面接日程メールへの返信を例文で解説！件名や希望日の書き方は？

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面接日程メールへの返信で大切な4つのマナー

面接日程の調整は、選考プロセスにおける最初の関門ともいえます。対応の速さや丁寧さは、あなたの社会人としての基礎能力や入社意欲を伝える重要な要素です。

ここからは、ビジネスマナーの基本を押さえ、採用担当者に好印象を与えるための4つのポイントを解説します。

• ・メールを見たらすぐに返信する
• ・件名は「Re」を付けたままにする
• ・面接希望日は複数の候補を伝える
• ・相手が読みやすいよう体裁を整える

これらのマナーを実践することで、その後の選考を有利に進める一助となるでしょう。

メールを見たらすぐに返信する

面接日程のメールを受け取ったら、可能な限り迅速に返信することが基本です。

レスポンスの速さは、志望度の高さや仕事への真摯な姿勢を示す直接的な指標となります。採用担当者は複数の候補者と同時にやり取りしているため、返信が遅れると「志望度が低いのかもしれない」という印象を与えかねません。

理想はメールを確認後すぐに返信することですが、難しい場合でも遅くとも24時間以内には返信しましょう。

もし、すぐにスケジュールを確認できない場合でも、「ご連絡ありがとうございます。日程を確認し、明日午前中までにご連絡いたします」といった一次返信を送ることで、丁寧な印象を与えることが可能です。

件名は「Re」を付けたままにする

企業からのメールに返信する際は、件名を変更せず「Re:」を付けたまま返信するのがビジネスマナーです。

採用担当者は日々大量のメールを処理しており、件名でメールの内容や送信者を判断しています。件名を変えてしまうと、誰からの何のメールなのかが一目でわからなくなり、開封が後回しになったり、見落としたりする可能性もゼロではありません。

件名に「Re:」が付いていることで、どのメールへの返信なのかが明確になり、担当者は過去のやり取りをスムーズに確認することが可能です。

自分の名前と用件が件名に残っている状態を維持することが、相手への配慮につながります。特別な理由がない限り、件名は編集しないようにしましょう。

面接希望日は複数の候補を伝える

企業から面接希望日を尋ねられた際は、複数の候補日を提示しましょう。

一つの日時だけを提示すると、相手の都合を考慮していない、配慮に欠けるという印象を与えてしまう可能性があります。採用担当者や面接官も多忙な業務の合間を縫って時間を確保するため、調整の幅を持たせることが大切です。

具体的には、3〜5つ程度の日程候補を挙げるのが適切です。時間帯も「午前」「13:00〜17:00」のように幅を持たせると、より親切な印象を与えられます。

なお、候補日は1週間後から2週間後くらいの期間で提示するのが一般的です。

相手に選択肢を多く提供することで、「配慮ができる人材」としてポジティブに評価されるでしょう。

相手が読みやすいよう体裁を整える

メールの本文は、相手が一読して内容を理解できるよう、読みやすさを意識して作成することが重要です。採用担当者は多忙であり、要領を得ない長い文章や、詰まったレイアウトのメールは読む気を削いでしまいます。

読みやすいメールを作成するためのポイントは以下の通りです。

• ・適度な改行と空白行を入れる
• ・面接希望日時は箇条書きにする
• ・一文を短く、簡潔に書く

特に、面接の候補日時を提示する際は箇条書きを使うと視覚的にわかりやすさが格段に向上します。文章全体を通して、相手がストレスなく読めるかという視点を持つことが重要です。

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面接日程メールへの返信の本文構成

面接日程メールの返信は、決まった型に沿って書くことで、誰でも簡単に、かつ失礼のない文章を作成できます。

ビジネスメールの基本構成を押さえることは、内容を正確に伝えるだけでなく、ビジネスマナーの習熟度を示すことにもつながるでしょう。

• 1. 宛先（企業名・担当者名）
• 2. 挨拶（自身の名前）
• 3. メインの内容
• 4. 締めの言葉
• 5. 署名

ここでは、返信メールを構成する上記5つの要素について、それぞれの役割と書き方のポイントを解説します。

1. 宛先（企業名・担当者名）

メールの冒頭には、必ず宛先を記載します。

宛先は相手への敬意を示す重要な要素です。企業名は「株式会社」などを含め、省略せずに正式名称で記載しましょう。

担当者の部署名と氏名がわかっている場合は、フルネームで記載し、最後に「様」を付けます。もし担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

宛先を正確に書くことで、基本的な確認能力と丁寧さをアピールできます。

2. 挨拶（自身の名前）

宛先の後には、簡単な挨拶と自分の名前を名乗ります。

初めて連絡する場合はこれから関係構築する意味を込めて「お世話になります」、2回目以降であれば「お世話になっております」という表現が適切です。

挨拶に続けて、「〇〇（求人媒体名）より、貴社の求人に応募いたしました〇〇 〇〇と申します。」のように、誰が何の目的で連絡したのかが明確にわかるように記載しましょう。

面接日程の連絡をいただいたことに対する感謝の言葉を「この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」のように一言添えると、より丁寧な印象になります。

3. メインの内容

挨拶が終わったら、本題である面接日程の調整について記載します。

内容はわかりやすく、簡潔にまとめることが重要です。企業側から提示された日程で調整可能な場合は、その旨を明確に伝えます。

自分から候補日を提示する場合は、先述のマナーで解説した通り、複数の候補を箇条書きで記載しましょう。

相手が読みやすいように、日付、曜日、時間帯を整理して書くことが大切です。また、結論から先に書くPREP法を意識すると、要点が伝わりやすい文章になります。

4. 締めの言葉

本文の最後は、締めの言葉で結びます。相手の時間を割いてもらうことへの配慮を示す言葉を選ぶのがポイントです。

「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご多忙の折とは存じますが、よろしくお願いいたします。」のように、クッション言葉を用いると文章全体が丁寧な印象になります。

最後に面接への意欲を示すために、「貴社に伺えることを楽しみにしております。」といった一文を加えてもよいでしょう。

締めの言葉は、メール全体の印象を決定づける重要な部分であるため、慎重に記載することが大切です。

5. 署名

メールの末尾には、必ず署名を記載します。

署名は、あなたが何者であるかを証明する名刺のような役割を果たします。署名には、以下の情報を正確に記載しましょう。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

○○ ○○（氏名）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxx@xxxx.com

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

上記の情報が記載されていれば、採用担当者が電話などで連絡を取りたい場合もスムーズに行えます。

なお、署名は毎回入力するのではなく、メールソフトの署名設定機能を活用して自動で挿入されるようにしておくと、記載漏れを防げて便利です。

【パターン別】面接日程メールへの返信例文

面接日程の調整メールは、状況によって書くべき内容が異なります。

ここからは、以下の4つの典型的なパターンを例に、すぐに使える返信例文を紹介します。

• ・候補日を自分から提示したい
• ・候補日を提示された
• ・面接の日程変更・調整を依頼したい
• ・面接を辞退したい

各例文のポイント解説も参考に、ご自身の状況に合わせて適切にカスタマイズしましょう。

候補日を自分から提示したい

企業から「面接可能な日時をいくつか教えてください」と依頼された場合の返信メールの例文です。

複数の候補日を提示し、相手が選びやすいように配慮することが重要です。箇条書きを用いて、日時をわかりやすく整理して伝えましょう。

候補日を提示された

企業側から具体的な面接日時をいくつか提示され、その中から選んで返信する場合のメールです。

提示された日程で問題ない場合は、承諾する旨を明確に伝えましょう。御礼の言葉と共に、指定された日時を復唱することで、双方の認識違いを防げます。

面接の日程変更・調整を依頼したい

一度確定した面接日程や、提示された候補日ではどうしても都合がつかない場合に、日程の変更をお願いするメールです。

まずは、日程調整いただいたことへの感謝と、変更をお願いすることへのお詫びを丁寧に伝えます。その上で、変更を希望する理由を簡潔に述べ、再度複数の候補日を提示しましょう。

面接を辞退したい

選考が進む中で、他の企業から内定が出たなどの理由で面接を辞退する場合のメールです。

面接の機会を設けていただいたことへの感謝を述べ、誠意をもってお詫びの気持ちを伝えます。辞退理由は「一身上の都合により」で問題ありませんが、差し支えなければ簡潔に伝えてもよいでしょう。

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面接日程調整のメールでよくあるNG例

自分では完璧だと思って送ったメールが、実は採用担当者にマイナスの印象を与えてしまうことがあるかもしれません。

ここでは、面接日程の調整メールでやってしまいがちなNG例を6つ紹介します。

• ・誤った敬語表現を使用している
• ・文章のまとまりがなく読みづらい
• ・会社名や用語を省略して書いている
• ・余計な装飾が使われている
• ・誤字脱字が目立つ
• ・会社用やプライベートのアドレスを使用している

無意識のうちに評価を下げてしまわないよう、送信前に必ずチェックする習慣をつけましょう。

誤った敬語表現を使用している

敬語の誤用は、ビジネスマナーに疑問を持たれる大きな要因になります。特に、尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けは間違いやすいポイントです。

たとえば、「拝見させていただきました」は、「拝見しました」が適切です。また、メールにおいては「御社」ではなく「貴社」など、正しい敬語を使いましょう。

また、過剰な敬語（二重敬語）も回りくどい印象を与えます。よくある二重敬語に「おっしゃられる」がありますが、これは「おっしゃる」が正しい表現です。

その他、ビジネスメールで誤りが多い敬語には次のような例があります。

敬語に自信がない場合は、送信前にかならず確認しましょう。

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文章のまとまりがなく読みづらい

要点がどこにあるのかわからない長い文章は、採用担当者にストレスを与えます。

適度な改行や箇条書きを活用せず、文章がブロック状に詰まっているメールも読みにくくなる可能性があるでしょう。結論を先に述べ、理由は後から簡潔に説明することがポイントです。

相手が数秒で内容を理解できるか、という視点で文章を構成することが、ビジネスコミュニケーションでは不可欠です。

送信前に一度、声に出して読んでみると、文章のリズムやわかりにくさに気づきやすくなります。

会社名や用語を省略して書いている

（株）や（有）といった会社名の省略は、ビジネスメールにおいて非常に失礼にあたります。必ず「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載しましょう。

また、自社内や特定の業界でしか通用しないような専門用語や略語を使うのも避ける必要があります。

誰が読んでも理解できる、一般的で平易な言葉を選ぶことを心がけましょう。細部にまで配慮することで、丁寧な人柄であることを伝えられます。

余計な装飾が使われている

ビジネスメールにおいて、装飾は必要ありません。

絵文字や顔文字、過度な記号、テキストの色変更や太字の多用は、TPOをわきまえていないという印象を与える可能性があります。

メールはあくまでフォーマルなコミュニケーションツールです。親しみを込めようとしたつもりが、逆に常識がないと判断されてしまうリスクがあります。

装飾で感情を表現するのではなく、言葉遣いや文章の構成で丁寧さや意欲を伝えるようにしましょう。

誤字脱字が目立つ

ビジネスメールにおける誤字脱字は、相手に与える印象を大きく左右します。特に、企業名や担当者名の誤りは相手への敬意を欠く行為と受け取られかねません。

このようなミスは、「この人物は注意力が散漫である」「仕事に対して雑な態度を取る」といったネガティブな評価に直結し、信頼を損なう原因となるでしょう。

メール送信前の確認は、このようなリスクを回避するために極めて重要です。最低でも3回は見直しを行う習慣をつけましょう。可能であれば、声に出して読んでみる、あるいは第三者に確認してもらうといった方法も有効です。

些細なミスであっても、ビジネスにおいては大きな損失につながる可能性があります。丁寧な確認作業を徹底し、信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。

会社用やプライベートのアドレスを使用している

転職活動の連絡に、現在勤務している会社のメールアドレスを使うのは避けましょう。公私混同と受け取られたり、情報管理への配慮に不安を持たれたりする可能性があります。

また、プライベートで使用しているメールアドレスが、ペットの名前や愛称、趣味に関する単語など、個人的すぎるものである場合も避けることが望ましいです。ビジネスの場にふさわしくないと見なされる可能性があります。

転職活動を始める際は、自分の氏名などを使ったシンプルでフォーマルなメールアドレスを新たに取得することをおすすめします。

面接の日程調整は転職エージェントにご相談ください

面接日程の調整は、企業との最初の公式なコミュニケーションであり、あなたの印象を大きく左右します。

本記事で解説したマナーや例文を参考に、丁寧かつ迅速な対応を心がけることで、スムーズな選考と好印象につなげることが可能です。

一連のやり取りも自己PRの場と捉え、自信を持って返信しましょう。

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