退職届を郵送する封筒の選び方とマナーを解説！宛名不明の対応は？

退職届を郵送する際の封筒の選び方

   

退職届（退職願）を郵送で提出する際、どんな封筒を選ぶべきかご存知でしょうか。

手渡しの際とは準備が異なりますので、正しい方法で提出できるようしっかりと準備を行いましょう。

退職届は、今までお世話になった会社を円満に退職するための大切な書類です。

退職届を提出する際のマナーを確認して、後腐れなくお世話になった会社を去るようにするにはどのようなマナーを守ればいいでしょうか。

本項では、退職届を提出する際に必要な封筒や、退職届を郵送する際のマナーに焦点を当てて、スムーズに退職の手続きが出来るよう手順を紹介します。

 

どんな封筒を選ぶべき？封筒のサイズと切手代について解説

   

退職届（退職願）を提出する際はどのような封筒を選ぶべきでしょうか。

封筒に入れる書類の用紙サイズを含めて紹介していきます。

 

封筒は白い和封筒を使用する

 

退職届を封入する封筒は、一般的にビジネスで使用される茶封筒ではなく、白色の和封筒が好ましいとされています。

具体的には次の条件に当てはまるものです。

• ・白色無地
• ・縦長の和封筒
• ・郵便番号の枠なし
• ・中身が透けない二重封筒

退職届は正式な文書であるため、通常の茶封筒は避けたほうが無難だと考えられています。

また、日本では横書きに用いる横長の洋封筒ではなく縦書き用の和封筒を用いるのがビジネスにおいては一般的です。

ただし外資系の会社であれば、横書きで洋封筒を用いる場合もあります。

 

退職届を作成する場合の用紙サイズはA4サイズが一般的

 

退職届を作成する際の用紙サイズですが、A4サイズあるいはB5サイズの用紙を選ぶのが一般的です。

どちらが良いということはなく、現在はA4サイズの用紙を使われることが多くなっています。

退職届のサイズを指定される場合を除き、用紙サイズに迷った場合はA4サイズを選ぶのが無難でしょう。

 

退職届は三つ折りで封入、郵送する場合の封筒のサイズは？

 

退職届は三つ折りにして封筒に封入します。

具体的なサイズは、以下の通りです。

・A4サイズ（210x297mm）の用紙を入れる際は長型3号（120x235mm） ・B5サイズ（182x257mm）の用紙を入れる際は長型4号（90x205mm）

文房具店やコンビニエンスストアなどで購入する際、サイズが明記してあります。

封筒をお買い求めの際には、商品に表記されている〇〇型という表記を見てから買うのがいいでしょう。

なお、封筒の際には角型2号のように、A4サイズの用紙を折らずに郵送できるサイズもあります。

通常の退職届だけであれば、長型3号で問題ないですが、他に重要書類を同封する場合は、角型2号の封筒を使用しましょう。

 

おすすめの封筒サイズは？2種類のサイズの封筒を用意

 

前述したように、退職届は一般的にA4サイズの用紙を使用することが多いです。

会社から特に用紙の指定がなければ、A4サイズの用紙で退職届を作成し、三つ折りにしてから長型3号で退職届を封入するのがおすすめです。

ただし、退職届を郵送する場合は、封入用の封筒だけでなく、郵送するためのワンサイズ大きい封筒も必要になります。

封筒を購入する際は、あらかじめ2種類の封筒を購入しておくと良いでしょう。

 

封筒はどこで買える？

白い封筒はコンビニエンスストアや100円均一などでも一部取り扱いがあります。

しかし上述したすべての条件を兼ね備えた白い封筒の購入は、文房具店がおすすめです。文房具店であれば2種類の封筒を同時に購入することもできるはずです。

時間があればネット通販でも条件に合うものを探せるでしょう。いずれにしても、早めに用意しておくことをおすすめします。

 

切手代はいくら？同封するものがある時の切手代について

 

退職届を郵送する場合は、切手代がかかります。

長型3号、あるいは長型4号の封筒で郵送する場合は定型郵便となり、切手代は84円となります。

25g以内であれば84円となりますが、25gを超えて50g以内であれば94円、50gを超えると定型外郵便となります。

もし添付資料等を同封する場合は、不安であれば直接郵便局で確認してから郵送すると間違いないです。

なお、角型封筒の場合は定型外郵便となり、50g以内で120円となります。

A4サイズの用紙を使用する場合は、退職届を長型3号の封筒に入れて、それを角型5号（190x240mm）に入れて郵送するのが一般的です。

 

退職届を郵送する際の封筒の書き方とマナー

   

退職届（退職願）を郵送する際、封筒はどう書くべきでしょうか。

また、どのようなマナーに気を付けるべきでしょうか。詳細を見ていきましょう。

 

封筒の書き方、表面と裏面に書くべき事項

 

退職届を封入する方の封筒の表面には、中央よりやや上に「退職届」と記入します。

裏面には「部署名」と「名前」等、自身の個人情報を記載します。

 

郵送用封筒と添え状を添付する

 

退職届を郵送する場合は、書類を入れる封筒とは別に、郵送用の封筒を用意する必要があります。

郵送用の封筒は、退職届を入れる封筒よりも大きいサイズのものを使用します。

退職届を入れる封筒が長型4号の場合は、長型3号の封筒を郵送用に使います。

退職届を入れる封筒が長型3号の場合は、角型5号のサイズの封筒を郵送用に使うことが一般的です。

また、退職届を郵送する場合は、添え状を同封するのがマナーです。

添え状とは、退職届を郵送することについて、一言添えるものです。

 

郵送用封筒も同じ白色和封筒

退職届を入れる郵送用封筒も、フォーマルな書類であることには変わりありません。

白色の和封筒で中身が透けないものであることは同じですが、1点だけ異なるのは郵便番号枠があるものを選ぶ点です。

中身が透けなければ二重でなくとも厚手のもので問題ありません。

 

退職届に直接宛名はNG？

 

退職届が入った封筒と、郵送用の封筒は別で用意するのがマナーです。

注意すべき点は、「退職届」と記載するのは郵送用の封筒ではなく、退職届が入った封筒のみにすることです。

一般的に郵送書類は表に「〇〇在中」と記載するものですが、退職届は機密情報扱いであるため表から分かるような記載はしません。

こういった理由からも、退職届を入れる封筒と郵送する封筒の2部が必要なのです。

 

 

退職届は郵送で送る？会社で手渡しするべき？

   

退職届（退職願）は郵送で送るべきでしょうか。会社で直接手渡しするべきでしょうか。

状況ごとに異なりますが、それぞれ状況別に見ていきましょう。

 

手渡しでなく、郵送で送っても退職届は有効

 

退職届は郵送で送るべきか、手渡しするべきか。答えは、どちらでも法的効力は変わりません。

手渡しのほうが郵便事故に巻き込まれることはなくなりますが、郵送でも手渡しでもその効力は変わりません。

退職の意思を伝えることについて、ナーバスになる人も少なくないでしょう。

退職する原因が上司や現場とのトラブルであった場合、退職届を提出することで更なるトラブルに巻き込まれることも考えられます。

そんな場合は無理に手渡しにこだわらず、退職届を郵送する手段をとりましょう。

法律上、従業員は解約の申し入れをすることで退職することができます。

例えば、内容証明郵便で退職届を郵送すれば、その時点で退職の意思を示したことになります。

 

特別な事由がなければ手渡しが無難

 

トラブルに巻き込まれる可能性を考慮している場合や、心理的な懸念がなければ手渡しで退職届を渡すことが無難です。

一方的な書類のやり取りだけでなく、退職に伴う引継ぎ事項の共有やこれまでの感謝を口頭で伝えられると、後腐れなく退職の手続きを進めることができます。

転職後も繋がりがある場合は、特に退職の方法に気を付ける必要があります。

手渡しでなければいけない、というわけではありませんが、大切な届け出です。

お世話になった上司や人事などの関係者に一言添えたほうが、心象はいいでしょう。

 

「退職届」と「退職願」のちがいは？法的効力の有無

   

退職届（退職願）の効力について見ていきましたが、「退職届」と「退職願」と表記が異なる場合があります。両者のちがいはどこにあるのでしょうか。

後々トラブルになることがないよう、両者のちがいについてそれぞれ見ていきましょう。

 

「退職願」は退職の意思表明を一方的に示すもの

 

「退職願」とは、退職の意思表明を一方的に会社側に示し、退職の可否を伺うものです。

退職の意思を表明するものにとどまり、退職願によって法的に雇用関係が解消されることはありません。

あくまで退職の可否を伺うことが目的の書類になります。

 

「退職届」は、退職の申し入れをするもの

 

「退職届」とは、退職願よりも厳格な書類であり、退職届を提出することにより法的に雇用関係が解消されるものです。

民法上、退職届により退職を申し出た場合、雇用者の意思に関わらず申し出から2週間経過することで雇用関係が解除されます。退職願よりもずっと効力の高い書類となります。

もし退職届、あるいは退職願を提出することを考えた場合は、用途に合わせて使い分けることが重要でしょう。

 

 

退職届を封筒に入れる方法、三つ折りのマナー

   

退職届（退職願）が出来たら、封筒に入れる手続きに入ります。

封筒に入れる際は三つ折りをして入れるのが一般的ですが、この三つ折りについてもマナーがあります。具体的に見ていきましょう。

 

三つ折りの折り方とマナー。折り方の順番と向きに注意

 

封筒を三つ折りする際にもマナーがあります。

順序的には、まず書類の下部分が内側に入るように3分の1ほど折り曲げます。

次に、残った上部分の3分の1を折り曲げます。

これは、封をあけたときにはじめに広げた部分が上になるように折り曲げるよう配慮するためです。

 

封筒への入れ方と注意点

 

三つ折りが終わったら、反時計周りに90度回転し、用紙の左上部分が下になるよう封筒に入れます。

封筒に入れたら、のり付けはせずに郵送用の封筒に入れます。ただし、封筒にのり付けようのシールが貼っている場合は〆の字を書いて封をします。

 

三つ折りのコツ、身近な道具を使って時短に三つ折りをする

 

定規等で長さを測って3分の1に折る方法もありますが、道具を使わないでも折れる、オススメの折り方があります。

まず、退職届と同じサイズの用紙を準備して、時計周り（反時計周りでも可）90度に回転して、用紙の上からピッタリと重ねます。

次に、重なっていない下部分に折り目をつけます。

こうするとおよそ3分の1の長さに折り曲げることができるので、あとは残り半分を折り曲げれば三つ折りの完成です。

これは、A4用紙やB5用紙の長さの比率がおよそ2：3に規定されていることから使える小技です（厳密には1：1.1415）。

用紙を90度回転するだけで縦横の長さの差を測れるので、三つ折りには最適の比率となっています。

退職届を作成する時だけでなく、普段のビジネスシーンにおいても時短テクニックとして活用できるでしょう。

 

宛名が分からない時は？どこに提出すればいいか？

   

退職届（退職願）の宛名はどうすればいいでしょうか。

また、退職届を郵送する場合は、郵送先の宛名も考慮しなければなりません。

郵送先の宛名はどこにするべきでしょうか。それぞれ見ていきましょう。

 

退職届の宛名は社長（代表取締役社長）

 

退職届は正式な文書であり、宛名は社長になります。

封筒は書類を封入するためのものであり、郵送用の封筒は別に用意するため、この封筒に宛名を記入する必要はありません。

 

郵送先の宛名は直属の上司宛か人事部

 

郵送する場合の郵送先は、直属の上司宛か、人事部あるいは人事部の担当宛とするのが一般的です。

郵送先の宛名が分からない場合は、「人事部御中」として郵送するといいでしょう。

また、朱書きで「退職届在中」と明記することで念押しして、万一の受理忘れを防ぐことができます。

ただし、内容証明郵便で郵送する場合は内容証明が念押しになるため、この朱書きは不要です。

 

おわりに

   

本項では、退職届（退職願）を郵送する際の封筒について見ていきました。

お世話になった会社ですから、マナーよく後腐れがないように退職届を出すようにしたいですね。

今回は退職届のケースでしたが、一般のビジネス文書にも通用するマナーも多く見られました。

この機会にビジネスマナーを習得してしまいましょう。

退職を機にビジネスマナーを向上できれば、退職した後も更に信頼されるビジネスマンとして成長できることでしょう。