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伝わりやすい文章を作成するポイントとは?

自己PRや志望動機など、あなた自身の言葉・文章力を問われる場面があります。何を書くべきかという内容に関してはもちろん重要ですが、文章の構成や書き方なども非常に大切です。いかにシンプルかつ丁寧に相手へ伝えたいことを伝えられる力があるか、これを機会に見つめ直してみましょう。今回は文章を作成する上でのポイントについて詳しくお話ししていきたいと思います。

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文章の構成

   

人に何かを伝える際、伝えるべきことをきちんと伝えられていますか?

自分ではしっかり伝えているつもりになっていても、相手にはうまく伝わっていないなんてことはありませんか?

まずは、分かりやすい文章の構成について確認していきましょう。

 

結論から伝える

 

まず始めにあなたが相手に何を伝えたいのか、結論を伝えるようにしましょう

例えば志望動機を伝える場合、

「御社に入社したい理由は〇〇です」「志望動機は3つあります。1つ目は〜」

といったように志望動機が何なのか、いくつの理由があるのかを明確に伝えることで、相手も内容を把握しやすくその後の話も安心して聞くことができます。

 

一方で、

「私は〜〜な性格で〜〜といったことが好きなので、御社に入社したいと思いました」

といったような伝え方だと、話がスッと入ってきません。志望動機が複数ある場合、

「まず1つ目の理由は〇〇で、2つ目の理由は□□で、」

といった伝え方だと理由がいくつあるのか、話がどこで終わるのかといったことから不安になってしまいます。

相手に結論・話の答えを見せてから細かい話をしていくことを癖づけるようにしましょう。

 

結論に至った理由を伝える

 

始めに結論を伝えたら、次は何故その結論に至ったのかを伝えましょう。

当然ですが、結論だけでは相手があなたの考えを理解することは出来ません。なぜそう思うのか、結論に至るまでのあなたのプロセスを端的にまとめて伝えなければなりません

ここが、わかりやすい文章を構成する上で難しい部分のひとつです。

あなたが結論に至るまでのプロセスは、直線的なものかもしれないし紆余曲折の中でたどり着いた考えかもしれません。プロセス(理由)が複雑な場合は、内容を取捨選択して伝えましょう。

真因(本当の要因)は何なのかを自分で噛み砕いて、シンプルにまとめて伝えることを意識しましょう。

ポイントを絞り、明瞭化することが重要です。

 

具体的な例を上げる

 

結論・理由を伝えた後に、具体的なエピソードや事例があればしっかり持ち出しましょう。

具体例があることによって、結論に至る背景が明確になります

結論・理由を裏付ける背景がある話とない話では印象が変わるので、記憶に残ります。記憶に残るとあなたに興味を持ってくれる確率がグンと上がります。

よって話の内容は相手に伝わりやすくなるのです。

「例えば」「実際に」などの言葉を使って具体例の話に持っていくのが良いでしょう。

 

最後にもう一度結論を伝える

 

結論・理由・具体例を一通り話したら、それらを踏まえて結論をもう一度伝えます。

聞き手としては、話を聞いているうちに「結局のところどういうことだっけ?」となる場合が多いです。

確認という意味合いで最後に結論をもう一度伝えると、より相手に明確に伝わるのではないでしょうか。

これまでの内容をもとに例文を上げると、

 

「志望動機は〇〇という理念に共感したからです。なぜ共感できたかというと、自分の中で△△という考え方を大事にしており、非常に近い考え方だと思うからです。△△という考え方を大事にしてきたのは、幼い頃に××の経験をしたことから学んだことがきっかけです。転職活動をする中で、御社の理念が一番私の考え方とリンクしていたので是非一緒に働きたいと考えております。」

 

このようにシンプルに自分のこと、企業のことを紐付けて伝えるようにすると良いかと思います。

 

文章作成時のコツ

   

ここまでは文章の構成、いわゆる大枠についてお話ししました。

次はひとつひとつの文章を作っていく際の細かいポイントについて触れていきたいと思います。

 

原則は一文一意

 

文章を書く時は、基本的に1文に対して伝えたいことは1つにしましょう。1文に伝えたいことを複数入れてしまうと、読み手が文章を汲み取りづらくなってしまいます。

 

例えば、

御社を志望する理由は3つあり、1つ目は〇〇で2つ目は△△で3つ目は□□です

という文章。一文に対してたくさんの情報が入っていて、読み手は混乱してしまいます。この場合は

御社を志望する理由は3つあります。1つ目は〇〇です。2つ目は△△に魅力を感じています。最後に□□という理念に深く共感したからです。

といったように文章を区切ることで、その一文で伝えたいことが明確になります。

難しいことではないので文章を複雑にしすぎないことを意識して取り組んでみましょう。

 

数字を使う

 

具体性を出すために、文章の中で抽象的な表現は避けましょう。

特に具体例を話すときに数字で表せるような部分

「この事業に〇年間携わってきた」「〇人のマネジメント経験」「〇個の言語に対応可能」

などは、より相手に伝わりやすくなるので意識してください。

 

主語を明確に

 

文章の中で複数の人物が出てくるときは、適切な箇所で主語を指定するようにしましょう。

入れすぎも良くないので、自身で文章を読み返したときに読み手が混乱しそうな箇所に適度に主語をつけるようにしてください。

 

例えば、

私が在籍していた営業チームは50人で、前年度社内トップの営業成績を獲得しました

といった文章ですが、チームとして獲得したのか個人として獲得したのかが明確でありません。

在籍していた営業チームには50人在籍しており、その中で私が前年度社内トップの営業成績を獲得しました

といった文章にすると、個人で獲得されたんだなということが明確になります。

相手の頭になるべくハテナ(?)を残さないようにすることが、上手い伝え方に近づく一歩目です。

 

文章作成時の注意点

   

誤字脱字をしない

 

当然ですが、提出書類の誤字脱字に関してはゼロに近づける努力をしましょう。

自身で2〜3度確認したり、他の人に確認してもらうなど工夫しましょう。特に履歴書の内容のように自分で目にする機会が多いものほど、見落としている部分があったりします。

提出する前に一度、客観的な視点で確認できるようにすると良いと思います。

 

句読点と接続詞を使いすぎない

 

一文一意に少し関係する話ですが、話と話をくっつけるのは最低限にしましょう。

内容がわかりにくくなるのもそうですが、単純に文章が読みづらくなります。

 

例えば

志望理由は、3つあり、1つ目は、〇〇です

といった文章は必要以上に句読点を使っていると言えます。

志望理由は3つあり、1つ目は〇〇です

で良いでしょう。また接続詞に関しては、「しかし」「つまり」「また」などの言葉を連続して使うと文章の流れが混乱してしまうので気をつけましょう。

 

意識すること

   

ここまでは伝わりやすい文章を作成する上での形式についてお話ししました。

ここからは文章作成においての心構えについてお話ししたいと思います。これを意識するだけであなたの文章力に確実に違いが出てきますので、是非チェックしてください。

 

誰が読んでも分かる内容にする

 

あなたが書いた文章を読むのはあなたではありません。

履歴書や自己PR文は特に、あなたのことを知らない人があなたのことを知るために読むものなので、誰が読んでも分かるように書かなければなりません。

そのための意識としては、読み手が小学生でも分かるくらい的確な内容であることが望ましいです。わかりにくい表現や複雑な言い回しはできるだけ避けることをオススメします。

 

専門・業界用語を使わない

 

異業種・異業界へ転職をする場合、あなたが経験してきた世界では普通の言葉であっても、相手はその業界・分野のことを全く知らないかもしれません。

誰が読んでも分かる内容に近づけるためにも、特殊な言葉(略語や横文字)を使った表現は、一般的な言葉に置き換えて表現するようにすると良いと思います。

同業界での転職であれば、専門的な知識を持っているとみなされることもあるので、時と場合に応じて使い分けるようにしましょう。

 

まとめ

   

本記事は伝わりやすい文章を作成するポイントについて解説しました。

文章の大枠である、結論・理由・具体例・結論というこの流れは大前提ですので、必ず意識するようにしてください。

ちなみにこれは、PREP法とも呼ばれている有名な考え方なので、転職活動時だけでなくビジネスの場でも非常に重要になります。是非頭の中に入れておいてください。

コツや注意点に関しては、細かい話をしましたが、要するに「読み手側の気持ちになって文章を考える」ことが大切です。読んでいる人、聞いている人が疑問や違和感を持たない文章を作成できるようにしましょう。

相手に気を遣えるかどうかが肝になってきますので、日常会話でも意識して取り入れてみてください。

 

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この記事の監修者

ギークリーメディア編集部

主にIT・Web・ゲーム業界の転職事情に関する有益な情報を発信するメディアの編集部です。転職者であれば転職市場や選考での対策、企業の採用担当者様であればIT人材の流れ等、「IT業界に携わる転職・採用」の事情を提供していきます。

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