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面接に行けなくなってしまった場合リスケはできる?連絡する際の注意点についてご紹介します

急な親戚の不幸や、現職で行っている仕事のアクシデントなど、転職を希望する企業への面接日に行くことができないという事態に陥ることがあります。そういった場合に面接の日程変更(リスケ)はできるのでしょうか?できるとしても企業へ悪い印象を与えないか?など連絡する際の気になる注意点も併せて詳しく紹介していきます。

面接日のリスケが与える企業側の印象

 

 

現職都合や身内の不幸などの場合は理解してもらえることも

 

仕事で急なアクシデントなど起きることは頻繁にあります。ですから、企業側もリスケにはそれなりに理解はあるでしょう。身内の不幸についても同様です。面接を差し置いてでも対応しすべき内容なのかどうかが分かれ目です。

ただし、リスケは企業へ大きな負担を与えます。わざわざ採用担当者だけではなく、上層部などの人達も面接に立ち会うこともあります。

そういった人達が、他のスケジュールをわざわざブロックして日程調整しているのです。リスケするというのは、その時間を無駄にしてしまうということなのです。ですから、よっぽどな事情がない限りリスケは避けましょう。

 

リスケは何回まで可能なのか

 

リスケをするとしても1回きりにしましょう。最悪、何かしらのアクシデントで、再度面接日の調整が必要になった時などでも、2回までが限度でしょう。

それ以上のリスケは、どのような理由があれ企業の評価を大きく下げます。「本気じゃないのか?」「本命の企業ではないのではないか?」などと企業に懸念を抱かせます。社会人としてスケジュール管理もまともにできない人間というレッテルも貼られてしまうでしょう。

 

面接日の変更を伝えるときは電話?どれともメール?

 

 

メール

 

面接まで日にちに猶予があるケースは、メールが有効です。面接の日程が変更になりますので、きちんと形に残るメールの方がおすすめです。

 

「面接のリスケなど大事なことをメールで済ませても良いのか?」という人もいらっしゃるでしょう。

しかし近年では、企業側も自社サイトのメールフォームで採用の受付をしているところも多く、メールやチャットツールを使用して採用工程を進めていくということが増えています。むしろそういった企業に対してはメールで良いでしょう。

またメールを送る際は、なるべく午前1000時~午後18:00の間に送信しましょう。緊急時は別として、夜中や早朝といった時間帯に送るのは避けて下さい。もし日中に時間を作れない場合は予約送信機能などを用いるとよいでしょう。

 

電話

 

当日などに体調を壊すなどして行けなくなった場合など、緊急時のリスケ願いは電話で行いましょう。

 

ただし、電話を入れる時間帯の中で、企業の始業時間すぐや終業間近、休憩時間といった時間帯は避けましょう。社会的なマナーに欠けるとみなされてしまう場合があります。

電話連絡を入れた後でも、お礼のメールは送信しておきましょう。証拠として残りますし、丁寧なイメージを与えることができます。

 

面接日の変更を伝えるときの注意点

 

 

代わりの面接希望日は複数提示すること

 

面接日のリスケをメールや電話でお願いした場合、代わりの面接希望日は、必ず自分から複数の日時を提示しましょう。もし企業に代わりの面接日を決めてもらうとなると、企業の提案した日が必ずしも自分の空いている時間とは限りません。変更してもらった日がダメとなれば、さらなる負担を企業側へ与えることになり、本人のイメージ悪化も懸念されます。

 

また、自分から希望する面接日を告げていないと、以下のような手間がかかります。

 

・企業が提案してくる面接日を待つ時間

・企業が提案した面接日にスケジュールを合わせられるかという調整時間

・返答して面接日が正式に決まるまでの時間

 

このようなことを回避するためにも、面接日の再セッティングは自分発信にするべきです。

そして、面接日は複数日伝えましょう。3~4つ以上は最低限必要です。企業側も伝えられた希望面接日が少ないと困ります。

希望面接日が多いというのは、特に問題となりませんので、新しい面接日はなるべく多く企業側へ伝えるようにしましょう。

 

ビジネスマナーをわきまえた丁寧な謝罪を

 

どういった理由であっても、面接をリスケしたわけですから、メールで丁寧な謝罪を送信しておく必要があります。

面接のリスケという考慮をしてもらったのですから、そこで謝罪をしないというのは、社会人として誠実さに欠けるというイメージを与えてしまいます。正確には謝罪というより、企業へ感謝を伝えるお礼のようなものだと考えてください。

 

面接をリスケして、少なからず企業に本来かかるはずのない手間をかけてしまい、その上で面接してもらえてありがたいという意味合いのものです。

 

メールや電話でスケジュール変更を伝えるとき

 

 

メールで面接のリスケをお願いする場合

 

■メールで面接の日時変更を願い出るときの例文

件名:○月○日○時における面接日変更のお願い ○田○太郎

 

株式会社○○様

人事部 △△様

 

お世話になっております。○田○太郎と申します。

先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

しかしながら、急な仕事の都合により、○月○日○時にとお約束いただいた面接を受けることが困難な状況となりました。大変申し訳ありません。

また、勝手なお願いで恐縮ではございますが、下記に記載した日程のいずれかに面接日を調整していただくことは可能でしょうか。

7月14日(火)

7月16日(木)

7月20日(月)

お手数をおかけして誠に申し訳ありません。

お忙しいと存じますが、何卒ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

 

○田○太郎

〒×××-××××

○○県××市△△町7-7-7(自宅住所)

電話番号:777-7777-7777

メールアドレス:maruta_marutarou@×××××.××.××

 

企業からの返信が届いたら、24時間以内、できればすぐに感謝の気持をメールにしたためて送付しましょう。念のために新しく決まった面接日時も、記載しておきます。

メールの返信が大幅に遅れると、人間性がいい加減なのかと疑われますし、何より素早い感謝のメールは企業側に好印象を与えます。

 

電話で面接のリスケをお願いする場合

 

■電話で面接の日時変更を願い出るときの例文

「お世話になっております。○田○太郎と申します。

お忙しい中、恐れ入りますが面接日についてどうしてもお願いしたい件があり、採用ご担当の凹凸様にお話させていただきたく、お電話をお繋ぎいただきたいのですが、お手すきでしょうか。」

~担当者に繋がった後~

「お忙しい中恐れ入ります。○田○太郎と申します。

先日は面接日をご連絡いただきまして、ありがとうございました。しかしながら、急の仕事の都合により、ご案内いただいた日程にお伺いすることが非常に難しくなりました。

大変恐縮ですが、面接の日程を調整していただくことは可能でしょうか。

「○月○日火曜日」「○月○日水曜日」「○月○日木曜日」の日程でしたら問題ございませんので、お手数ですが何卒、ご検討いただけないでしょうか。

ありがとうございます。では、○月○日木曜日の○時にお伺いさせていただきます。

この度は私の都合により、ご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ありません。

お忙しいところ、日程を調整していただきましてありがとうございます。

それでは失礼いたします。」

 

ポイントとして、面接当日も面接日を調整してもらったお礼を、担当者にしっかり伝えましょう。誠実な印象を与えることが大事です。

 

リスケメールを企業に送るときの注意点とは

 

 

必ず日程が変わるとは限らない

 

スケジュールが詰まっていて忙しいのは、転職者だけではなく企業側も同じだということを認識してください。これは学業と平行して複数社面接日の予定を入れている就活生も同じです。

企業は基本、パンパンに予定が詰まったスケジュールの中で動いています。ビジネスマナーを守った正しいメールでも企業の都合がつかなければ諦めるしかありません。

あくまで面接のリスケというのは最終手段と肝に命じておいてください。

 

社会人として正しいメールのマナー守る

 

少なくとも以下のマナーは守っておきたいところです。

 

・現職で使用している会社のメールアドレスを使用しない

・携帯電話専用のメールアドレスは避ける

・転職活動用にフリーメールのアドレスを取得しておく

・音符、星マークや顔文字などキラキラアドレスと呼ばれるものは原則使用しない

・過剰な文字の装飾はやめる

・改行や段落分けをきちんとしておく

・正しい敬語を使用する

 

現職の会社で使用しているメールアドレスを使用して、転職希望先の企業に送ってしまうと、社会人としての見識を疑われますし、公私混同ともとられます。

フリーメールで転職活動用のアドレスを取得しておけば、PCからも携帯からもメールの把握ができておすすめです。

 

また、アピールしたい気持が強くなるあまり、文字を太文字にしてみたり、下線を引いてみたりしがちです。しかし、企業へのメールはシンプルで読みやすいのがベストです。中には装飾で文字化けしてしまうときもありますし、文字の装飾はしない方が無難です。

きちんとした文章の段落分けや改行も、読みやすいメールの基本です。おおよそ25文字が1文として3行ごとに行間を開けて書くようにすると良いでしょう。

 

最後に

 

 

面接のリスケはなるべくしない方が良いに決まっていますが、やむをえない事情は誰にも起こりうるものです。問題はそうなったとき、どう動くかでしょう。企業の採用担当者も人事のプロですから、急な面接日の変更がある可能性ついては、心構えや理解があるはずです。

そこで何が1番重要になるかといえば、求職者の対応です。礼儀や常識的な行動をとったうえで、社会人らしく丁寧に面接日の変更調整を願い出ることが、企業に悪い印象を抱かせてしまうリスクを回避する手段なのです。この記事で参考にあげた例文やマナーなどを参考にしていただけると幸いです。

カズ・ライティングP

Geekly Media
ライター

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