内定辞退メール例文集！転職で他社内定を失礼なく伝える方法は？

内定辞退メールの基本マナー

 

 

転職活動において、メールで内定辞退の連絡をすることは問題ありません。

ただし、しっかりとマナーを守ってメールを送るようにしましょう。

 

・内定辞退は必ず連絡する
・採用担当者への連絡は1週間以内
・メール後に返信がなければ電話もする

 

上記のマナーについて解説します。

 

内定辞退は必ず連絡する

 

他社との兼ね合いで内定辞退を決意した場合は、かならず連絡をしましょう。気まずい、気が重いと感じるかもしれませんが、内定辞退は失礼にはあたりません。

ただし、誤った伝え方をしてしまったり、心苦しいからと後回しにすることで迷惑をかけてしまうことがあります。

近年、電話ではなくメールでの内定辞退連絡が増えました。

相手方が電話対応できる時間帯などに考慮する必要がない分、マナーとして内定辞退を決意した段階で連絡を入れるようにしましょう。

仕事の都合上、内定辞退した企業と関わる可能性もあるため、誠実な対応が必須です。

 

採用担当者への連絡は1週間以内

 

内定辞退の連絡は、内定の通知から1週間以内が目安です。ただし企業から内定承諾までの期間について知らされていた場合は、その期間内に連絡しましょう。

できるだけ早い段階で内定辞退を知らせることで、企業にかかる負担が少なくなります。

内定を辞退することは失礼にはあたりませんが、配慮は必要です。

また、メールは採用担当者宛てに送りましょう。

もしも内定を保留したい場合は延長を希望する期間と理由を明確に伝え、誠実に対応する必要があります。

 

【あわせて読みたい】内定保留について詳しくはこちら⇓

 

メール後に返信がなければ電話もする

 

内定辞退のメールに対して何も反応がないようであれば、念のため電話連絡もしておくと安心です。

採用担当者が忙しい時期であればメールが埋もれて見落としてしまう、休暇と重なってしまうなどの可能性も考えられます。

確認の電話をする際は「メールを送らせていただいた○○です」と名乗り、メールが不備なく届いているか確認しましょう。

もしも届いていない、まだ確認していないとのことであれば、改めて「内定のご連絡をいただきありがとうございました。大変申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」と要件を述べます。

確認の電話を入れるタイミングの目安は、メール送信してから翌営業日の午前中に連絡が来なかった場合です。

返信を待たず、メール送信後すぐ電話する方法もあります。メール送信の当日中に電話することでより丁寧な印象を与え、誠意を伝えることができるでしょう。

ただし電話をする場合は、業務開始後と終了前の1時間や昼休憩の時間を避けることもマナーです。

 

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メールで内定辞退する際の構成と注意点

 

 

ここからは、転職活動においてメールで内定辞退する場合の文章の構成と各注意点を解説します。

 

・件名
・内定連絡と面接時のお礼
・内定辞退の趣旨と理由
・メールで連絡したことに対するお詫び
・締めの言葉
・署名

 

上記の構成が簡潔に伝わりやすく、おすすめです。

 

①内定辞退の意思は件名で伝える

 

内定辞退という本題は、件名に入れましょう。ビジネスマナーにおいて、メールの件名は内容を一目で把握してもらうための見出しです。

以下のような書き方が失礼がなく、わかりやすいでしょう。

 

 

このように件名で内容が判断できれば、採用担当者はメールを開く前に要件を把握でき、丁寧な印象を持ってもらいやすいです。

 

②内定連絡と面接時のお礼を伝える

 

内定辞退メールの冒頭では、まずお礼を伝えましょう。

以下、例文です。

 

 

冒頭では、内定連絡をもらったことと面接時のお礼が伝えられるとよいでしょう。

 

③内定辞退の趣旨は明確に、理由は簡潔にまとめる

 

内定辞退の意思は、明確に示しましょう。

失礼にあたるのではないかと曖昧な表現にしてしまうと、相手に辞退の意思が明確に伝わらずにトラブルに発展してしまう可能性があります。

以下、例文です。

 

 

内定辞退の理由については、上記のように簡潔なもので問題ありません。「一身上の都合により」「他社の内定を承諾することとなり」など、差し障りのない表現を用いましょう。

また、「誠に恐縮ですが」「大変申し上げにくいのですが」といったクッション言葉を使うことで、伝えづらい内容をより和らげることができます。

 

④メール連絡に対するお詫びを伝える

 

本来は対面、もしくは電話で伝えるべきところをメールでの連絡になった旨、一言お詫びを添えるとより丁寧な印象になるでしょう。

 

 

このような一文があると、採用担当者への配慮が感じられます。

 

⑤締めの言葉

 

内定辞退メールの場合も、一般的なビジネスメールの締めの言葉を加えましょう。

 

 

締めの言葉はこのような定型文で差し支えありません。

また、最後は署名を入れるのもマナーです。

 

 

 

 

【パターン別】内定辞退メールの例文集

 

 

転職理由は人によってさまざまですが、内定辞退したい理由もそれぞれあるでしょう。

ここでは、内定辞退メールの例文を理由別にご紹介します。

 

・他社内定を理由に辞退したい場合
・能力不足を理由に辞退したい場合
・現職に残ることを理由に辞退したい場合
・理由に触れずに辞退したい場合
・転職エージェントに内定辞退を伝えたい場合

 

それぞれの例文ごとのポイントも参考にしましょう。

 

他社内定を理由に辞退したい場合の例文

 

 

他社の選考状況については、面接の途中で確認が入ることもあるでしょう。

すでに選考状況を伝えていた場合は、「他社とのご縁をより強く感じたため」「同時に出ていた他社の内定を受けることにしたため」という理由が納得感が高いです。

 

能力不足を理由に辞退したい場合の例文

 

 

内定の連絡を受け、改めて自身のスキルや経験と照らし合わせて慎重に内定辞退を選択したという趣旨が伝わるようにしましょう。

入社後にミスマッチが発覚して早期離職に繋がってしまうことは、企業にとってもデメリットです。検討を重ねた結果であると伝われば、誠意を感じてもらいやすいでしょう。

 

現職に残ることを理由に辞退したい場合の例文

 

 

退職の意思表示を受け、現職側で対策を講じた結果、希望が通り転職の必要がなくなるケースもあるかもしれません。

今後の企業との関係も考え、必要性を感じる場合は重ねて電話でも連絡しておく方が望ましい場合もあります。

 

理由に触れずに辞退したい場合の例文

 

 

内定辞退の連絡は「一身上の都合により」という理由でも差し支えありません。

その場合、企業から「今後の参考に」と詳しく理由を尋ねられることがあるため、理由を考えておくことをおすすめします。ただし伝えられる範囲で問題ありません。

また、労働条件などに関する話が面接で出ていると新しい条件提示がされ、内定辞退の再考を求められることもあるでしょう。

その場合、「自身の将来を熟考した結果」「適性を踏まえて慎重に検討した結果」といった伝え方も可能です。

 

転職エージェントに内定辞退を伝えたい場合の例文

 

 

転職エージェント経由の転職活動で内定が出た場合は、転職エージェントに連絡をしましょう。

その際に、転職エージェントに辞退の意思だけでなく理由も伝えておくとトラブルを防げるだけでなく、その後の転職活動がスムーズに進みやすくなります。

「社風と自身の価値観に不一致を感じた」「転職活動を通してキャリアパスに変化が生じた」「最終面接で条件面の食い違いがあった」など、転職エージェントには理由を正直に伝えましょう。

 

 

 

内定辞退に関するよくある質問

 

 

転職活動における内定辞退については、次のような疑問や不安の声が多いようです。

 

Q.他社内定の都合は企業に伝えてもよい？
Q.内定辞退はメールだけでもよい？
Q.内定辞退メールに返信が来なかったら？
Q.内定辞退メールへの返信に返信は必要？
Q.内定辞退後に再応募は可能？

 

以下、詳しく解説します。

 

Q.他社内定の都合は企業に伝えてもよい？

 

A.内定辞退の理由について、他社の選考状況を伝えることは問題ありません。

 

企業に採用の意思があった場合、面接の途中でも他社の選考状況について尋ねられることがあるでしょう。

この時すでに他社との兼ね合いを企業が把握していれば、内定辞退の理由として納得感を持ってもらいやすいです。自身で熟考を重ねて出した結果であると誠実に伝えましょう。

ただし、面接で選考状況に関する質問に対して「御社が第一志望です。」と回答していた場合は矛盾が生じてしまうため、内定辞退は別の理由にすることをおすすめします。

 

転職活動で複数の企業への選考を並行して進めたい方は、転職エージェントのサービスが役立ちます。

転職活動全般のスケジュール調整だけでなく、採用担当者との条件交渉や内定辞退の連絡などもサポート可能です。

 

 

Q.内定辞退はメールだけでもよい？

 

A.内定辞退の連絡は、メールのみでも構わないとする企業が増えています。

 

従来は電話連絡が一般的でしたが、メールは電話のように即時手を止めて対応する必要がない、記録が残るといった企業にとってもメリットが多い連絡手段です。

内定辞退を口頭で伝えたいという気持ちが伝わる真摯な文面であれば、失礼だとは捉えられないケースが多いでしょう。

電話も加えるとより丁寧な印象になるためおすすめではありますが、メールでの内定辞退に多くの企業は一定の理解を示しているのが現状です。

 

Q.内定辞退メールに返信が来なかったら？

 

A.翌営業日の午後まで連絡がなければ電話で確認の連絡をしましょう。

 

内定辞退メール送信後すぐに電話をしない場合は、翌営業日の午前中いっぱいは連絡を待ちましょう。その後、午後の忙しい時間帯を避けて採用担当者に電話することをおすすめします。

先方の確認漏れによるトラブルを未然に防ぐためにも、メールに対してリアクションがない場合は電話することも大切です。

 

Q.内定辞退メールへの返信に返信は必要？

 

A.返信内容が「承諾」であるなら、さらに返信は必要ありません。

 

やり取りが長引いても採用担当者の負担になってしまう可能性があります。

ただし、内定辞退の理由について尋ねる内容であった場合は、答えられる範囲で答えましょう。内定辞退のメールに対して電話がかかって来た場合も同様に、できるだけ対応するのがマナーです。

 

Q.内定辞退後に再応募は可能？

 

A.再応募は可能ですが、よいイメージを持たれない可能性も考慮する必要があります。

 

内定辞退した記録は企業に残ります。そのため、マナーを守って内定辞退しているかどうかは確認されるでしょう。

また、内定辞退したにもかかわらず再応募した納得できる理由が求められる点に注意が必要です。

企業によっては再応募に規定を設けている場合もあるため、応募前にかならず確認しましょう。

 

【あわせて読みたい】内定辞退後の再応募について詳しくはこちら⇓

 

 

 

マナーを守って気持ちよく転職活動を進めよう

 

 

転職活動では複数企業への選考を同時進行するケースが多く、内定辞退の必要に迫られることも珍しくないでしょう。

気が重いからと連絡を遅らせてしまうと、思わぬトラブルを招きかねません。できるだけ早く、マナーを守って真摯に対応しましょう。

内定辞退の連絡や条件交渉といった、転職活動において負担がかかる工程も転職エージェントがサポートいたします。よりスムーズに転職を成功させたい方はぜひ一度ご検討ください。

 

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