを送付しています。
返信することによって丁寧さが伝わることもありますが、返信は必須ではありません。
ただし、通常のメールに対してはビジネスマナーを遵守した対応が求められるため、しっかりと見極めましょう。
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この記事の監修者
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【国家資格保有】キャリアアドバイザー 小峰涼平
5年間インフラエンジニアとして新規顧客提案や既存顧客への提案〜運用保守業務を経験。業務を行う中で人材業界へ興味を持ち、22年1月国家資格キャリアコンサルタントを取得。現在、資格を活かしキャリアアドバイザーとしてエンジニアの転職支援を行っております。
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