選考辞退メール例文！合わない・他社内定の伝え方や電話での断り方も

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選考辞退の基本マナー

選考を辞退すると決意しても、円満な関係維持のために企業の採用活動の背景を理解し、敬意を払った行動を心がけることが大切です。

選考辞退する際に、必ず押さえておきたい基本マナーは次の4つです。

• ・辞退を決めたらすぐに連絡する
• ・連絡手段はメールと電話どっち？
• ・無断辞退は絶対に避ける
• ・理由は「一身上の都合」で問題ない

以下、それぞれ詳細に解説します。

辞退を決めたらすぐに連絡する

選考辞退を決意したら、一日でも早く、可能な限り迅速に連絡しましょう。

企業は採用計画に沿って、多くの候補者の中から選考を進めています。ひとり辞退することで、他の候補者に連絡したり、新たな募集を開始したりする必要が生じます。

連絡が遅れるほど、企業側の採用活動に与える影響は大きくなり、迷惑をかけてしまいかねません。

選考の機会をいただいたことへの感謝と、相手への配慮を示すためにも、決断後すぐに連絡する誠実な姿勢が大切です。

連絡手段はメール

連絡手段は、基本的にはメールで問題ありません。

メールであれば、担当者が都合の良いタイミングで確認でき、辞退の意思を文章として正確に残せるメリットがあります。

電話での連絡は相手の業務を中断させてしまう可能性があるため、緊急時以外はメールが好ましいでしょう。

ただし、面接の前日や当日といった緊急性の高い状況では、まず電話で一報を入れ、その後改めてメールを送る流れが適切です。

状況に応じて適切な手段を選ぶ判断力が求められます。

無断辞退は絶対に避ける

どのような理由があっても、無断辞退は避けましょう。

「連絡をせずに面接に行かない」「内定を承諾したのに入社しない」といった行為は、採用担当者や関係者に多大な迷惑をかけるだけでなく、社会的信用を著しく損ないます。

将来、その企業や担当者と別の形で関わる可能性もゼロではありません。その際、過去に失った信用を取り戻すのは困難です。

気まずいと感じても、必ず自分の言葉で辞退の連絡を入れましょう。

理由は「一身上の都合」で問題ない

選考を辞退する際、詳細な理由を正直に伝える義務はありません。「一身上の都合により」という表現で十分です。

企業側も、候補者が複数の企業を同時に受けていることは理解しており、辞退者が出ることは想定しています。そのため、当たり障りのない理由で全く問題ありません。

無理に「社風が合わないと感じた」などのネガティブな理由を伝えたり、嘘の理由を作ったりすると、悪い印象を与えてしまう可能性があります。

感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えることに重きを置き、理由は軽く添える程度にしましょう。

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選考辞退メールの書き方のポイント

企業の採用担当者は、毎日数多くのメールを受け取っています。負担をかけないためにも、簡潔で丁寧なメールを作成しましょう。

ここでは、相手に失礼な印象を与えず、スムーズに辞退の意思を伝えるための具体的な書き方のポイントをご紹介します。

• ・メールの構成
• ・件名の書き方
• ・署名を入れる

以下、例文とあわせてポイントを確認しましょう。

メールの構成

選考辞退のメールは、以下の構成が基本です。この構成に沿って書くことで、要点が明確に伝わり、相手も内容を理解しやすくなります。

上記の構成は、ビジネスメールの基本でもあります。この構成を覚えておくとさまざまな場面で役立つでしょう。

件名の書き方

メールの件名は、担当者が多くのメールの中から瞬時に内容を把握できるように、簡潔かつ具体的に書くことが重要です。

件名だけで「誰が」「何の目的で」送ってきたメールなのかが分かるようにしましょう。

上記のように、「選考辞退の連絡であること」と「氏名」を明記することで、担当者はメールを開く前に内容を推測できます。

採用担当者は日々多くの応募者とやり取りしているため、こうした配慮が丁寧な印象につながります。

件名を曖昧にしたり、空欄にしたりすることは避けましょう。

署名を入れる

メールの末尾には、必ず署名を入れましょう。氏名や電話番号、メールアドレスといった連絡先を正確に記載することが大切です。

署名がないと、担当者が求職者を特定するために手間取ったり、折り返し連絡したい場合に困る可能性があります。

ビジネスメールの基本的なマナーとして、署名を付ける習慣を身につけておきましょう。

【ケース別】選考辞退メールの例文

ここでは、具体的な状況に応じた選考辞退メールの例文を4つのケースに分けて紹介します。どのケースにおいても、「感謝」と「お詫び」の気持ちを伝えることが大切です。

• ・他社内定が理由の場合
• ・他社の選考との調整が難しい場合
• ・社風が合わないと感じた場合
• ・詳細を伝えずに断りたい場合

以下、具体的に解説します。

他社内定が理由の場合

他社から内定を得たため辞退する場合、正直に伝えても問題ありません。

ただし、単に「他社に決めました」と伝えるのではなく、最後まで悩んだ誠実な姿勢と、選考機会への感謝を示すことが大切です。

以下、選考辞退メールの例文をご紹介します。

上記のように、「検討の結果」「貴社にご提示いただいた条件も魅力的で最後まで悩みましたが」といった言葉を添えることで、真剣に考えた末の決断であることを伝えられるでしょう。

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他社の選考との調整が難しい場合

複数の企業の選考が重なり、スケジュールの調整が困難になったことが選考辞退理由になる方も多いでしょう。

この場合、正直に状況を伝えつつ、調整の機会を設けられなかったことへのお詫びを述べる内容が適切です。

以下、選考辞退メールの例文です。

「日程調整が難しい」という事実を簡潔に伝えることが大切です。

「ご尽力いただいたにもかかわらず」という一文を加えることで、相手の配慮への感謝とお詫びの気持ちをより深く伝えられるでしょう。

社風が合わないと感じた場合

面接などを通じて「社風が自分には合わない」と感じることは少なくありません。しかし、社風とのミスマッチをストレートに伝えるのは、相手企業への批判と受け取られかねないため注意が必要です。

以下のように、伝え方を工夫しましょう。

「社風」という言葉は使わず、「自身の適性」や「キャリアプラン」といった自分軸の言葉に変換するのがポイントです。

相手を否定せず、あくまで自分の問題として辞退する姿勢を示しましょう。

詳細を伝えずに断りたい場合

具体的な理由を述べたくない、あるいは伝える必要がない場合は、「一身上の都合」という言葉を使うのが一般的です。

企業側もこの表現には慣れているため、深く追及されることはほとんどありません。

辞退理由を「一身上の都合」と簡潔に述べる分、選考機会への感謝とお詫びの言葉をより丁寧に表現することを心がけましょう。

電話で選考辞退する伝え方と例文

面接直前など、緊急性が高い場合の選考辞退は電話で行うのがマナーです。

メールと違って相手の時間を直接いただくため、事前の準備と簡潔な伝え方がより一層求められます。

• ・電話をかける前の準備と注意事項
• ・電話で伝える例文

ここでは、電話をかける際の準備や注意点、そして具体的な会話の例文を紹介します。

電話をかける前の準備と注意事項

電話をかける前にしっかり準備しておくことで、落ち着いてスムーズに話を進めることができます。

主な準備は、以下のとおりです。

• ・静かな場所で電話できる環境を確保する
• ・企業の就業時間を確認しておく
• ・伝える内容をメモにまとめる
• ・担当者の氏名と部署名を再確認する

まず、周囲の雑音が入らない静かな場所からかけましょう。辞退の意思や理由、お詫びと感謝の言葉などを手元に書き出しておくと、慌てずに話せます。

企業へ電話をかける時間は、基本的に始業後と終業前の1時間、昼食時を避けることがマナーですが、前日や当日など直前の場合はできるだけ早く伝えることを優先させても問題ないでしょう。

また、電話口でスムーズに取り次いでもらえるよう、正確な担当者の氏名と部署名を確認しておくことも大切です。

準備を怠ると、相手に失礼な印象を与えかねません。万全の状態で電話に臨みましょう。

電話で伝える例文

以下は、実際に電話で辞退を伝える際の会話例です。簡潔かつ丁寧に、要点を伝えることを意識しましょう。

電話では、最初に名乗ってから担当者に取り次いでもらいます。相手の都合を確認してから本題に入り、辞退の意思とお詫びを明確に伝えることが大切です。

電話を切る際は、相手が切るのを待ってから静かに切りましょう。

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選考辞退メール・電話でよくある質問

選考辞退に際しては、さまざまな疑問や不安がつきものです。「もし理由を詳しく聞かれたらどうしよう」「辞退するかどうか、まだ決めきれない」などの悩みを抱える人も少なくありません。

ここからは、選考辞退のメールや電話でよくある質問に回答します。

• Q.具体的な辞退理由を聞かれたら？嘘はあり？
• Q.選考の前日・当日に辞退を決め時の連絡方法は？
• Q.選考辞退すべきか決断できない時はどうする？

適切な知識を身につけ、自信を持って対応しましょう。

Q.具体的な辞退理由を聞かれたら？嘘はあり？

A.無理に嘘をつく必要はありませんが、伝え方は工夫しましょう。

企業が理由を尋ねるのは、今後の採用活動の参考にしたいという意図がある場合が多いです。もし他社に決めたのであれば、「他社から内定をいただき、自分の適性を考えた上で、そちらの企業とのご縁を感じました」などと正直に伝えても構いません。

ただし、「給与が低かった」「面接官の印象が悪かった」といったネガティブな理由は、たとえ事実であってもそのまま伝えるのは避けましょう。相手を不快にさせるだけで、何のメリットもないためです。

もしも答えにくい場合は、「大変恐縮ですが、詳細についてのお答えは差し控えさせていただけますでしょうか」と丁寧に断るとよいでしょう。

Q.選考の前日・当日に辞退を決めた時の連絡方法は？

A.まずは電話で連絡し、その後メールも送るのが丁寧です。

面接の前日や当日といった直前の辞退は、企業側のスケジュールに大きな影響を与えます。

担当者がメールをすぐに確認できるとは限らないため、まずは電話で直接、確実に辞退の意思を伝えることが最優先です。

緊急時こそ、迅速かつ誠実な対応を心がけましょう。

Q.選考辞退すべきか決断できない時はどうする？

A.一人で抱え込まず、第三者に相談し、判断基準を明確にしましょう。

複数の企業からよい評価をもらったり、逆にどの企業も決め手に欠けると感じたりすると、辞退の決断は難しくなります。

迷ったら、転職エージェントの担当者など第三者に相談して客観的な意見をもらうことで、自分では気づかなかった視点が得られることがあるためおすすめです。

また、「自分は仕事に何を求めるのか」という転職活動の軸を再確認し、各企業がそれにどれだけ合致しているかを冷静に比較検討することも重要です。

安易に決断せず、一度立ち止まって熟考する時間を作ることで、より理想的な転職を実現しやすくなるでしょう。

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まとめ

選考辞退は、単なる「終わり」の連絡ではありません。社会人としての誠実さと品格を示す機会です。一つひとつの出会いを大切にし、最後まで敬意を払う姿勢が、キャリア全体を豊かにすることにつながります。

もし辞退するかどうかで迷っているなら、一人で抱え込まずにキャリアのプロに相談し、後悔のない選択をしましょう。

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